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公司高管离任,审计部门需要做哪些工作?

公司高层管理人员或者关键岗位人员发生岗位变动时,需要审计部门对其工作进行评价,这就是离任审计

进行离任审计的触发条件是:高管或关键岗位员工发生调任或离职。

那么,离任审计需要进行哪些工作呢?

一般而言,需要从四方面着手。

第一,工作职责和工作目标的达成情况


首次进行离任审计的审计人员,常常会觉得无从下手。其实寻找切入口很简单,就是离任者岗位的工作职责和工作目标。这些资料,人资部门会提供给你。

有了这些职责和目标后,收集资料和数据就会有的放矢。资料收集完成后,审计时需要注意三点。
1、尽量把简单的、方向性的职责或目标转换为具体化、数字化的直观数据。
举例来说,比如人资部门的职责里一般会有“公司员工稳定性”之类的要求,那么,这样的描述就很“虚”,审计时就要把这样的目标具体化,具体到公司里(审计期间内)走了多少人、入职多少人,通过公式得出流动率等,以具体的数字体现出来。忌讳没有数据的假大空的判断和评价。
2、尽量通过对比来体现业绩。
比如要说明某个成本节约的事项,就可以对比此事项去年的数据与今年的数据、上个月的数据与这个月的数据、本部门的数据与其他部门的数据、这个分公司的数据与其他分公司的数据、离任者的排名与其他人的排名等等。这样来说明业绩,更直观也更有说服力。
3、盘点离任者获得的奖励和惩罚
公司的嘉奖和惩罚,本身就是对离任者在某个事项上很好的评价。盘点离任者获得的奖惩,并在报告中予以适当体现,也是必不可少的内容之一。

第二,360度人员测评




除了具体的工作指标,周围的同事对离任者的工作、工作方式、工作态度的评价也非常重要。所以,要通过对其同事及本人了解这些信息。

1、人员选择的对象包括其本人、直接上级、同级同事、下属、合作伙伴等。
2、了解的方式常常有两种,一是面对面访谈;二是通过邮件等进行问卷调查。不管哪一种,都需要提前设计好问题大纲,避免信息遗漏。
3、一定要坚持保密原则。在了解信息之前,都需要让对方知晓,审计人员会对其身份保密,这样,方便得到真实的反馈。
4、反馈信息收集完成后,需要对里面的内容进行分析。将有价值的反馈信息分类汇总,从不同角度得出评价结果。
5、如果反馈的信息中,存在有事项交待的不完整,或者有其他事项的线索等,则需要进一步调查,直至弄清楚事情的来龙去脉。

第三,未完成事项和遗留问题




这也是非常重要的一部分。因为,离任者的工作业绩,代表的是过去,是工作完结的部分,已经结束,不可改变。而未完成事项和遗留问题,则牵涉到继任者,影响到未来。对未完成事项及遗留问题的明确确认及责任划分,有利于继任者顺利开展工作、解决遗留问题。

1、获得途径:交接单、收集的工作资料、同事反馈、上级领导或继任者的提供等。
2、需要对这些事项和遗留问题进行分析,找出问题的原因及责任认定,提出解决问题的建议。
3、潜在的责任冲突。一旦出现较严重的遗留问题,离任者自然倾向于推脱或减轻责任。下属们与离任者一般有长时间的共事关系,不管是出于“保护”还是出于“揭发”,所提供的信息难免片面或失真。而继任者,一般没有责任(部门内部提拔的除外),但他会期待这些问题有个内部认定,最好让上级领导知晓,以便将来解决这些问题时不会“引火上身”。所以,对此类问题,调查时要多方面取证,确保客观公正。

第四,其他事项



除去上述三方面的常规审计内容外,还常常会有一些其他的事项出现。这些事项,可能与离任者有关,也可能无关或关系不大,但同样值得关注。

和离任者有关的,比如人事合同执行问题、股份处理问题、奖金发放问题等。
和离任者无关的,比如在审计过程中临时发现的其他事项的管理问题,虽然与离任者无关,但是属于此次审计中发现的问题,也可以在报告中体现,或者,另外单独报告也可。


以上四部分,就是离任审计工作所要进行的常规审计内容。当这些工作完成后,会形成离任审计报告,提交公司董事长或总裁审批。审批结束,需把报告分发至离任者所在部门、人资部门、审计部门及其他相关部门,依审批意见执行。至此,这一项离任审计工作才算基本结束。


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