如何让领导一眼看懂你做的PPT?请注意这2个原则!
周一好呀,我是编辑小叮~
不少同学再上几天班,就该收收心,投入假期了吧?
一边为工作收收尾,另一边,学习的步伐也不能停!
越是临近年终,时间紧任务重,工作中的 PPT 就越追求快、准、狠。
所以今天我们邀请呆鱼老师,来为大家分享「怎样让 PPT 的信息传达更高效」~
说白了,就是帮助大家做出让领导、同事一眼能看懂的 PPT!
PPT 拥有视觉化设计的功能,很多人会用来做出震撼、精致、美观的设计。但回归本质,我们使用 PPT 是为了实现高效沟通。基于此,今天给大家分享的是:如何用两个原则,打造高效沟通的 PPT。用美观、有意思的页面设计来吸引观众的眼球,以此附带地传递你的信息?在 PPT 中,设计不是关键,想办法无损传递信息才是首要关键。「信噪比」是通信行业中用来评估通话质量的关键指标。同理,如果 PPT 的「信噪比」足够高,那么你传递信息的质量也会变高。我们做下修改,突出你想表达的信息,这样信息传递的有效度,是不是提升了?如果颜色的使用没有按一定的原则,比如没有统一的配色,那么很有可能产生不必要的视觉噪点。但因为太多无序的颜色,使得整个页面看起来「无从下手」。最简单的方式是,统一你的配色,或者按层次进行配色。图片作为视觉设计的关键素材,如果滥用,也很有可能造成视觉噪点。你会发现,搭配的图片与主题压根没有关系,这是典型的滥用图片。
替换成与人相关的配图,尽管简洁,但对传递信息来说,有大作用。最糟糕的情况是:看到一份乱七八糟的 PPT,连看的欲望都没有。最起码的对齐都没有,这样对于观众阅读来说,显得吃力,不利于信息传递。比如先提炼关键内容,归类成组(这也是金字塔原理提倡的做法),再来考虑图片的放置。我们并非不重视设计,但假如单方面追求技术(尤其是动画),信息很有可能被视觉噪点所掩盖。但本质上是在制造视觉噪点,起码内容的聚焦度变低了。
最好的做法是回归本质,体现信息为主,删除一切特效。因为观众都是缺乏耐心的,起码对多数人来说,不愿意短时间内花精力理解你的内容。比如下方这个案例,如果你习惯了复制粘贴,那么你要注意了。观众很有可能连看的心情都没有,更何况你还想要传递信息。分段提炼每段的中心思想,甚至删除水分内容,用一句话总结你的意图。很多人懂得使用 PPT,却不懂得选择合适的方式去表达,造成理解困难。通常来说,表达方式可以是列表、表格、数据图表、关系图表等。比如下方这个案例,也许是个不错的设计,但肯定不是好的表达方式。比如这里使用直方图来比较各大学的分数差距,就显得很直观。再比如下方这个案例,从设计角度来看,是不是整齐简洁?但你仔细看下内容,你能清晰感受到它要表达的内容吗?分析其中的内容,这个案例表达的是两种方式在不同维度的对比。这时,提炼对比的维度,用表格来进行表达,是否更加清晰?信噪比原则给我们的启发是,无论是视觉设计也好,信息处理也好。如果没法快速传递你的信息,那么必然是存在太多噪点。KISS 原则是用户体验做到极致的体现,英文翻译是保持简单和愚蠢。PPT 也同理,实现高效沟通的最高境界是连白痴都能懂。乔布斯在 iPod 发布会上需要陈述一个技术优势,5GB 的容量和 1.8in 的硬盘。
但要知道在当时,消费者对容量和硬盘可没有概念,更别说有没有直观感受。乔布斯很好地使用了 KISS 原则,堪称演示的经典。举个例子,OPPO 开发的 VOOC 闪充技术,是一个不错的技术优势。但它将技术术语转换成熟知事和物,是不是有很深刻的感受?1992 年,美国公共利益科学中心专家阿特.希尔弗曼,想让大众了解——电影院中的一个中包爆米花,就含有 37 克饱和脂肪酸。
美国农业部提出的建议是这样的(页面做过重新设计,大致是这样的):要展示业绩实力,你可以用相当于多少个竞争对手公司(或熟知的企业)来表达。
大量信息对观众来说是致命伤,是造成的信息传递的主要阻碍。对于观众来说,一次性展现显得太过复杂,注意力也容易分散。如果你的页面信息量太大,把内容拆解为多页是不错的选择。假如你需要保证信息的整体呈现,添加先后出现顺序的动画是不错的选择,讲到哪里展示到哪里。信噪比原则和 KISS 原则,不仅可以用在 PPT 演示中,职场的很多场合都能适用。
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