随着历史剧的热播，那些被时光尘封的人物和故事开始渐渐浮现于人们眼前。在所有清朝历史剧中，但凡提及雍正帝，不免就要提起他勤于政事。而提起政事，又总让人联想起“奏折”。事实上，“奏折制度”并不如想象中久远，其历史自清朝起，系前朝“题本”的延伸产物。
据《朱批谕旨》书中所记，雍正年间撰写奏折的人多达223人，且实际撰写人已超千人（此数据仅限本书）雍正更有谕曰：“令著尔科道每日一人上密折，轮流具奏，一折只言一事，无论大小事务，皆许据实敷陈，即或无事可言，折内必先声名无言之故。”
面对如此繁重的“工作任务”，身为皇帝的雍正自然也不轻松。是以，挑灯批奏折再常见不过，在他为政的13年间，光写给奏折的批示就多达千万余字。
（图源网络，侵删）
在无纸化办公日益成熟的现代，如何立足清朝“奏折制度”为雍正帝设计一套完整的奏折OA系统，这是个好问题！
奏折制度兴起之初是为弥补前朝“题本”的不足，试图解决“手续繁杂”“经手人过多”“内容安全性”等方面的问题。康熙时，奏折不过是皇帝与亲信之间小范围的文书，到了雍正时，其适用范围则越来越大。（不过值得明确的是，对于雍正帝而言，奏折尚不能完全取代题本。因而他时常在批复某些奏折的时候要求“具题”“具本”）
1.登录功能
在雍正的“奏折制度”中，有一种专用的锁箱（内廷制造）用于确保奏折保密性。这种锁箱配备一把铜锁，且每把铜锁的钥匙有且只有2把：1把归具折人所有，1把归雍正帝所有。
在OA系统上可表现为登录功能的用户名及用户密钥，且普通用户的配置由内廷设置。
2. 用户定义
不仅如此，雍正帝对奏折的保密性的高要求还体现在他曾在《殊批谕旨》自撰前言：
“朕亲自览阅批发，从无留滞，无一人赞襄于左右，不但宫中无档可查，亦并无专司其事之入。”
也就是在清朝的奏折制度OA系统中，一共涉及三个角色，即超级管理员角色（雍正帝），及普通用户角色（奏折撰写人），用户管理员（内廷）。
3.主体功能
显然，在“奏折制度”中，势必涉及“撰写”“提交”与“批复”三个环节。
由于“事无巨细，皆可上奏”，奏折数量颇多可以理解，又因其类别可分为“奏事折”“奏安折”“谢恩折”“贺折”四类，所以在撰写者在撰写时就应选好相应分类，以便后期雍正帝批复时可区分批复优先级。
4.归档功能
雍正八年(1730年)七月，雍正帝谕曰：“阁、 各省文武诸臣奏折，经朕朱笔批示者，俱令呈缴，以备稽查。”
从这个角度上讲，奏折制度OA系统需具备存档功能模块，以备稽查。考虑到《雍正上谕》所要求的“若抄写、留存、隐匿、焚弃，日后发觉，断不宽恕。定行从重治罪”，即“存档”这一功能模块仅超级管理员可拥有，而普通用户角色在奏折提交后无法使用存档及删除功能，且从普通用户的角度来讲，需有“阅后即焚”功能。
综上，雍正帝这个奏折OA系统的基础功能具体可梳理：
奏折OA系统思维导图
在初步梳理出具体功能点后，
1.用户配置及登陆
在“奏折制度”中，雍正帝会命内廷特制一个配有铜锁的皮匣，在本奏折OA系统中表现为为用户管理员拥有新建普通用户的权限，初始密码（钥匙）默认随机生成。
当然，从这个系统落地后，首先要有管理员的存在。超级管理员（雍正帝）及用户管理员自搭建后必须存在。超级管理员拥有本系统最高管理权限。
登录逻辑
2.普通用户使用
在“奏折制度”中，臣工的奏折将递交至皇帝手中，由皇帝亲启。其中：督抚的奏折送至乾清门由内奏事处递交给皇上；地方官的奏折由钦定大臣转交；偏远臣子的则由巡抚转交……此外，雍正帝还选了许多心腹作为转呈人员。如此种种都是为了确保奏折的保密性。
这一流程落到奏折OA系统上，应为：普通用户正常完成登录后，即可撰写相关奏折。为方便分类，在新建奏折前，需选择奏折类型：“奏事折”“奏安折”“谢恩折”“贺折”，再进行内容填写，待完成内容编辑后，即可“提交”。
普通用户操作逻辑
3.超级管理员使用
根据雍正帝所言：“各省文武官员之奏折，一日之间，尝至二三十件。多或至五六十件不等，皆朕亲自览阅批发”但与此同时，他还下达了另一个指示：“经朕朱笔批示者，俱令呈缴，以备稽查。”
这一流程落到奏折OA系统上应为：超级管理员登录后，选择需批复文件，阅读并提交了批复文案。提交后，批复文案同步归档。另一方面，臣工可登录奏折OA系统，阅读已批复文件，文件阅后即焚。
归档后的文件仅超级管理员可搜索、查询及阅读（即稽查过程）。
超级管理员批复逻辑
1.登录页面
统一登录界面，使用者可在登录页面选择登录角色，输入用户名及密码，只要通过用户鉴权即可开始奏折无纸化办公。
登录页面
2.普通用户使用页面
普通用户登录后，进入奏折OA系统主页（普通用户端），普通用户端的OA主页下方导航栏分为“未读朱批”与“新奏折”两栏，其中“新奏折”一栏中有“奏事折”“奏安折”“谢恩折”及“贺折”4个选项可选择，选中不同选项开始撰写即为不同奏折类型。在“新朱批”栏中，仅显示所有未读朱批，所有朱批阅后即焚。
普通用户使用界面（部分）
3.超级管理员使用界面
超级管理员登录后，进入奏折OA系统主页（超级管理员端），超级管理员端的OA主页下方导航栏分为“奏折”与“归档”。“奏折”一栏按照“已读”“未读”对待处理奏折进行归类，二级页面（未展示）进行进一步细分。“归档”一栏中默认展开全部已归档奏折，上方导航栏依次展开显示奏折类型。同时系统支持精确搜索及模糊搜索。
超级管理员使用界面（部分）
纵观“奏折制度”，雍正帝最看重的莫过于“信息安全性”，并且立足于“奏折OA系统”创建目的，
1.重视信息安全性
从存放奏折的皮匣，到转呈人员挑选，再到朱批回缴，雍正帝对“奏折”的保密性的重视可见一斑。清朝如此，在5G飞速发展的时代下亦是如此，尤其当OA系统广泛运用于工作的方方面面后，信息安全性更是不可忽视。落到本“奏折OA系统”上具体体现为：
由于用户与密钥需由用户管理员（内廷）配置，初始密码将随机生成。因而当用户首次登录时，必须强制用户进行密码更改，且需保证密码非弱口令（所谓弱口令指的是，简单的数字密码、键盘连续密码等）。按照现代信息系统对密码的要求，强口令的标准是：密码长度为12位，包含大小写字母、特殊符号及数字。从这个角度上看，OA系统的安全性与每位用户的操作规范性息息相关。
在本“奏折OA系统”中，共分为“超级管理员”“用户管理员”“普通用户”三个角色。这样的设计立足于雍正对“奏折制度”的要求——事必躬亲。但是在实际信息系统搭建使用过程中，为确保系统使用安全性，建议进一步细化用户角色管理，争取将权限细化至每个不同用户身上，实现分权而治。
2.深耕流转逻辑
在本OA系统的创建过程中，雍正的需求除安全性外，还暗含简化奏折流程。同样，在现在软件信息系统中，OA系统作为无纸化办公的先驱，最需深耕的就是系统内的流转逻辑。
业务逻辑不清则OA系统内部容易出现自相矛盾的BUG，但又由于涉及相关方众多，梳理逻辑并非易事。可以说对于OA系统而言，业务逻辑是需攻克的重难点。因此身为系统设计者，在内部人员错综复杂的情况下，梳理OA系统流程必须做到每一步合情合理且实现信息闭环。有了这样总体思想做指挥，至少能够确保OA系统整体流程畅通。
并且值得注意的是，对于OA系统的使用者来说，界面美观度并非最重要因素，因此OA系统只需实现界面整洁明了即可。而使用逻辑才是重中之重。做用户看得懂，易上手的系统是每个系统搭建的要求，OA系统尤甚。
纸质办公渐渐远去，“奏折制度”也已不复存在。
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