浅谈VLOOKUP的应用

浅谈函数VLOOKUP的应用

    我们在日常工作中经常会碰到两张或者两张以上的电子表中内容需要按照一定的规律来进行对象匹配的功能，比如说，一个单位现有资料为技术部门提供的产品结构清单，以及采购部门提供的材料价格，为了实现按照产品结构清单来核算成品的材料成本时，需要把采购部门提供的价格资料和清单中的进行匹配，清单由技术部门完成，本身不包含价格，但是采购部门提供的价格资料又不是按照清单的顺序排列的，面对几千条甚至几万条数据的时候，我们该如何处理呢？手工查找？使用电子表查询功能？有没有更好的方法呢？

答案是有的，那就是使用EXCEL中的函数之一VLOOKUP，那么如何应用呢？我们下面以office2007中的EXCEL为例介绍，首先我们来看一下EXCEL关于VLOOKUP函数的定义：

 

 

如果觉得文字的描述看的很费力的话，那么下面我们就用实际的案例来看一看该函数是如何实现以上描述的，下图的左图是采购部门提供的价格资料，材料名称的排列没有规律，右图则是技术部门提供的产品结构清单，其中的红色部分的价格是后增加的列，现在需要实现让采购价格表中的价格资料自动的按照产品结构清单中对应的材料名称填写上对应的价格：

 

        

具体操作步骤如下：

第一步：选中需要实现填充值的第一格，点击EXCEL中的如图部分的“fx”——插入函数，根据弹出的对话框，选择“函数类别”为全部，“选择函数”中则选择VLOOKUP：

 

点击“确定”按钮，弹出如下对话框：

 

第一行的内容Lookup_value表示需要搜索的值，本案例中以材料名称为例，则选择A列，第3行，即A3：

 

点击如图中的按钮，返回界面如下：

 

Table_array表示需要搜索数据信息的表，本案例中为采购部门提供的价格资料表，点击图中小圆圈图标，选择采购价格表，并选择我们需要搜索值的表范围，这里请注意，如果我们要搜索的表和反馈值的在在同一个电子文档中，这时候返回的数据范围则如下图，我们需要把”A2:B26”选中，按“F4”，系统自动添加区域为绝对值区域，为了复制到其他单元格时继续保持这个区域范围不变，如果选择的EXCEL是单独文档的话，我们选择区域后系统就会自动添加绝对值符号，无需人工再去干预：

 

 

接下来进入下一步：

 

Col_index_num表示我们所需的值在刚才的区域选择范围中的列序号，本案例中为“2”，即所需的价格资料在采购价格资料中的第2列,输入后继续下一步：

 

Range_lookup表示索取值的匹配是否精确，本案中填入“0”对应值为“FALSE”，点击确定，我们来看一看系统返回的数据是什么情况：

 

这时候我们看到的数值是“1.1”那么这个“材料A”的价格在采购价格资料中的价格是不是“1.1”呢？我们回到上面第一个图片中不难看出材料A的价格就是“1.1”，下面我们只要复制、粘贴就OK了，复制单元格“C3”，然后粘贴到所有的该列中需要查询价格的单元格，显示结果如下：

 

仔细核对一下，所有的价格和采购资料中的价格竟然惊人的一致，这时我在采购价格资料中去掉了“材料Z”这条信息，结果在产品清单中的价格对应单元格显示出“#N/A”的标志，这个显示表明对应表中没有需要查找的值，显示出错误的信息提示。

         做到这里，我们快要大功告成了，大家看一看，如果我们有几千条甚至几万条数据的话，我们的工作量主要集中在哪里呢？那仅仅是把复制后的单元格粘贴到所有需要实现的那一列中就可以了，也就是拉动滚动条的时间了，原来要花费大量人力和时间的工作顷刻间得到解决！

         还有一个注意事项就是我们在得到这个价格资料和产品的清单相匹配的时候，我们需要移动或者复制这个表格的时候，对应的内容也会跟随发生变化，因为你所得到的值是由公式产生的，我们还要把公式变成常规的数值，选择整个表或者包含公式的区域，点击“复制”，然后在鼠标右键中选择“选择性粘贴”，再选择“数值”，点击“确定”，看一下，原来是公式的单元格，现在已经变成常规数值了，这下终于大功告成了！