开会的技巧

http://finance.sina.com.cn 2005年07月07日 06:06 深圳商报

从理想的状态说，律师、法官在一个社会中一枝独秀，未必让人舒服。柏克也批评过，律师的职业会让人眼界较为狭窄，总是拘泥于技术的问题，而对政治问题缺乏宽阔的视野。

不过，这种法律精神也有一个好处，那就是，法律家们擅长于以技术手段解决政治问题，从而使政治问题可以化解于无形之中。比如说，制宪对于任何国家，都是一件很伟大的事情，但大概只有具有法律精神的美国制宪者，把它搞得像一次专业的政治学研讨会。

美国制宪者当然不是大学教授，他们是政治家，背后都有不同州或不同群体的利益。不过，所有这些利益诉求，都不是那么赤裸裸表达出来的。制宪者们的发言，大体上都是运用了宪法语言、法律语言。而且，严格地按照会议规则进行讨论。

制宪会议开幕选举出主席之后，第一件事是制定会议规则。为此，代表们选举了一个会议规则起草委员会。这个委员会起草了一个规则，经过辩论修改后获得通过。由于这些代表大多数受过法律训练，因此，在制宪会议期间，他们就跟在法庭上那样，一个人陈述完毕，他人附议或反驳，随后提议者再进行答辩。如此循环往复，直到一个问题获得解决为止。大多数条款就是这样形成的。

并不是所有的问题都可以轻易解决。在不少重大问题上，制宪会议差点谈崩。这时候，总会有代表提议，成立一个小型委员会，提出一个折衷的方案，再供会议讨论。律师们知道，大家七嘴八舌，容易煽动激情，而无助于问题的解决，而小范围讨论是容易达成妥协的。律师们本来也知道妥协的艺术。

胡适先生曾经恳切地表示，中国人要搞民主，先得学会开会。因此，在美国留学时，就特别注意美国人的开会，并实际主持过学生俱乐部和学生会议，以亲身体验民主的议会程序。不过，大半个世纪之后，有识之士还是抱怨，“严格地说，中国人还是连会都不会开”。

其实，这似乎并不只是中国人的缺点。当年，法国人摧毁了巴士底狱，开始立宪，为此成了国民议会。一位热心的英国人萨缪尔·罗米利爵士（SirSamuelRomilly）专门派人送来了描述英国议会惯例的文件，告诉这些国民会议代表们如何开会。但浪漫的法国人觉得这些东西太繁琐了，革命哪能婆婆妈妈。

美国制宪会议代表精明地知道，什么时候该利用小型委员，寻求这种方案。而国民议会却废除了三个小型委员会，因为，这三个委员会是闭门进行讨论的，巴黎人觉得，这太不民主了。在读过卢梭的著作的人看来，代表们关起门来讨论国事，完全是对选民的背信弃义。于是，国民会议就成了一个广场，谁的说法最煽情，谁就可以左右会议。在这样的会议上，当然是理性隐退，激情泛滥。

开会的实质是用理性的辩论取代枪炮之争。但是，假如开会者缺乏法律精神，会议缺乏规则与程序，就必然由强者、声音大者支配，开会就是没有意义的事情。

作者:五文弄墨◎秋风

开会技巧

(2009-02-12 22:28:45)

开会是一种常见的沟通方式，在日常工作中我们一方面渴望通过会议来达成某种目的，同时又害怕开各种会议。没有会议工作中各事业板块之间就无法有效协同，部门间隔阂加大。如果掌握不了会议同样会让大家陷入文山会海之中不能自拔，费时费力，对开会越来越惧怕。因此掌握如何有效开会就非常重要了。

说到开会大家马上就想到一个人在台上讲，许多人在台下听，讲台上唾沫横飞，讲台下睡倒一片。这种场景其实只是会议的一种形式而已，按照会议的目的不同，可以将会议形式分为五种类型。谈判会议：用于解决争端和冲突，目的在于经过讨论达成一致或谅解；报告会议：信息往往是单向流动，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递；解决问题会议：要求充分发挥参会人员的主观能动性，使问题得以有效的解决；制定决策会议：只限于特殊人员参与，组织严密。参与者必须深刻理解决策并对决策承担责任；收集、发布、交流信息会议：发布消息，发表意见，了解对消息、意见的反应。此类会议鼓励讨论与提问。其实，企业的会议经常是几种会议的整合。

有效的会议安排首先要回答5W1P。WHY：我们为什么要开会？WHAT：我们开会的内容是什么？WHO：谁召集、谁主持、谁记录、谁追踪结果？WHEN：什么时候开会，持续时间多长，何时结束，下次会议召开的预计时间？WHERE：会议在什么样的环境和场景下召开？PREPARING：针对会议必须要有充分的安排。

从会议的组织上看，需要明确4P。PURPOSE：会议目的；PARTICIPANTS：参会人员确定；PLANNING：会议的计划安排；PROCESS：会议流程。

开会一般有四种目的：共享信息、增强承诺、信息传播、解决问题和做决策；不同会议的最佳参与人也不相同，如下表所示：

另外，一个有效的会议还应该遵循如下一些原则：

1、开会要关手机，禁止随意离场；

2、要明确的主持人、记录人和时间控制人；

3、明确会议议程和阶段，每个阶段必须要有结论和要求，会前明确会议日程和时间安排；

4、除非大家要求日程发生更改，否则必须按照会议日程推进。

5、领导不要先发言确定基调，先由各部门充分研讨，把问题和解决问题的要点充分展开，然后再由记录人归集总结，最后由领导者发表意见，大家做出决策。6、非更改议程否则必须以步步为营的方式向前推进。

7、会议安排节奏要紧凑，需要留足时间给各专业人员消化和思考。

8、会议结束前再总结会议成果，将工作落实到责任人和责任时间，说明检查时间。

9、最后提示大家下次会议何时召开。

再谈开会技巧　文 /偌尘小屋

开会成为许多领导的日常工作。不过在我看来许多会却并不值得一开。浪费时间不说，还没有解决问题。

但是很多领导还是热衷于开会。那么会究竟要不要开，怎样开才合理，怎样开才科学，既能解决问题，又能节约时间呢？这里我谈谈自己的看法。

第一，要弄清楚开会的必要性。换句话说就是要先想清楚有没有必要开会。不需要开会也能解决的事情就不要开会。一般来讲，只有重大的，必须通过组织程序才能完成的事情要开会研究。

第二，要开有准备的会。开会一般来说有这么几种功能：一是传达上级指示。开这类会领导首先会传达上级的指示精神，然后根据本单位的实际，在提出若干指示。但不是与会的所有领导都要讲话。一般来说主要由部门领导讲话，主官作指示，内容要简单明确，能让下级记得住。指示是要落实的，所以一定要简短明确，不能拖泥带水，含糊其辞。开会的第二种功能是研究工作。开会研究的问题应该是本单位的重大问题。在一个人无法解决某问题需要集组织之力时才会考虑开这种会。开会前要拟定参加的人选，并且把议题提前传达给与会代表，让他们提前做好准备。开会最后要形成决议，与会代表分歧巨大，形成不了决议的休会，择期再开。开会的第三种功能是听取汇报，交流讨论，了解情况。这类会的主体应该是与会的汇报人。主持会议的领导要少发言，让下级畅所欲言。这类会也要提前拟定参加的人选。一般来说，要提前很长时间把任务交给与会代表，然后给出充分的时间总结和整理再来参加会议。

第三，衡量开会的效果。部署工作的会议一般是要观察落实的情况的。工作落实的情况如何，领导要通过调查再发现问题总结整理之后，要及时开会传达。

会议多几乎是各级领导遇到的问题。但是这些会有无开得必要，还需要会议的组织者认真总结研究。我的意见是能不尽量开会的不要开。让领导更多的把精力花在落实工作很研究问题上，而不是为各种会忙来忙去。会议是为工作服务的。不能为开会而开会。开会有利于思想统一，但是也会浪费掉大多数人的时间。这是开会的优缺点，是一组矛盾，孰轻孰重，还需要会议组织者认真考量。