小事，不容小视

2015-10-06 12:01:10

任务管理讲究把任务按重要度排序，按任务轻重缓急的优先度做事，但很多人出于怕麻烦的心理，喜欢做小事，以为小事容易，好做，做的快，但实际上，这种做事方法是捡起芝麻丢了西瓜，小事虽然难度不高，但资源消耗力却不小。

国庆假期了，本想利用时间准备几个课题，写几篇文章，读几本书的，但这些重要事情都落在了后面，先是看了几部电影，再是买了几个家电，再是逛了几个景点，衣服也得买了，还得去医院，理发，收拾房间，亲朋好友联络交流，终于逮着空闲时间了，可不能冷落了手机，新闻时政、视频段子、论坛观点，个个都得亲自阅览，甚至亲自登陆帐户密码回复点赞……大事小事，不一而足，一天16小时高速运转，疲于应付，狼狈不堪。到了最后，发现重要任务一个也没开张，还在那里占据着心理空间，制造着压力威慑。

就这样，小事占用了全部的时间，还嫌不够用，耗费掉了时间，耗散尽了精力，无止境的小事让重要任务根本没有机会进入任务清单前列，也没有空间和机会容纳大头任务。

为什么会出现小事对大事的“劣币逐良币”现象？并不单单是人的畏难情绪导致的逃避心理在作怪，更重要的是，人们对任务的衡量角度有问题。

通常，人们表面上是按任务的重要度或者紧急度给任务排序，但实际操作起来却不会照样执行，多会“挑软柿子捏”，哪样简单做哪样。但问题是，一件事情容不容易做，和这件事情占用多长时间并不成正比，你可能以为跟起草一份工作计划相比，打几通电话更容易些，但前者在范围上仅限于你和资料之间，需要的只是思考和文书处理，是封闭性工作，后者却与不断的沟通有关，是开放性工作，在消耗时间上，二者可能不相上下。喝杯咖啡不难，但也会占用半个小时，听首歌不难，但也会磨蹭上二十分钟。给电脑杀杀毒这个任务似乎正当得不容拒绝，但虽然它可以是个自动运行的过程，你还是忍不住去对杀毒软件“监工”，磨磨唧唧几十分钟很快过去了。至于工作中间，抽空看几个专题新闻，看看朋友空间，刷刷朋友圈，跟聊几个话题，那更是一笔笔不小的时间开支。

从根本上说，为什么我们那么容易忽视任务的紧急重要度清单？为什么我们以为先做容易的工作是可行的，可到了最后才发现重要工作只能草草收尾？因为，我们内心以为，我们的时间是充足的，我们的潜意识告诉我们，先做容易的工作，就是在处理整个任务量，因为他容易做，所以会很快得减轻任务压力。

可实际上，我们完全忽视了任务的另一个重要维度:时间。前面已经讲过，小事的小，只是体现在难度上，但从消耗资源成本上讲，小事的时间成本并不低。如果只看工作难易度，我们挑轻快的工作做似乎做的更快，但实际做起来就会发现不是那么回事。工作中，你起身去隔壁办公室聊聊天，这是件再小不过的小事了，但你首先要起身，再步行，再开门寒暄，再展开话题，再应接话题，并辗转延伸，最后总结，再次寒暄，起身离开，步行，到厕所，对镜端详自己，步行，到自己办公室，与同事寒暄，落座，回味一番，要想开始工作你还得回想下之前的工作状态。这一细节芝麻大的小细节都需要时间，因为它们是物理过程，虽然轻易（走路不难，但你也得迈脚挪动），但都需要一定动作和时间。

实际上，跟任务的难度相比，我们更难把握的正是时间，一天工作时间十个小时，除去吃饭注意，正常工作时间短短几个小时，一晃也就过去了。如果有人正确估计重要任务的占用时间长度，他是绝不敢再去干次要事情的。因为基本上，重要任务就像一块硕大的石头，已经把时间的水缸填难了，已经没有空间再去放其他小石头。

柳比歇夫，前苏联科学家，时间管理忠实执行者，最懂得时间的重要意义，他对他工作生活中的每项事情都记录时间，即使是一次见面聊天，看了几页书，吃了一次饭，散了几圈步，也要对消耗时间记录在案。他日复一日地记录着时间的明细账，实际上在他的心里，已经拥有了一个无形的时间天枰，任何一项任务，他去感觉一下，就能知道他的时间成本有多少，成本高收益少的，去放弃，成本高收益高的，去划拨出专门的任务时间。柳比歇夫最懂时间，也最懂得任务管理的精髓。由此出发，柳比歇夫完美科学得管理着时间，他一身多任，在多个学科领域取得了丰硕成果，他的时间，值了。

关注任务的时间属性，还有另一个含义，那就是时间的替代成本。前几年微软公司经理发现了一个善于运用经济学的出租车师傅臧勤，臧师傅头脑精明，不喜欢到车站这些出租车密集地接客人，而是喜欢在写字楼、儿科医院这些地方做长途生意，他说短途客最不划算，因为招呼客人，上下车，开门关门，结帐，这些小动作都占用不少的时间，一天也就那么多生意，这些细小时间加起来就不得了，同样的时间，完全可以做几单生意了。臧师傅算计地很好，小任务之间的衔接时间，累加起来就是一大账，这笔时间完全可以用来做其他任务的，因此，减少任务衔接，就是优化利用了时间，也就是实现了时间利用效益的最大化。那么，在同等的时间里，当然是重要任务的回报率最高。因此，捡大头任务做，也就是实现了时间的合理规划。

同时，小事会造成大事的被动。一方面，小事吞噬了大事的必要时间。你可能会想先打完电话，再处理工作计划，但拨打电话不但耗费了不少时间，而且后续产生的衍生工作又会消耗新的工作资源，使得工作计划被一再推后。当这些小事越来越多，占用大段时间的时候，工作计划的终止时间越来越少，面临的压力越来越大。另一方面，人脑不同于机器的一个特点是，人脑的记忆容量有限，反复地轮换工作导致工作水平处于较低层次。由于背景资料准备以及记忆思路回复的难度，往往很难重新拾起工作兴趣。倘若不能一鼓作气地处理任务，往往就会出现再衰三竭的热情丧失现象，许多重要的任务长时间内无法完成，越拖越不想做，就是犯了反复炒冷饭的弊病。从这个角度看，在处理大任务中间穿插小任务，对大任务的资源消耗和热情消耗往往是致命的。千里之堤溃于蚁穴，正是这个道理。

小事，不容小视。