背景
今天两位论文作者困惑于编辑提出的“找不到图表”的问题,不理解其中的原因。这本质上是由于在上传论文时,没有正确上传图表。我今天就来系统梳理下如何上传图形和表格,才能免去期刊编辑产生烦恼。编辑高兴了,自然稿件处理得就快,就可以早日被刊出。
作者投稿的期刊是《Engineering Structure》,影响因子2.258,在业内比较有名,是艾斯维尔出版社出版的期刊。目前作者的论文已被录用,正处于排版阶段。
编辑提出的两个问题是:
1. We have received the above-mentioned article for publication. There is citation for figures [1 to 20 ] in your paper, but we have not received figures [1 to 20] and their legend.
解释:没有收到图形1-20和图题。这里编辑说的legend是我们通常理解的图题caption;caption图题是需要单独上传 (下文会讲到)。
2. We have received the above-mentioned article for publication. There is citation for tables [1 to 6] in your paper, but we have not received tables [1 to 6] and its legend.
解释:同样的,没有收到表格1-6及标题。
原因
该论文作者告诉我,在上传论文时,将全部图形放到word当中上传了。这就是出错的原因,即图形不能放在word中上传。为什么呢?因为编辑需要重新排版你的论文,图形以图片的形式(通常后缀是.pdf和.tiff)一个个地插入文字中,再加入每个图对应的图题caption。
图题在大部分情况下是放在图的正下方,但是也有放在图的右边,具体要根据图形和文字的相对位置来排版。比如图1是《EngineeringStructure》中一篇论文图形的编排方式,将图题“Fig.4. Main parts of finite element model: (a) Concrete, (b) Bondek, (c)Bridge Stringer, (d) Shear Studs, (e) Reinforcing Steel and (f) Wheel.” 放在图形的右上角。
试想,如果你把所有图形都放在了word中,那编辑需要一个个都存成图片,并且复制图题插入到排版的论文中,这得多麻烦!
同样的,表格上传时也要注意,不过由于表格可以被编辑,因此比较简单,见下面方法中的分析。
那么怎么才能正确上传正文和图表呢?下面介绍方法
方法
对于大多数SCI期刊来说,一篇论文的正文和图形需要分开上传,表格既可以单独上传,也可以附在论文的末尾(即参考文献之后)。我对提交图表的建议是:
1. 图形单独上传
注意:上传的图形不包括图题caption,即不包括Fig.4. Main parts of finite element model: (a) Concrete, (b) Bondek, (c)Bridge Stringer, (d) Shear Studs, (e) Reinforcing Steel and (f) Wheel. 而只有图形本身。如果是多个子图和在一起,需要包括每个字图下面的标签比如,(a), (b), (c),如下面图形。图片的格式推荐是.pdf或者.tiff(分辨率高),除非期刊指明需要用其他格式。
2.图题可放在论文参考文献和表格后面
形式为:
Fig.1 xx.
Fig.2 xx.
…
在上传时,把文件题目写成图题,如下图。但是如果题目太长会写不下(我们遇到过),因此可简写,让编辑能对应起来是哪个图形就可以。这时候在文末的图题就得确保完整且正确了,因为要被编辑放入到正文当中。
《Engineering Structure》上传论文系统
3.表格放在论文参考文献后面
形式为:
当然,表格也可以像图形那样单独上传。由于我们做表格都是在word里面,因此直接放在文末是最省力的方法。
总结,manuscript file(正文 text),figure(图)和table(表)是三个独立的概念,因此需要分开制作和上传。正常情况下,正文在前,表格紧跟参考文献,最后是图形的图题。这三部分作为一个WORD文档整体上传,至于图本身则单独一个个地上传。
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