巧妙设置 让Outlook2007更有效率

 

Outlook2007是办公人士不可或缺的邮件客户端之一。然而在日常使用中，却没有

发挥它的最大性能，降低工作效率。其实，要想提高办公效率，只需几个简单的设

置。

PS：这篇电脑迷的文章很大程度上参考了本站的这篇文章——用Outlook2007收发

邮件实现高效办公

开机启动邮箱，自动收发邮件

很多办公人士上班第一件事就是打开Outlook收发邮件，这些事何不让它自动实现

呢?

第一步：将Outlook2007添加进自启动项。和Microsoft

Office2007其他组件一样，Outlook 2007并没有提供开机自启动选项。要想自启动

，需要手工添加。进入Outlook的安装目录(默认为:x:Program FilesMicrosoft Offic

eOffice12，X为程序所在的盘符)，将它的快捷方式添加到自启动文件夹中(默认为

：C:Documents and

SettingsAdministrator[开始]菜单程序启动，其中C为系统分区盘符)即可。

第二步：让程序启动后自动收发邮件。在Outlook的主界面中，单击菜单“工具/选

项”，切换到“邮件设置”标签，在“发送/接收”栏下，勾选“联机情况下，立即发送”项

。然后单击“发送/接收”按钮，打开“发送/接收组”对话框，勾选“安排自动发送/接受

的时间问隔为”项，并根据情况将收信间隔设置为适当值，单击“确定”按钮。以后O

utlook启动后，孰会在连网的情况下，自动发送“发件箱”中的邮件，并将邮件服务

器中的邮件接收到本地，完全不需人工干预。

规则设置，邮件管理更轻松

收件箱中的邮件多了，不方便管理和阅读。比如笔者常和编辑打交道，习惯把来信

都归于“OfficeBa”文件夹下。有时候编辑会发送一些主题为“关于xx文章的修改意见

”之类的文章，这些邮件相对就比较重要，需及时处理。如何解决这个问题呢，其

实通过规则设置就可以搞定。

第一步：新建文件夹。在Outlook右侧，右击“所有邮件项目”下的“个人文件夹”，在

右键菜单中，选择“新建文件夹”，打开相应的对话框。在“名称”栏中输入“OfficeBa”

；在“文件夹包含”项的下拉菜单中选择“邮件和公告项目”；在“选择放置文件夹的位

置”列表中，选择“个人文件夹”，单击“确定”按钮，相应的文件夹即会出现在“个人

文件夹”下。

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第二步：创建规则，使邮件自动归类。在“收件箱”中，右击OfficeBa的来信。在弹

出的右键菜单中，选择“创建规则”，打开“创建规则”对话框，由于笔者要把OfficeB

a发送的邮件都放到这个文件夹中，因此以对方的邮件地址来创建规则，勾选“来自

”。选择完毕，在“执行下列操作”栏中勾选“将该项目移到文件夹”

，点击“选择文件夹”，选择刚才建立的文件夹。

第三步：设置重要邮件。上面设置不变，加选“主题包含”，关键字设为“修改意见”

，单击“高级选项”按钮，打开“规则向导”对话框，在“选择操作”中勾选“标记为重要

性”，然后在“步骤2：编辑规则说明”列表中，单击蓝色的“重要性”文字链接，打开

相应的对话框，在“指定要设置的重要性”下拉菜单中，选择“高”，单击“确定”按钮

。返回到“规则向导”对话框，按提示完成设置。

设置完后。点击“确定”，在跳出的对话框中一定要记得勾选“对当前文件夹中的现

有文件立即运行此规则”。这样程序就会对收件箱中的邮件进行自动分拣，以后收

到的邮件会自动分类并标示出重要邮件。

索要回执，了解对方是否读信

邮件发送完毕，需要在最短的时问内，知道对方是否阅读。

在Outlook2007主界面中，单击菜单“工具/选项”，打开相应的对话框，切换到“首

选参数”标签，在“电子邮件”栏下，单击“电子邮件”按钮。在出现的对话框中，单击

“跟踪选项”按钮。打开“跟踪选项”对话框，在“对于发送的所有邮件，请求”栏下，

勾选“‘已读’回执”项，以后当你发送邮件给对方时，Outlook2007就会自动向对方索

要已读回执。