01、签证问题
实际上,要获取官方邀请函是非常困难的,需要提交大量的资料。有时候还需要提交几年的交易记录和文件。这不仅需要耗费时间和精力,最后还有可能被拒绝。因此,通常情况下我们会向客户提供一份公司出具的文件,客户签章后自行前往当地中国大使馆尝试申请。
邀请函的模板并不是固定的,主要需要写明来访者的详细信息以及来访目的等。如果没有邀请函模板,可以添加我的微信(NWZ2020)索取。
在客户到来之前,最好先与客户联系,确认到访时间、人数、天数以及其他客户可能存在的需要。
2、收集资料
客户来访后,如果表达了购买产品的意向,您应与客户商谈订单细节和合作条款。这包括确定目标产品、价格、包装、交货期限和付款方式等。
请确保您接受并能够满足所有条款,以避免在后续谈判中出现无法解决的问题。
即使客户已经到访,如果您无法达成协议,那么这次会议也是没有意义的。
因此到访前与客户的沟通尤为重要。
04、第一印象
当客户到达工厂时,重要的是要给客户留下一个好的第一印象。
你需要确保所有必要的生产设施都能正常运转,以及客户可以看到目标产品的整个生产过程,从原材料到成品。此外,确保工厂的干净整洁和消防措施的健全也非常重要。
在讲解生产线、生产流程和产品制造工艺等方面,你需要提供专业的“导游式服务”,以显示出你们公司的专业水平和价值。同样重要的是,必须向客户详细介绍你们的质量控制体系和检测标准,以建立客户对后期合作的信心和对你们的信任度。
如果你是一个新的外贸公司(或工厂刚开始转型做外贸),你可能需要找一个临时翻译来帮助你沟通,尤其是当客户不会讲中文,你也不会英文的情况下。
但即使如此,Mike建议外贸公司应该尽可能雇用专业的外贸人才,以便更快地看到成效。如果公司缺乏外语人才,客户可能会怀疑公司的正式性、可信性和专业性。
且在表达任何方面信息的时候,务求真实,不要想着糊弄客户,因为谎言早晚要露馅儿,这是信誉问题,一旦东窗事发,你就彻底失去了这个客户。
05、入住问题
如果客户第一次来,很难找到合适的旅店入住,最好提供一些旅游指南和推荐的酒店清单供客户选择,这样客户可以更方便地安排住宿。
当然,如果客户有需要,可以提供帮助预定房间,但不需要为客户垫付房款,除非是非常大的客户,且公司有预算,外贸业务员不必个人垫付,这需要根据供应商的实际情况和政策来决定。
除此之外,还可以提供客户接送服务,以便客户在旅行中更加便利。
客户来访的主要目的是了解你们的真实性、规模、专业度等,但核心需求是了解你们能否提供他们需要的产品。因此,在客户来访之前,你应该提前与客户沟通,了解客户的具体需求,然后根据客户的需求选择相应的产品或提供定制化方案,并准备好样品。
当客户来访时,你应向客户展示你们的产品,让他们了解产品的材质、生产工艺、市场价值、优势和应用场景等多重价值。
在参观工厂期间,你需要主动引导客户参观工厂中的各种产品和设备,展示产品的制造工艺和质量控制流程,并回答任何客户可能提出的问题。如果你自己对产品相关的更深层次的问题不太熟悉,最好有产品技术人员在场,这样不仅能解答生产问题,还能解答产品问题。
客户来访时,你应该多了解客户的需求,包括客户对产品、包装、交期、运输方式等的要求。如果客户在产品上有特殊需求,应该尽可能地为客户提供定制化的方案,以满足客户的需求。
这样不仅能促成合作,还能让客户感受到你们的专业。
07、提供样品
客户离开时,让他们携带一些小样品以便回去与产品经理、同事、领导或下游受众商讨具体决定。
在准备样品之前,一定要充分了解客户的实际需求。提前询问客户对产品的具体要求,例如规格、材料、颜色、质量等,以便在准备样品时可以更有针对性。
可以提供不同类型的样品,以便客户可以从中选择最合适的产品。同时告诉客户“我们提供OEM服务”,以防客户看不到自己想要的现成产品就失去了兴趣。
准备的样品质量要好,但不要刻意为之。确保样品与实际生产的产品保持一致,而且样品应尽可能接近客户所需要的产品,并能够展示产品的全部特点和优势。
在提供样品时,应提供详细的样品说明,包括样品的特点、用途、材质、价格等方面的信息,以便客户更好地了解产品的优点和缺点。我们不能单方面依赖客户自行检测,也要主动表达产品的价值,吸引客户的兴趣。
08、饮食习惯、宗教信仰
国外客户的饮食习惯也是很重要的,我们必须给予足够的重视。在接待客户时,应该提前询问客户的饮食习惯、宗教信仰等,并避免在选择餐厅和菜品时随意决定,特别是在宗教方面,一定要避免犯忌讳。
09、赠送定制化礼品
如有可能,赠送意向大的客户一些礼物,建议是定制化的产品,具体可参考Mike在 “ “揭秘行业展会吸引和留住高质量客户的6大杀招” ” 一文中给出的建议,重点就是让客户感受到你们的用心,且礼物比较实用。
10、积极跟进,主动成交
客户回国后,要积极保持联系,及时跟进客户,以求针对样品或合作的反馈和意见,并对客户提出的问题和建议给予积极的回应和解决方案,以展现我们作为供应商的专业度以及我们的服务质量。
要及时跟进客户的订单需求,并向客户发送合同、发票等资料主动提出成交(当然,在工厂也要这么做),不要害怕主动提出成交,这很关键。如果客户后期有任何其他问题或需要修改订单细节,你要及时回复客户并提供针对性的可行性方案,积极促成订单。
不过重点还是如Mike在 “年销量过亿”大客户,却突称“预算不足”要撤单?一文中所述,利益 OR 威胁,只有这样的信息才能催动客户积极促成订单。否则对方不紧不慢,别的竞争对手又加紧行动,我们的优势就会逐渐减弱。
此外,还有一些其他的建议可以帮助维持与客户的良好关系,例如:
01、定期向客户发送最新产品信息和市场趋势分析,以展示我们的专业知识和行业洞察力。
02、在重要客户的生日或其本土重要节日时发送问候和祝福,或赠送定制化的礼品,以增强亲密感和关系。
03、在重要行业展会或会议上与客户见面,以展示我们的产品和服务,提升商业黏性。
11、避免主动提红包
很多外贸小伙伴咨询Mike是否应该给客户红包。如果客户没有明确表示,不要多此一举。
对方可能不是采购人员,而是老板。即使你通过社交媒体了解了客户的具体职能,确定不是老板,也不要这样做。可能对方不喜欢这种行为,甚至反感。
即使不反感,他们也可能怀疑你们公司或货物是否存在问题,想要蒙混过关。因此,不要画蛇添足自找麻烦。
遵循以上建议,相信可以帮助你解决大部分问题,避免大部分麻烦,并获得更多订单。
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