会计工作是个技术活,不是随便找一个人,就能当会计。即便是“科班”出身,也需要有段适应和熟练过程。只有经过几年磨练,才能走上重要岗位。特别是会计部门的负责人,担负着企业财务管理的重任,是总经理的“参谋长”,更需要具备职业胜任能力。我们会计同行在选择自己工作岗位的时候,应当掂量自己的水平和能力,不能只凭自己的热情和愿望,硬对自己“拔高”,去承接自己没有能力去做的职位。不然,既会损伤自己的精力和名声,还会影响企业的发展,甚至会给企业造成损失。下面这个案例,令人深思。
最近,我们接受委托,对某酒店会计账目进行清理。这家酒店现任会计上任一个多月了,却无法和原任会计报出的会计报表数字接上茬,原任会计只有会计记账凭证,没有账簿,找不到报表的数字是哪里来的,也说不出酒店是赢是亏,亏盈多少。总经理委派她找过我们三、四次,帮助他们清账。我们在了解这家酒店基本情况时,同酒店总经理洽谈,总经理说:“我们公司成立三年了,原任会计没有建账,往来账户乱套了,欠人家多少,人家欠我们多少,都说不清楚,我们租房经营,没有付房费,不应当亏损,钱都哪去了?我觉得公司财务有问题,我要向法院起诉,要告原任会计不作为,这三年都干啥了?”我说,会计法明文规定,单位负责人是单位会计工作第一责任人,如果一个单位财务出了问题,法定代表人要负主要责任。三年了,时间不算短,你们早干什么了?总经理接着说,原任会计是通过熟人引荐来的,开始觉得她人不错,去年5月份,公司原任副总经理辞职,她被提拔为副总经理,同时兼任会计。后来发现她权力大了,自封为总经理,不经过我就招聘和辞退员工。财务印鉴和支票她一人把持,出纳员业务不懂,她也不教,她控制了整个公司财务。你们除理清账目外,还要查一下她有无侵占公司资产的行为。
我们进驻这家酒店后,把所有的会计记账凭证及后附的原始凭证仔细审查一遍;将客房、餐饮前台结算单和财务开的收据,逐笔、逐日登记汇总;将审查后的会计记账凭证录入电脑,自动生成账套,然后和有关人员逐项核对。结果发现如下问题:
一、原任会计和现任会计没有实质意义上的交接,也没有监交人。所谓的交接单只是一张“联络图”,内容包括税务专管员的姓名、联系电话,网上报税的操作密码等等。新任会计向原任会计索要会计账簿时,原任会计说,就是这堆这块,东西都在这摆着呢,我接手就是这样,我也这样交给你。遇到问题,你自己看着办吧。要找数,电脑上都有。新任会计打开电脑一看,不是按照会计科目设计的账套,而是用Excel表格自己编制的“资金流量表”,实际上就是“流水账”。可能只是给做账的人自己看的,或者是统计台账,用来向领导汇报用的。
二、从会计记账凭证来看,分成两大堆,看得出来是按两套账设置的,但是内、外账失衡。开出发票取得的营业收入,计入外账;买菜买肉等取得的单据绝大部分都是“白条”,计入内账。外账因为成本费用很少,为了应付纳税申报和会计报表,不体现利润,营业成本是硬拍出来的,没有原始凭证支持。内账取得的收入较少,但成本费用较高,如果记出账来,肯定是亏损的。
三、酒店经营中资金紧张向个人借款,不是由财务部门出具借据,而是公司股东给债权人出具借条,交到债权人手中,没有发现借款时的会计记账凭证。付给个人借款利息时,没计入财务费用,而是计入其他应付款的借方。这样债权人反而成为了债务人。债权人之间的变动时,将原来债权人持有的借条收回,也未进行账务处理。
四、酒店购进物品,不计入资产或相关费用,而是挂账在应付账款或其他应付款,也不进行清理,使之挂账户数越来越多,金额越来越大,已形成潜在的亏损。
五、会计记账凭证填制极不规范,主要有以下几种现象:一是“光腚”凭证很多,会计记账凭证不附任何原始凭证或说明;二是“瘸腿”凭证时有发现,只有“借方”,或者只有“贷方”,再有借贷方不平;三是记账凭证所附原始单据不符,有的经济事项内容没有编制在本号记账凭证之中,也不注明另在何处,并不及时处理;四是有的记账凭证编制成反方向;五是会计记账凭证摘要模棱两可,如:×××借款,分不清是公司向个人借款,还是个人向公司借款;六是有的记账凭证存在涂抹现象,不进行更换,只有反复看几遍,才能做出判断。
六、购进库存商品时,有的未注明品名、数量、单价、金额,库存商品盘点时,只盘存数量未确定库存金额。难以准确进行成本核算。
还有其他一些情况,不便多说。
对上述问题我们提出了清理意见,对清理出的账面余额,逐一进行核实。对从买菜、卖肉取得的“白条”,建议今后完善采购、验收手续,实事求是反映,并入外账,尽量尽快取消内账。在清理工作透亮的时候,回头看,这家酒店的会计工作要做到真实、清楚、合法,并不是不能做到。新任会计表示账目理顺后,要使酒店会计工作走向正规。
为了了解原任会计的履历和业务能力,我打听到了她的原工作单位,我认识她原工作单位的两任财务科长,老科长说原财务科没有这个人,可能是老科长在任时,她还没有到财务科。后任科长说,认识,原来她是仓库保管员,待人比较热情,后调到财务科的,她到财务科时间不长,我就走了,后来她到我现在的单位来找我,要到我现在这个单位工作,我们这里需要的是拿得起,放得下的会计,我觉得她不适合。原主管局的财务科长对下属企业的财务人员比较了解,她对我说,这个人不是成手会计(视野注:成手会计是一个地域性的说法,一般指能够独立的保质保量完成任务的会计人员,介乎于新手会计和熟练会计这个阶段之间)。我在无意中碰见了她原工作单位的工人,这位工人说,由于工作关系接触的较少,她给人印象是说话、办事比较痛快。我还认识曾在这家酒店的担任副总经理的熟人,他告诫我,这家的账不要介入,太乱。最了解她的应该是出纳员,她们俩相处了三年多,出纳员说,我是下岗工人,不懂账务处理,这位会计对我帮助很大,是她帮我记账、结账和对账,我的现金账和银行存款账是不分内账和外账,只有一套账。我俩相处的很好,她说出话来很中听,让人觉得很有道理。通过以上了解,我觉得原任会计资历较浅,做一般岗位会计可以,担任财务部门负责人时机尚不成熟,特别是她又是跨行业,增加了工作难度。产生上述问题的症结是没有把基础工作做实,缺乏会计基本功。至于总经理说她自封总经理的事,事出有因,据知情人说,在她被免职的前些天,有位重要岗位员工,是位高级管理人员的“红人”,自以为有仗势,经常脱岗,耽误工作,影响较坏,她想治理一下,抓住了这位员工脱岗的证据,下达了处罚通知单,处罚批准人的位置,是酒店内部通用格式,批准人一栏印的是总经理,她便签了字。被处罚的这位员工拿着这张处罚单去高级管理人员,大吵大闹,惹得这位高级管理人员很窝火。这件事情的处理,她也显得有点“嫩”,做出处罚决定前,应事先征求高级管理人员的意见,或许会有更好的结果。说她把持财务印鉴和支票,但银行对账没有未达账项,虽然没有账,但有会计记账凭证为证,她即不管现金,又不管实物,没有发现她侵占公司资产的迹象。
原任会计是在被免副总经理职务时,突然决定离开的。她的心情肯定不好受,酒店高级管理人员也有说不出来的苦衷。今后这家酒店的财务工作怎样去管?新任会计担子也很重。这位原任会计比较年轻,她的职业生涯,并没有结束,今后的路应该怎样去走?应当从这段经历中得到什么?祝愿他们走出这段坎坷,步入美好的未来。
(来源:中国会计视野论坛,作者:cylmd1951,标题图片转自网络)
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