最近有同事给了我一张 Excel 表格，希望我统一一下表格里面人名、日期的格式，并且更新 2018 年的信息。这项任务我以为只要三小时就能做完，但后来花了三天。
为了总结、分享经验教训，我写了这篇文章。希望文章可以帮助非技术人员和技术人员更好地录入数据。本文只涉及简单的 Excel 操作。
举个例子。如果公司要给员工发 T 恤衫，可能大家会制作这样的表格：
这个表格的问题就是它用颜色来区分员工种类，用字体来表示 T 恤衫发放的状态。
这样的信息表达会让后期处理异常麻烦，因为 Excel 表格导入到其他主流软件里都是纯文本格式，字体和颜色都会消失。如果碰上上面这样的表格，技术人员需要重新创建新的一列，把颜色、字体表达的信息用文字写一遍。
那么应该怎样录入数据呢？请看下图：
上图中，员工类别、T 恤衫发放状态都用文字表示，导出到其他软件里就不会丢失。
你可能会问，要打这么多字不麻烦吗？还真不麻烦，起码不比”逐个改字体、改字色“要麻烦。Excel 有下拉拖拽、自动填充功能，如果你有连续好几行都是“学生”，可以直接拖住下拉。Excel 还有自动建议功能，你打了第一个字，Excel 会自动建议完整的单元格内容。
如果想加上颜色、方便在 Excel 里直观地浏览怎么办？推荐使用 Excel 自带的“已条件格式化”功能。这个功能可以让你创建各种“规则”（rules），即“如果单元格内容是‘教师’，字体颜色改成深红色，单元格背景色改成浅红色”。创建规则后，你再添加一栏”教师“，颜色就会自动填上了。需要注意的是，导出到其他软件时这个颜色也不会跟着导出。
总结：请用文字来表达信息，不要修改字体、字色。“手动输入一栏文字”和“手动修改字体”花的时间差不多。
可能这种做法比较有争议。不过我自己用 Excel 录入数据的时候觉得这么操作最方便。
举个例子，如果我从别处复制了一长串数字（准考证号、身份证号、产品 ID）到 Excel，Excel 会自动转换为科学计数法。（不同版本的 Excel 可能略有不同，我只能分享自己的经历。）
下图是我复制 1011043490328534534895731 这串数字到 Excel 里，Excel 的默认显示方式：
当我把这个表格导入到其他软件里，其他软件读取的经常是 '1.01104E+24' 这串字符，而不是我想要的 1011043490328534534895731。
发现这个问题后，我尝试了两种补救措施，但都失败了。
经过各种尝试，我发现有两种方法可以避免 Excel 把长串数字转换为科学计数法：
显然，第二种做法效率更高，所以我自己在录入数据时，现在都会这么做。
同样的问题还出现在“日期”上。如果你输入 '2018/12/24' 这串数字，Excel 会自动把这个单元格转换成“日期”格式。如果导出到其他软件，该单元格可能会变成奇怪的 43448 这串数字。如果你在 Excel 里把这个单元格从“日期”格式改为“文本”格式，Excel 也会把内容转换成 43448 这串数字。Excel 这么做肯定有它自己的原因，但这种转换肯定会降低数据准确性，肯定不利于后期在其他软件中的分析。
所以，高效的解决方法是，在录入数据之前，就把所有单元格全选，将单元格格式改为“文本”。
总结：新建 Excel 表格后，立即全选，按住快捷键 ctrl + 1 或者 cmd + 1，把所有格式改为“文本”。
“合并的单元格”、“排版不统一的工作表“其实也是后期清洗很头疼的问题。但如果前期录入时那么规范，后期清洗人员就没有工作了。所以录入时如果能做到前面两点，保证数据在导出时不丢失，保证数据准确，就已经非常完美。
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