·多次返工:
这个问题往往是由于事先没有确认好内容逻辑,或者风格不一致引起的,比较常见。虽然制作一个PPT需要多次修改,但多次修改往往是为了追求完美展示,比如微调位置等,和这里谈到的多次返工有本质的不同。
·全盘推翻:
这种情况肯定是由于主题没有确定好,就开始动手做PPT,结果最后不满意,只能推翻重做。当然,会有老板朝令夕改,这个,只能说是运气问题了,呵呵。
·效率低:
笔者在刚开始制作PPT的时候,最常遇到的就是这个问题,经常是做一页PPT,找内容,排版,找图片,找图标,美化等等步骤,一气呵成。但往往这种步骤效率非常低下,有时候遇上前面的PPT与后面的PPT风格不一致,需要反复修改,其结果就是造成效率更低。
·Why-确定主题:
主题即该PPT的展示目的,做一个PPT之前,理所当然应该确认主题,围绕主题进行构思并展示内容。但实际上,很多人接到任务后,没有经过认真思考主题就着手制作。如果一开始主题有偏离,到最后发现主题不符,也只能造成一个后果,返工。
·Who-确定PPT的受众人群:
不同的人适合不同的内容,比如,同一份产品介绍,给该领域的专家展示,就应该考虑加一些专业内容;给普通用户做介绍,就应该多添加一些基础性内容。如果是年龄较大的受众,可能更喜欢拟物风格;反之年轻受众则更有可能喜欢扁平化风格。另外,如果在PPT制作之前,能提前预判受众的大致观点,有针对性地制作内容,这样会让受众感受到自己受到了重视,无疑会起到更好的效果。
·What-确定PPT的演示环境:
这一点主要对PPT的风格有影响,比如,较亮的环境下,适合白底黑字(亮色的背景配暗色的字);较暗的环境下,相反更适合黑底白字(暗色背景配亮色的字),这样会让观众的眼睛更加舒适,内容更易传达。
·SCQA:
如果是讲故事,争取资源等等可以采用SCQA结构。SCQA结构的用法:SCQA结构常常用在业绩总结,比如,在年度总结的PPT可以采用SCQA结构。
S-Situation:情景-上一年的工作简述;
C-Conflict:冲突-某些地方存在业绩低下;
Q-Question:疑问-这些不理想现状是由什么原因引起的?
A-Answer:答案-下一年解决这些问题的步骤及展望。
·金字塔结构:
在即兴演讲或者争取资源中经常会用到,有利于突出自己的观点,让自己的观点更有说服力,因此会更容易获得他人认可或争取到资源
提出立场-这就是我的观点,应该再给我XX资源;
阐述理由-因为这个项目已经取得了实质性进展;
举例子:例子-例1,例2……;
强调立场:所以再给点资源,我就能完成整个项目。
·说脚本大家可能不易理解,如果换一个词“剧本”,大家就会理解了。拍摄影视剧的时候,依照剧本,剧本上有完整的台词对白,场景等信息。
·对应的,一个PPT的脚本,主要包含每一页PPT的文案信息。依据上一步的构思,把每一页的内容提前写好,下一步,就可以直接往PPT上Copy了。
·图表化:
如果想增强文档的整体说服力,多采用数据不失为一个好方法。但是演示型的PPT,并不适合放置大量的原始表格,因为原始表格的易读性往往很差,演示的时候,一张PPT短暂停留,没等观众理解表格,就会过渡到下一页PPT,因此会影响观众的理解。更好的做法,就是将表格转化为图表,简单的表格配合更易理解的图形展示,相比单薄的数据,无疑观众会更易理解。
·信息可视化:
俗话说,一图胜千文,人类都是视觉动物,一张合适的图片,带来的感染力是远远大于一大篇的文章。比如,要表达痛点或痛苦,无论用文字如何形容,也不如放上一张痛苦的表情图片更有情景代入感。
·重点突出化:
即配合增大字号或加粗字体或改变字体颜色等手段,使页面的重点突出,引导观众视线。重点突出化,同时也会让页面更加有层次感。
·模板:
等待以上所有的准备工作做完,确认内容大体无误之后,就可以套模板了。估计有很多人最喜欢套模板,于是在制作PPT的第一步就开始套模板,这是一个误区,切忌切忌。
·图片:
一张高大上的图片,在一页PPT里起到传达意象,画龙点睛的作用,所以,对于图片的要求,高清,无水印,是基本要求,更应该注意,图片的风格,和PPT整体的风格一致。
·图标:
图标最好选择PNG格式的图标,这种格式的图标,没有其他背景,不会和PPT的背景产生冲突。其次图标的风格也应该保持一致,如图标的颜色,图标的线条粗细,图标是否有边框,扁平化与拟物化不能混用等等。
·字体:
不同的字体可以表现不同的意象,在一份PPT中,尽量不要采用两种字体,标题采用一种字体,正文采用一种字体。
·以上所有步骤并非一定要非常严格遵守,只要能做到心中有数,便可以通过刻意练习不断提升自己做PPT的效率。但即使按照步骤做,也可能造成多次更改的情况,这是正常现象,因为一份趋于完美的PPT,一定是不断改改改出来的。
·本文写得比较浅显,因为涉及的注意点比较多,根本不可能在一篇文章中,涉及更多的要点,至于每一点的详细展开,日后会不断更新PPT的系列文章,争取早日覆盖更全面的知识点。
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