你是否经历过这种场景?
为了提高工作效率,我们今天给大家说说“选择性粘贴”的那些事。我们今天以举例方式,来讲解选择性粘贴中重要,且经常应用的功能。
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如何利用合并进行数字填充序列
例如:我有一个起始编号为123456789987654321的商品,共入库100件。在只知晓excel简单功能的情况下,这似乎是一个不可能完成的任务,因为当数值位数超过15位时,数据下拉就不能利用控制柄来填充序列了。
如上图,如果让我们一个个的更改编号到第100个商品,那我们的假期和晚上的约会肯定就泡汤了。(所以想解决上面的内容,先提前给大家介绍一个非常好用的公式“&”即合并,相当于英语中的“and”。应用方法如图:
通过例子,大家不难看出,“&”就是将内容和内容连在一起的公式。)
知道了这些,那我们上面的这个难题就不再是难题了。因为已经解决了。
解决方法:因为只有100个商品,所以商品编码的前15位是不变的,直接复制就可以,只有后3位变化。所以可将商品编码分为两部分。
第一部分是前15位不变的。第二部分是后3位,可以通过填充序列来处理。然后在用“&”(=第一部分&第二部分)将他们合并就可以得到18位且顺序排列的编号了。
但是我们得将这些辅助的内容删掉,所以肯定会影响到数据的结果。所以我们可以利用“选择性粘贴”-“数值”得以解决。
这样做完后,哪怕是原来的辅助数据全部删除也不会影响到我们的结果了。是不是非常实用?
格式:即粘贴原数据单元格中的数据格式,原表中的公式,数值等内容不会被粘贴。这种方式也经常被使用。因为我们在做表的时候,经常会影响到表的格式。
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如何不用公式算提成
公式和数字格式,值和数字格式:。
运算这个模块中的内容,可以在复制的过程中,帮助我们进行数据的运算。此模块功能非常常用。如果要加减乘除的内容都是统一的,则首先要想到利用此功能进行操作。因为它有2大好处:
1. 进行运算时,不需要利用公式,避免因引用内容的变化而造成数据错误。
2. 避免因引用公式而造成的背景、字体格式改变。
我们来看下怎样操作。例如,制作《销售业绩评定表》
计算提成。
因为销售提成的提取比例是一样的,所以考虑利用选择性粘贴来计算提成。
首先,先将销售业绩内容复制粘贴到提成一列,作为原始数据。然后,复制提成提取比例0.05. 在需要与0.05相乘的单元格上选中一下,然后右键选择性粘贴。
选择 “乘”点确定
就会得到我们想要的结果。
1. 没输入公式,不会有引用错误的风险。
2. 不会改变原单元格背景格式,最后一个内容就是跳过空单元格了。
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复制时如何跳过空单元格
跳过空单元格:其作用是粘贴时忽略复制区域中的空单元格。如果我们要复制的区域中包含空单元格,选择该选项后Excel将不会覆盖空单元格所对应的被粘贴区域。关于这个选项,容易造成下面的两种误解:
一是误以为被粘贴区域包含空单元格时会忽略空单元格。如下图。
实际上如果复制的区域不包含空格,该选项无任何作用。
二是误以为粘贴后会去掉空单元格。如图
实际上粘贴后的区域与复制的区域大小是相同的。要实现这种效果可以先通过筛选隐藏空单元格,再进行复制粘贴。
正确的理解如下图,复制的区域在A28:A37,其中A31:A33和A35是空单元格:
当我们要把某一区域中的内容复制到其他区域,但又不希望复制区域的空单元格覆盖已有的数据,就可以使用该选项。例如我们要把下图中B列的内容分别插入到A列中的空白单元格中,利用该选项就十分方便。
操作方法是:首先复制B1:B8区域,然后右击A2单元格,在弹出的右键菜单中选择“选择性粘贴”,弹出“选择性粘贴”对话框,勾选“跳过空单元格”,单击确定即可。
需要注意的是,有的单元格看上去好像是“空”单元格,实际上可能包含某些内容,例如包含一个空格等。如果复制的区域中包含这样一些单元格,这些“空”单元格就不会被跳过了。
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今日就简单讲解这3个实例,以后会通过各种形式给大家介绍EXCEL的知识,如果大家有什么问题或者建议,欢迎留言。谢谢!
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