要写会议记录,首先要清楚会议记录的结构与格式:
会议名称(同一类会议专用记录本中可以省略)
时 间:201X年XX月XX日XX时XX分
地 点:
主持人:(姓名、职务,如有两个以上主持人,应注明所主持的议题)
出 席:(姓名、职务)
列 席:(单位姓名职务,本单位直接人员姓名职务)
缺 席:(姓名、缺席事由)
记录人:
议 题:
1.
2.
发言记录:
第一议题:……
XXX:(主持人讲话记录)…
XXX:(与会议者发言记录)……
……
XXX:(主持人结论记录、会议决议)……
第二议题:……
本次会议结束。
签名:……
结构完整方面要做到:
会议组织情况:包括开会时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等,要写清楚每人的姓名、职务,缺席者应注明原因;会议内容:包括会议议题,主持人讲话内容,汇报人姓名及汇报内容,与会人发言、讨论情况,决议事项等;结尾:在会议内容后面另起一行空两格写“本次会议结束”字样。在本次会议记录右下方,由会议主持人、记录人签名。
另外,会议前的准备工作很重要:
记录人员在开会前要提前到达会场,并落实好用来作会议记录的位置。安排记录席位时要注意尽可能靠近主持人、发言人或扩音设备,以便于准确清晰地聆听他们的讲话内容。
记录人员应尽可能地提前了解会议信息,比如会议目的、会议时间、谁主持、谁出席、上一次会议的资料等。做足准备功夫,才能充分地理解会议内容、准确地抓住会议重点。
在纸上预先写下记录框架,以便做记录时有的放矢,不要等到会议结束后再去回忆。这个框架的作用就在于提醒你记录的重点,避免遗漏关键信息。
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