城建档案信息化建设中存在的问题及应对措施

陈晋

南阳市城乡规划建设档案馆

摘要：在城市建设发展过程中,城建档案成为不可或缺的重要参考材料,在“互联网+”时代,城建档案的信息化、数字化已经是必然趋势。在推进城建档案信息化建设中,除了要做好城建档案的保存外,还要利用大数据等技术手段,实现档案资源的深度整合、充分共享,将城建档案的深层次价值挖掘出来,为城市规划、建设提供借鉴和参考。本文首先概述了城建档案信息化建设的重要意义和影响档案信息化成果质量的几个因素,随后指出了当前城建档案信息化建设中和数字化成果质量控制存在的一些问题,最后从完善管理制度、加强人员培训、保障档案安全等方面,就如何做好城建档案信息化成果的质量保障展开了简要分析。

关键词：城建档案；数字化建设；信息化建设

在信息时代,信息成为一种资源已是人们的共识,利用信息化技术手段做好城建档案管理工作,已成为城建档案部门的重要任务。在城市建设发展过程中,城建档案成为不可或缺的重要参考材料,,城建档案不仅数量更多,而且在安全管理、质量保障、价值利用等方面也提出了更高的要求，尤其在信心技术被广泛应用的今天,城建档案管理如何更好地应用信息技术,不断加大城建档案信息化建设力度,提高城建档案管理和利用水平,已成为当前城建档案管理部门面临的重要课题。

1城建档案信息化建设的重要意义

城建档案是城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。虚拟性、共享性、高效性是档案信息化管理的主要特点,信息化技术应用在城建档案管理过程中,其主要目的就是用计算机技术自动处理档案管理工作,避免在工作过程中出现重复性的问题,同时还减少了大量的人力财力,提高了档案管理的效率,同时还可完善档案资料管理的体系,保证了城建档案管理信息化技术的顺利使用,满足社会上方方面面的利用需求。在城建档案管理中应用信息化技术,主要目的就是实现资源共享,加强不同部门的有效合作,从而为我国的社会发展提供更广泛的服务;另外虚拟化也是城建档案管理的主要特点之一,信息化技术的使用,不仅节省了城建档案管理的有效空间,还提高了城建档案管理的工作水平,虚拟化主要是把档案资料以虚拟化的模式存入在计算机系统中,方便工程在使用过程中档案资料的查询,同时加快档案管理的推进力度,在工作过程中,主要以信息化的模式传递信息,避免了纸质档案的损坏、遗失,同时还保证了档案资料的完整性。因此,档案信息化管理有助于城市发展建设的速度,整合了工程建设过程中的各种档案资料,为后期工程使用提供了有力的数据参数,为城市发展提供了不可或缺的原始依据。

2城建档案信息化成果质量控制现状分析

2.1城建档案信息化的标准有待规范

近年来,为了更好地适应城镇化发展需求,我国城建档案信息化的有关标准和制度规范也在不断的补充完善。但是我们也应当看到,新型技术的应用和质量要求的提高,极大地推动了城建档案信息化相关标准不断的完善。而现阶段在一些基层的城建档案管理部门,实行的配套制度和管理标准还不够细致。例如,电子档案的数据格式不统一,导致同一数据库内的档案资源,无法进行互通和共用,制约了城建档案价值的利用。

2.2档案信息化过程中质量检查不全面

无论是纸质档案转化为电子档案,还是从计算机上直接生成的电子文档,在进行统一管理时,都必须对这些档案进行严格的检查。如果检查工作不细致,就有可能导致档案信息化成果质量得不到保障。PEG图片漏扫,PDF原文漏页、目录漏著录、页数与实际原文不对应、目录与信息化原文挂接串位、图片不可读、PDF原文不可读、图片分辨率不够、图片漏裁边、图片倾斜度过大、图片不清晰、档案案件重复、案卷整卷漏扫、目录中错别字、文号有误、文号漏填、标题与原文内容不对应等。

2.3安全问题影响档案信息化成果质量

城建档案信息化建设为档案资源的价值挖掘创造了便利条件。但是也应当看到,存储于网络环境下的城建档案,也面临着一定的安全隐患。这些安全隐患既有可能是因为档案管理人员操作失误导致的;也有可能是一些不法分子通过病毒攻击、黑客入侵等形式进行破坏窃取。无论是哪一种情况,都会导致城建档案信息化成果的质量受到影响。例如,使用网络进行数字档案传输过程中,极有可能导致档案的泄密。另外,档案在存储过程中也有可能因为服务器崩溃或是系统的安全漏洞,导致档案资料的完整性、安全性和隐私性都会受到不同程度的影响。

2.4档案管理人员的综合水平参差不齐

从城建档案信息化发展趋势来看,除了对数字档案管理要求更为严格外,档案管理人员也受到了首当其冲的影响。从基层调查情况来看,部分档案管理人员的业务素养无法满足新时期城建档案信息化成果质量保障的要求。究其原因,一方面是档案管理压力增大,导致基层档案管理人员很少有机会利用业余时间为自己“充电”,久而久之个人的职业水平与岗位工作要求的差距拉大;另一方面,城建档案管理部门对日常培训的重视程度不足,培训存在形式化的问题,没有结合档案管理人员的具体情况,缺少针对性、实效性。这种情况下档案管理人员不能从培训中学到紧缺的技能和知识,也无法为档案信息化成果质量控制提供智力支持。

3城建档案信息化建设中存在的问题

就当前而言,相关的城市建设发展日新月异,但是在该过程中的城建档案信息化管理以及其服务模式尚未与这一发展趋势进行有效统一,其具体的表现方面表现在对于信息的有效收集、合理分析、正确处理以及高效查阅等诸多方面仍然采用较为传统方式进行,而这种低效率的信息管理明显无法符合社会发展步伐,故而对于相关信息化管理亟须系统性的创新与升级。同时对于传统的信息化管理模式往往会凸显其封闭性的特征,这样也不利于城建档案的即时性。故而其在对于传统的城建档案管理的模式中,相关的服务模式也表现地较为被动,这样的问题会导致城建档案的闲置状态加剧,继而无法有效地发挥相关城建档案的真正价值,为整个城建工作提供更好地服务。

然城建档案信息化建设已开展多年,大部分单位都基本实现了档案信息化。但是由于信息化城建档案没有形成足够的量的积累,而且在进行城建档案管理时,并没有实行真正意义上的信息化管理,而是停留在维持档案日常的简单管理上,甚至仍然习惯于传统的手工操作,并没有实现实质意义上的城建档案信息化。由于城建档案的信息化程度不高,使城建档案的利用效率偏低,影响了城建档案利用工作的开展。

4城建档案信息化成果质量保障措施

4.1通过建立健全配套管理制度提升信息化成果质量

1）构建统一的城建档案信息化体系

由于城建档案的种类较多、来源复杂,可能会存在格式不统一等问题,不仅增加了档案管理的难度,而且也会影响到下一步城建档案的利用。因此,在推进档案信息化建设中,必须要构建统一的档案信息化体系作为一项最基础的工作。对城建档案的信息著录、提取、分类与加工等工作细部环节进行具体的规定与要求,所有馆室均按着统一的体系收集、加工和整理档案信息数据。按照主题、学科、专业等类别建立档案公共检索目录,所有的档案管理主体在统一的格式下将档案信息上传至公共检索系统,公共检索系统根据信息的类别进行再一次分类、整合,形成新的整合性、全面性的目录。

2）补充完善城建档案信息化标准

在当前的城建档案发展形势下,城建档案部门的相配套制度已经逐渐趋于完善,但是在一些管理细节方面还要进一步的细化。尽可能针对不同类型、不同来源的档案资料,做出更为明确的要求。例如要纸质档案向电子档案转化时,不仅要明确哪些档案可以转化,还要对转化后的格式、内容等做出更为明确的要求。例如明确PDF图片的最低分辨率,保证电子图片中包含的数据、标注等信息十分清晰,这样才能使数字档案具备相应的利用价值。原来的城建档案可能有文本、图形、表格、音频等多种形式。在统一转化为数字档案后,应当对其格式进行统一规定。

4.2树立全过程质量管理思维

1）严格城建档案的检查

在城建档案信息化转化过程中,应当严格做好两次检查:第一次检查是在信息化转化之前,档案管理人员应当对各种形式的城建档案(如纸质、磁带、光盘等),按照相关的标准规范进行统一检查,确定符合信息化转化要求,从源头上保证城建档案的质量安全。第二次检查是在信息化转化之后,对于电子档案的格式、属性、内容等进行仔细检查。对于存在的PDF图片不清晰、档案原文不可读等问题,一律删除,并且重新对原来的档案进行信息化处理,既要确保信息化档案的完整性,又要保证可用性。后期也要对信息化档案进行动态的质量检查,对于超过保存时效的,或是内容质量不理想的,都应当删除从而节约存储空间。

2）做好档案信息化转化中的监督

城建档案的信息化建设是一个系统性的工程,在这一过程中需要安排专人负责监督和技术指导。可以抽调经验丰富的档案管理人员,成立专门的档案信息化质量控制小组。从前期的数据准备,到中期的档案转化,再到后期的档案验收,实行全过程的监督。在转化过程中,如果发现有质量问题应当及时与相关人员进行沟通,保证信息化成果的质量。同时还要引进反馈环节,总结档案信息化建设中存在的不足和成功的经验。这样在今后持续推进城建档案信息化中,就可以加以借鉴。无论是在保障档案资料完整性,还是进行档案价值挖掘方面,都有一定的帮助。

3）提高信息化档案验收门槛

在城建档案信息化建设的初期,往往只关注档案数量的多少,而对档案质量的要求则相对宽松。这种情况下就导致部分城建档案的利用价值不高,反而占据了较多的存储空间。因此,要想保证档案信息化成果质量,必须要使用更为严格的验收标准。对于经过转化后的电子档案,在正式存储前应当进行一次全面的质量检查。只要是存在格式不规范、内容不完整,或是其他不符合档案管理要求的,一律不允许入库存储。为了最大程度上减缓因为个人操作失误导致的城建档案内容质量差的问题,可以分为多个工作小组,例如操作组、质检组等,各个小组分别完成一项工作,可以显著提高档案信息化成果质量。

4.3保障城建档案信息化的安全

1）构建档案信息化质量保障的安全体系

在城建档案信息化过程中,如何保障电子档案的安全性和隐私性,也是需要重点考虑的问题。为了夯实城建档案信息化成果利用基础,需要构建一套完善的安全体系。例如,要设立专门安全保障办公室,统筹负责城建档案信息化建设中各个环节的安全工作。对于城建档案信息化管理平台,也要做好安全防护和加强网络管理。除了常规的防火墙以及杀毒软件等保障措施外,还可以引进诸如指纹认证、虹膜识别等前沿安全技术。定期做好城建档案的容灾备份工作,每隔一段时间进行一次数据库维护,最大程度上提高城建档案的安全性和可用性。

2）创新城建档案信息化成果质量保障的技术方法

城建档案信息化建设,也为档案资源的交流、共享提供了便利。现阶段的一项重要任务,就是通过构建全省统一、全国统一的城建档案共享平台,依托互联网实现各地城建档案的无障碍的传输,让档案资源的价值得到了最大程度的开发与利用。开展各专业领域间的数据共享和协同,尝试研究或建立各种专业领域信息资源的获取与表达方式,利用BIM、大数据、智能化、移动通讯、云计算、物联网等信息技术集成应用能力,实现城建档案的信息共享,进而实现建筑、交通、市政、地质等专业领域的信息集成与共享。这也是推进城建档案信息化建设,以及投入大量资源保障信息化成果的根本目标。

4.4加强城建档案管理队伍培训

1）档案管理专业技能培训

在档案信息化成果质量保障过程中,城建档案馆的工作人员也发挥了重要的作用。随着质量管理要求的提升,以及档案事业的不断发展,对于在职的档案管理人员也提出了更为严格的从业要求。为此,档案管理部门应当针对在职员工提供相应的培训,确保他们的专业技能可以紧跟行业发展,并满足岗位要求,进而让个人得到成长和发展。通过提前开展调研,了解档案管理人员存在的短板,然后制定相应的培训计划,帮助他们补齐短板。同时,对于每一名档案管理人员来说,都要强化责任意识,严格遵循部门的规章制度,按照相应的标准规范完成档案信息化成果质量保障工作。

2）工作相关其他技能培训

城建档案信息化建设本身是一个系统性较强、专业程度较高的工作。这就要求档案管理人员除了具备专业知识外,还要根据具体工作的开展要求,掌握其他配套的技能。例如要熟练运用各类应用软件,做到城建档案信息化成果转化、利用等工作。把信息技能培训作为重点内容,着重提高档案管理人员的信息素养。要养成定期对数据库内档案资料的容灾备份,这样可以防止因为物理破坏和黑客入侵导致的城建档案丢失问题。还有就是对于城建档案信息化管理系统中的软硬件设备,也要掌握其维护技术,才能保障信息化管理平台能够稳定运行,为城建档案各项工作开展提供必要的支持。

5结论

总之,城建档案管理信息化建设是时代所需,是城建档案管理部门对信息技术革命做出的积极回应,是城建档案管理发展的必然选择。在城建档案信息化建设中,城建档案部门想要提升整体的工作效率,既要通过完善配套标准,细化规范文件,又要立足于实际工作,积极地将信息化手段引入到城建档案管理工作之中,依托于知识与信息手段,将传统的纸质城建档案转变为信息化的资源,利用网络技术对城建档案进行整理归纳,通过引进信息共享平台、做好档案管理队伍培训、提高管理效率和服务质量等措施,为信息化成果的质量保障提供立体化、全方位的支持，让城建档案管理信息化建设在新世纪得到更好地发展。

参考文献

[1]孙妍.试论城建档案信息化建设的意义与存在的问题[J].黑龙江档案,2019(02):78.

[2]张晶.城建档案数字化成果质量保障措施[J].黑龙江档案,2020(04):96-97.