财务报销作为基层财务管理的主要业务工作，几乎涉及到单位所有人员，是支付管理的重要内容。
在现实的报销过程中，常常存在单位费用支出规定和预算制度无法强制遵守等现象。例如，前款不清后款不借、专款专用、各项支出额度、报销截止期限等，这些制度加大了基层财务管理的难度。
从财务的内控管理来讲，推进财务报销管理信息化，将有利于日常财务管理由过去的事后检查向事前预算、事中控制前移。通过建立面向财务管理的报销管理体系，可以让在日常工作中积累的各类财务审批数据，成为反映问题、暴露不足、提前预警、量化效果的数字权威，并使之成为管理者管理、监控、判断、把握发展的有效的管理工具与手段。
笔者认为，财务报销信息化系统建设应当主要围绕预算功能、分析功能和流程功能三个方面。
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报销流程管理
报销流程管理主要是实现对审批过程的电子化管理。审批管理要支持多成本中心的管理设置，支持不同成本中心审批流程设置，支持对超标报销、大额报销等重点报销流程的上报审批管理，支持报销考核规则和预算规则设置。
因此，这一方面至少应当支持以下四个环节：一是报销单据填制。主要是各种借款单、业务招待费、差旅费、福利费等单据模版的填写；支持在线和离线填写方式；单据模板由集团公司财务进行管理。二是领导审批管理。主要实现对报销单据的逐级审批管理。三是会计审核管理。
主要将员工借款、报销所涉及的资产类、负债类及费用类科目发生额信息转化为记账凭证记入会计信息系统。四是出纳结算管理。主要是将凭证数据库中涉及付款的信息转换为银行付款及现金付款方式。
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预算管理
预算管理以成本中心为单位，通过设置年度、季度、月度预算，挂钩费用审批与预算，实时了解预算使用情况，控制成本支出。
预算管理在内容上主要包括三方面。
一是预算监控,即实现对每个成本中心依据自己的权限，查看预算执行情况、报销审核情况、报销业务处理等，实时掌控自己和部门的预算费用，并对费用的合理利用进行有效的调控。
二是预算调拨,即当成本中心发现某一费用科目的预算不够时，可以通过提交预算调拨申请，调拨其他成本中心丰盈的预算。预算调拨只能在同类费用之间进行，有效控制了企业管理成本的支出。
三是成本中心管理,即系统应当每月提供预算费用执行情况报表给相关的人员和管理者，作为他们制定下期预算和进行预算管理的依据。当当期的实际费用发生额超过预算额时，系统将提示超出预算，并无法进行财务流程的审批，对成本中心的费用支出起到了及时的警示作用。
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费用分析
费用分析指的是根据各成本中心的预算情况，提供已发生费用的明细、总计以及预算情况的对比和趋势分析；提供按照报销项目费用报销的汇总信息；提供报销单据溯源查询；提供按照审计要求的电子化快速审计报表和内容。
从推进模式看，财务报销管理建设思路应当纳入到信息化统一规划体系中。应当在统一网络组织、统一信息安全的管理模式下逐步推进。在具体实施中，可以将财务报销信息化管理作为其他管理系统的子系统来实现。
总之，信息化作为推进财务报销管理的手段，最终所取得的应用效果是建立在制度保障上的。建立信息化支持下财务报销管理模式，将引起传统财务报销管理模式的变革。
作者：陈昌荣
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