看板最初是从超级市场的运行机制中得到启示。作为一种生产、运送指令的传递工具而被创造出来的。经过近十年的发展和完善，到20世纪60年代初成熟并开始推广到供应商处，到目前仍旧在现场发挥着重要的机能，其主要作用如下:
(一)生产及运送工作指令
生产及运送工作指令是看板最基本的机能。公司总部的生产管理部根据市场预测及订货而制定的生产指令只下达到总装配线，各道前工序的生产都根据看板来进行。看板中记载着生产和运送的数量、时间、目的地、放置场所、搬运工具等信息，从装配工序逐渐向前工序追溯。这样全制造链的各制程都有了及时而明确的生产目标。
在装配线将所使用的零部件上所带的看板取下，以此再去前一道工序领取。前工序则只生产被这些看板所领走的量，“后工序领取”及“适时适量生产”就是通过这些看板来实现的。
(二)防止过量生产和过量运送
看板必须按照既定的运用规则来使用。共中的规则之一是:“没有看板不能生产，也不能运送。”根据这一规则。各工序如果没有看板,就既不进行生产，也不进行运送;看板数量减少，则生产量也相应减少。由于看板所标示的只是必要的量，因此运用看板能够做到自动防止过量生产、过量运送。
(三)进行“目视管理”的工具
看板的另一条运用规则是“看板必须附在实物上存放”，“前工序按照看板取下的顺序进行生产”。根据这一规则，作业现场的管理人员对生产的优先级能够一目了然，很容易管理。只要通过看板所标示的信息，就可知道后工序的作业进展情况、本工序的生产能力利用情况、库存情况以及人员的配置情况等。
(四)改善的工具
看板的改善功能主要通过减少看板的数量来实现。看板数量的减少意味着工序间WIP的减少。如果在制品存量较高，即使设备出现故障、不良产品增加等生产劣化因素，也不会影响到后工序的生产，所以容易掩盖问题。在拉式生产方式中，通过不断减少数量来减少在制品库存，就使得上述问题不可能被无视。这样通过改善活动不仅解决了问题，还使生产线的“体质”得到了加强。
看板方式虽然是一种与传统推式生产方式完全不一样的生产管理方式，但这并不意味着它能完全取代传统的推式生产计划。两者的应用应该相辅相成，共同构成一套完成的生产管理模式。
传统生产计划由计划职能部门做出，并以文字的形式发出，然后依靠调度进行调整。而看板取代了传统的制订周计划或者日计划后的控制工作，在看板方式下，计划由作业员根据现场实际情况调整，并且采用目视信号代替了文字形式的生产指令。
拉动看板取代了生产计划的以下内容:
1.为了保证计划进度，每日不得不做的调度工作。
2.为了制订合理的计划，计划员和管理者不得不过于频繁地巡视现场，察看生产进度情况。
这样一来，物料员、计划员、管理者就得以解放出来，把时间用在解决异常问题和进行持续改善上来。最后，拉动看板对整个增值工序实现了很好的控制，而且作业员通过拉动看板获得了充足的授权来控制生产线。
下图就是看板对于生产及流转的示意：
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