秘书应当认识工作分析
工作分析（职务分析、职位分析），是对组织中某个特定工作职务的目的、任务或职责、权力、隶属关系、工作条件、任职资格等相关信息进行调查、收集与分析，以便对该职务的工作做出明确的规定，然后加以系统、科学的描述和规定的活动。
要素：工作内容（what），责任者（who），工作岗位（where），工作时间（when），如何工作（how）为何进行这项工作（why），然后再将该工作的任务要求进行书面描述，整理成文的过程。
工作分析的结果将形成工作描述书与工作规范书。
一、准备阶段的秘书工作
1.协调组建结构合理的工作分析专家机构。
2.协调确定工作分析的原则、目的、方法及步骤。
3.协调宣传、发动。
4.协调选定样本。
5.把各项工作分解成若干个工作元素和环节。
二、调查阶段的秘书工作
1.设计各种调查问卷和提纲。
2.灵活运用调查方法。
3.广泛收集有关信息。
4.信息评价。
三、分析阶段的秘书工作
1.仔细审核已收集的各种信息。
2.创造性发现有关工作和任职人的关键信息。
3.归纳、总结出工作分析所需要的材料和要素。
四、完成阶段的秘书工作
1.草拟“工作描述”、“工作规范”。
2.对比“工作描述”、“工作规范”。
3.完善“工作描述”、“工作规范”。
4.评估“工作描述”、“工作规范”。
工作任务二：
遴选工作分析方法
一、职能工作分析法
以员工应完成的职能与应尽的责任为核心，列举员工要从事的工作活动，确定工作活动程度或结果的测量方法。
该方法对每项任务要求作某种详细的分析，撰写起来相当费力费时；以定性分析为主，缺乏定量分析，不利于进行不同职位之间的职位信息比较。
三、工作面谈法
工作面谈法是工作分析中大量运用的方法之一，其特点是侧重于对工作本身有关特征的分析和研究。该方法主要用于对管理职务的分析，面对面地交流信息，能得到问卷调查难以获得的许多其他信息，如任职人的工作态度与动机等，。
面谈的主要内容：工作目标、工作内容、工作的性质与范围、所负的责任。
面谈法不宜单独使用，要与其他方法结合使用。
四、关键事件法
关键事件即是指让工作成功或失败的行为特征或事件，侧重于对人员本身的特征进行分析和研究，主要目的在于对工作行为准则的研究。
关键事件法的不足之处就是：收集关键事件要花费大量时间，而且由于这一方法过分关心工作绩效的两种极端情况(“很好”和“很坏”，“有效”和“无效”)，所以忽略了对平均工作绩效的考察，且不能对工作提供一种完整的描述。
五、观察法
观察法是指在工作现场运用感觉器官或其他工具、观察员工的实际工作过程、行为、内容、特点、性质、工具、环境等，并用文字或图表形式记录下来以收集工作信息的一种方法。
第一，直接观察法。
第二，阶段观察法。
第三，工作表演法。
作者/熊老师（xljixiao）
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