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李正治:如何以高效的方式完成工作任务?

如何以高效的方式完成工作任务?

在上一篇文章《我们为谁而工作,怎么有些困惑了?》中,我提到了“工作任务就是我们的责任,我们要用增长型思维认识工作”。
可是,工作那么多,我们如何高效地完成呢?
本文将介绍两种方法,我个人认为是最基本的方法,也是最持久最有效的方法。

01

将工作分类,找到高价值的工作
是高效能工作的第一步

先给大家介绍一个经典工具“艾森豪威尔矩阵”。
“我把任务分成两类:重要的和紧急的。紧急的问题不重要,重要的问题从来不紧急。”
第 34 任美国总统艾森豪威尔在 1954 年说出了这句经典名言,艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Box)由此产生。

如果我们根据这个矩阵去反思,会发现还真是这么回事。
重要的事情往往不是那么紧急。
比如锻炼身体保持健康这件事,大家都承认很重要,但是不那么紧急。因为就算一两次不锻炼,身体也不会立即就变得不健康。
在工作中也是如此。
重要有如工作计划、总结提高、流程优化、队伍建设、管理提升等工作,都不是紧急的,所以也容易被日常工作中的各种“十万火急”的事务所挤占工作时间。
紧急而且重要的工作,也不是没有,但这种事情绝对不会太多。
如果在某段时期内紧急而且重要的工作占多数,就说明这是一个非正常状态,紧急状态也不应该持续太久。
评估工作的优先级,是我们每一个职场人都应具备的基础能力。
评估工作优先级的依据是什么呢?
应该是重要程度,而不是紧急程度。
如果你在工作时间一直处于来者不拒的状态,就注定没多少时间去处理真正重要的事情了。那工作质量和工作绩效就可想而知了。
所以我们在工作中要养成一种习惯:
能够抓住工作重点,对有些工作可以大胆的说“no”,或者把它延后,这就是我们的判断能力。
作为管理者,还有一个分类方法——不是所有的管理层都要事事亲力亲为。
所以管理者可以把事情分成三类:
一类是必须要干的事情,而且要干得最好,一类是干得过得去就行,还有一类是可干可不干的。
第一类的可以亲自干,第二类可以授权干,第三位不干或授权干。
从分类上来看,管理者要学会授权。
授权是一种很好借用别人时间来扩展自己的时间容量的方法。
所以说啊,管理者有个很好的权利,就是可以购买时间的权利,如果不用,就浪费了。

02
专注,一次只做一件事
是高效能工作的第二步

现在大多数员工都是知识型员工,也可以称为脑力劳动者。

对脑力劳动者而言,现在面临的一个残酷的现实是:

我们的先进技术、社会环境以及各种商业手段,都在无孔不入地迫使或引诱着我们的大脑进入一种多任务的状态。

这种多任务的状态原本就不是我们的大脑所擅长的。

我们经常是边工作边社交,边社交边娱乐,不停地切换工作任务,不停地切换工作状态,即时响应,分秒必争。

这种看似很有效率,实际上却是让人心力憔悴,挫败感、无力感也随之而来。

所以,信息智能时代,要“乐此不疲、兴致盎然”地专注一件事,已经很难。

我们的大脑还是一个矛盾共同体。

一方面,大脑的生理结构注定了无法“一心二用”;

另一方面,大脑鼓励我们进行任务切换。

每次我们完成一件小任务,例如回复了一封电子邮件或者检查了一下社交媒体更新,大脑都会送出一份奖励性的荷尔蒙多巴胺。

小小的成就让我们得意洋洋,心满意足。

这个坏习惯是由恶性反馈循环造成的:做一点鸡毛蒜皮的事情,然后获得多巴胺奖励。

我们觉得自己已经有所作为,而事实真相是,我们把本应投入最重要任务的专注力浪费掉了。

怎么办呢?

一个猎人给了我们回答。

有一位父亲带着三个孩子到沙漠去猎杀骆驼。他们到达了目的地。

父亲问老大:“你看到了什么呢?”

老大回答:“我看到了猎枪、骆驼,还有一望无际的沙漠。”

父亲摇摇头说:“不对。”

父亲又问老二:“你看到了什么呢?”

老二回答:“我看到了爸爸、大哥、弟弟、猎枪、骆驼,还有沙漠。”

父亲又摇摇头说:“不对。”

父亲又问老三看到什么。

老三回答:“我只看到了骆驼。”

父亲高兴地说:“答对了。”

眼中只有一个目标,你就够专注!

不要同时注意多个目标,做多个任务,任务切换不仅会拖慢速度,而且还会消耗大脑的能量。

人脑与电脑不同,无法同时处理多进程。

“多进程”完全是电脑的“专长”,大脑没法跟电脑比。

我们要尊重这个生理结构所给我们的自然规律。

排除干扰,在一件任务完成之前,不要切换到另一个任务。

一次只专注做一件事,这就是高效率的方法。
最后我们做个总结。
高效工作的两个方法,一是把工作分类按紧急和重要程度不同进行分类,努力去做那些重要的事情;
第二就是专注,让自己一次只专注做一件事情,眼睛里只有目标,活在目标里,让自己拥有强烈的目标感。
希望这些认识和方法对你的工作有帮助。


· 本 文 完 ·

口述丨李正治   整理丨绩效君

来源丨《重新认识工作任务》课程音频

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