如果领导突然打电话给你,说是有人在他办公室上访,让你过去处理一下,你该怎么做?如果你是单位的人事主管,现在领导突然让你辞退你的一位好朋友,你该怎么办?如果你是一名城管队员,领导让你去整治街道流动摊贩,你会怎么做?……职场中,难免会遇到领导交给你一些比较棘手难办的事。这时,我们不能有情绪,要知道领导愿意把难事交给你,说明领导对你的信任。同时,这也是你展示才华、锻炼成长的好机会。
那么,当遇到那些难办的事,我们该怎么做呢?喜文乐道总结了“五步工作法”,今天分享给大家。
第一步:善解人意,准确领会意图
我们受领任务时,必须准确领会领导意图的内涵和要义,把握办事的关节点,这是办事与办好事的前提和基础,办事人员不能脱离这一前提而我行我素。比如前文所讲领导请你去他办公室处理上访户的问题,其实质不一定是要在他办公室来处理,因为领导一般都很很忙,日常处理的事务很多,所以最好的方式是去了领导办公室之后,尽快把信访人带离领导办公室再去妥善处理,避免耽误领导的宝贵时间。处理完后,再及时跟领导反馈结果就行了。
首先要吃透,切忌不懂装懂。领导布置工作、下达任务、发出指令时的本意或精神实质及希望达到的目的,结果是什么,要一清二楚,不能含含糊糊,似是而非,知其然,而不知其所以然。尤其是对一些不明白的地方要及时请示领导明确。
其次要摸准,切忌浅尝辄止。在领导当面交待任务时,要注意听清,对没听清、没记准的地方要主动询问,不要怕丢面子,不怕领导批自己笨,切实弄清领导意图,掌握办事的标准、要求和时限。比如前文讲到的整治流动摊贩,领导的意图是近期要检查整治一下,还是长期坚持(当然我们的工作是需要长期坚持做好的),整治后摊贩怎么办,是否进行规范?这些都要心领神会,不明白要事先请示,再拿方案。
三是要领会,切忌断章取义。即换位思考,站在领导的角度同领导同思维,坚持全面的而不是片面的、系统的而不是零碎的去理解领导意图,从多层次、多侧面、多角度把握领导的思想,对领导的意图创造性地进行消化理解和加工取舍。
第二步:明确责任,科学设置预案
《礼记·中庸》有云:“凡事预则立,不预则废。”要想把好事办好,把难事办成,必须充分准备,防止仓促上阵,把关系弄僵,把好事办砸,把简单事办复杂,使能办好的事不好办,能快点办的事反推迟。为此要科学设置预案,根据所办事项的目的、标准、要求、难易程度、需要人员多少等情况,搞好调查分析,围绕领导意图,把任务进行分解,责任区分到具体人,都各司其职,密切配合,不打乱仗。
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第三步:借智借力,及时协调关系
在办理领导交办的事时,有时一个人完成不了,需要有关机关、部门、人员的配合支持,就存在一个协调问题。这种协调很多是非权力支配性的协调。做好非权力支配性协调,我认为关键是要做到四点:
①摆正位置。要秉承领导指示意志实施协调,不能摆架子、耍威风,挟天子以令诸侯,领导的授权,只能作为调整矛盾解决问题的依据,决不能作为抬高自己身份的筹码。
②尊重他人。对办事人即协调者来说,面临的矛盾都是工作上的问题,必须对事不对人,要以自己的诚心诚意打动人,多站在他人的角度考虑,充分听取并采纳他人的合理意见和建议。
③语言得体。良好的人际关系是搞好工作的重要条件之一。工作上的协调,要与配合对象勾通,让其愉快接受协调,非常重要的一条,就是慎用指令性语言,多用商量的口气,不能用上方宝剑来压人,以免伤了和气,影响感情。
④平心静气。在事情多心情烦、协调几次不成、听到不同声音时,不犯急躁病,容得下话,容得下人,容得下事,经得住委屈,有代人受过的气量和涵养,不能遇到矛盾绕道走,要及时调整思维方式和工作方法。
这里再回过头来说说开头提到的问题,如果你是单位的人事主管,现在领导突然让你辞退你的一位好朋友,你该怎么办?这种情况,本质上也是一个沟通协调的问题。难的是,处理这件事要触犯你朋友的利益,极有可能失去这个好朋友。如何兼顾原则与友情,考验着你的智慧。这时,如果能够摆正自己既是人事主管又是谈话对象的朋友双重身份,尊重朋友的情感,耐心细致地解释,安抚朋友情绪,双方平心静气的谈下去,相信定能取得朋友的理解,取得圆满得结局。
第四步:理清思路,分清轻重缓急
分清轻重缓急,是获得最佳工作效益的有效方法。有时自己手上有工作,但领导不一定知晓,同一时间内一个或几个领导又交办事,在头绪繁多,事务纷至沓来的时候,就不能胡子眉毛一把抓,也不能头痛医头,脚痛医脚,整日忙于应付,疲于奔命。
要理清思路,做到头脑清醒,根据任务轻重,时限长短,或根据领导指示,分清轻重缓急,抓重要工作,兼顾其他,忙而不乱,井然有序。当领导交办事和自己业务工作有冲突时,先办领导交办的事;当领导职务不同时,先办职务最高者交办的事;当领导职务相同时,先办时间要求最紧的事;当领导职务相同而时间要求不紧时,先办最先受命的事。
第五步:有始有终,主动反馈信息
工作中,主动向领导反馈工作信息,做到件件有着落,事事有回声,就是对领导交办工作的高度负责。如前文讲的流动摊贩整治的问题调查,除事前周密计划外,事中还要主动汇报进展或完成情况,以进一步落实领导指示。
因为工作场合毕竟是一个复杂的场合,有时尽管想得比较细,协调得比较具体,但实际工作中也会因主、客观因素影响而出现新的矛盾、问题等不和谐现象,在遇到困难、矛盾、问题把握不准时,就应及时请示报告,以得到领导的理解、支持、指点,甚至高位协调。
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