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规章制度既是用人单位规范劳动关系的重要依据，也是用人单位行使用工自主权的重要依据，因此用人单位在用工领域合规发展的第一步就应从制定一套合法合规的规章制度开始（详见前文《指引：如何制定一份“完美”的劳动规章制度》）。但实践中因《劳动合同法》对用人单位在制定、修改规章制度有较高的程序要求，因此造成了很多用人单位虽制定了规章制度，但该制度却因程序不合法等原因而不具有合法性，无法产生相应的法律效力。因此本文依照相关法律规定，结合典型劳动法案例和用工实践，阐明规章制度相关内容从制定、公示到生效过程中的一系列法律问题，以资参考。
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文｜刘俊清 谭梦婷 许佳萌 海蜂法务科技
本文由作者向新则
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规章制度的民主制定程序
《劳动合同法》第四条关于规章制度的民主制定程序的规定为：用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。我们将有关民主制定程序的规定梳理分析如下：
（1）“讨论”：用人单位在起草规章制度后，应当就草案的内容在职工代表大会中讨论或与公司全体职工讨论。
此时需要注意区分的是：除国有企业必须建立职工代表大会外，其他用人单位可以选择建立职工代表大会，但鉴于建立职工代表大会相关制度较为繁琐，实践中多数企业并未建立职工代表大会制度。对于未有职工代表大会机构的用人单位则应与“全体职工”讨论。
（2）“提出方案和意见”：实践之中，“讨论”与“提出方案和意见”往往是紧密相连的。用人单位可以通过召开全体职工大会（或职工代表大会）的方法来征询劳动者意见，充分听取职工的意见。
不过，此时仍面临一个问题，即尽管规章制度规章制度需要与全体职工讨论，但是否需要全体职工的同意或半数以上员工的表决同意，制度方可生效？对此我们认为并不需要：因《劳动合同法》第四条只提及了“协商确定”，并未采用“表决通过”等相关表述，这也就表明规章制度无需参照公司法的表决制度，严格按照表决比例进行通过生效。
但当劳动者提出合理合法的修改意见时，用人单位也应当充分予以考量，避免不具有合法性、合理性的相关规定出现在规章制度中（详见前文《指引：如何制定一份“完美”的劳动规章制度》）。
（3）“工会或职工代表协商确定”：此处的“协商确定”指经过全体职工大会（或职工代表大会）后的第二次协商。工会在规章制度制定和执行过程中起到监督的作用，工会或劳动者如认为规章制度内容不适当的，有权用人单位有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
如同“职工代表大会制度”一样，考虑到实践中并非所有企业都建立了工会制度，对于未建立工会制度的企业，此时只需与职工代表协商二次协商即可（不再需与全体职工协商）。
完成以上三步，规章制度即完成了民主制定程序，规章制度产生法律效力，对劳动者产生约束力，相关典型案例如下：
名称：周某某与重庆某物流有限公司劳动合同纠纷案
来源：重庆市高级人民法院发布第九批劳动争议十大典型案例之案例七
裁判要旨：《某集团反腐败条例》规定，违反禁止利益冲突相关规章制度，属于严重违纪行为，公司将给予辞退。本案中，周某某签署了“员工遵守《某集团反腐败条例》承诺书”，知晓用人单位关于禁止利益冲突的规定，其理应遵守某物流公司的规章制度。周某某通过其全额出资设立的公司与某物流公司开展快递合作业务，利用折扣优惠赚取差价，且未进行报备，严重违反了公司规章制度和诚实信用原则，某物流公司据此解除双方劳动关系不违反法律规定，人民法院遂判决某物流公司无需向周某某支付违法解除劳动合同赔偿金。
反之对于未完成民主制定程序的规章制度，并不产生法律效力，对劳动者不产生约束力，相关典型案例如下：
名称：李某诉某物业公司劳动争议案
来源：2017年度成都法院劳动争议十大典型案例之典型案例六
裁判要旨：该案中，物业公司虽向法院提交了单方解除与李某劳动关系所依据的《人事基础管理操作规范》，但未提交能证明上述规章制度系经法定程序制定并曾向李某告知、对李某处理系按照法定程序作出的证据。也即，物业公司未提交证据证明单方解除与李某劳动合同的合法性。故物业公司单方解除与李某劳动合同系违法解除劳动合同，依法应当支付李某经济赔偿金。
最后需要补充的是，当劳动者入职前用人单位已经制定了规章制度，此时就不必再要求用人单位为该劳动者而重新进行规章制度的民主程序，只需对其公示相关制度即可。若劳动者不愿接受用人单位的规章制度，用人单位可选择不与其订立劳动关系。
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规章制度的公示程序
合法制定的规章制度，如果没有向劳动者进行公示告知，该制度对劳动者同样不发生效力。
名称：株洲某精密刀具有限公司与何某劳动争议案
案号：湖南省株洲市中级人民法院（2023）湘02民终206号
裁判要旨：上诉人以被上诉人违反公司制定的《员工手册》所规定的规章制度为由，对被上诉人给予开除除名处理，但未能提供《员工手册》已向被上诉人公示、学习的相关证据，应承担举证不能的责任。故本院依法认定上诉人对被上诉人作出开除除名决定、解除与被上诉人的劳动关系缺乏依据，系违法解除劳动合同。
规章制度的公示的方法：
司法实践中劳动争议领域用人单位有较多的举证责任，对于规章制度制定、公示的举证责任亦不例外。因此，用人单位制定的规章制度不仅应当告知劳动者，更应当对告知程序留痕。从证据留存的角度出发，我们建议用人单位可以采取以下方式进行公示：
（1）通过办公软件、公告栏等方式直接公告。可以将规章制度发布在办公软件上（如钉钉、飞书等）或直接张贴在公司等宣传公示栏，但直接线下张贴不容易取证，因此不建议用人单位采取该方式。
（2）组织学习。通过部门会议或全体职工会议，让员工学习规章制度的相关内容，保留好培训记录、签到表。也可以通过开卷考试的方式，让员工填写关于规章制度的学习记录。
（3）直接签收。也即，在规章制度之外制定专门的签收表，让全体员工在签收表上签字。且若劳动者在制度生效后才入职，用人单位可以在劳动合同中约定有效的制度签收条款，在与员工签署《劳动合同》时，直接将现有的规章制度或《员工手册》一并签收。
同时，随着电子信息技术的发展，我们更建议企业通过电子数据的方式对规章制度进行公示。
依据最新修订的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》，电子数据包括下列信息、电子文件:
（一）网页、博客、微博等网络平台发布的信息应用；
（二）手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络 应用服务的通信信息；
（三）用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通 信记录、登录日志等信息；
（四）文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件；
（五）其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案 件事实的信息。
实践中，用人单位即可通过企业微信、钉钉、OA系统与人力蜂等智能办公软件对规章制度进行公示并保留相关证据。
同前文，经过公示程序的规章制度合法有效，对劳动者产生拘束力，用人单位可依此进行用工管理，相关典型案例如下：
名称：李某与成都某科技股份有限公司仲裁裁决案
来源：成都法院劳动争议十大典型案例（2019年）之案例九
裁判要旨： 本案中的用人单位显然已经制定了规章制度约束员工从事第二职业的行为。根据《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释(一)》第十九条规定：“用人单位根据《中华人民共和国劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的（通过邮箱发送），可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”某科技公司通过民主程序制定的《集团内控基本法》没有违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示，可以作为审理劳动争议的依据。李某明确知晓《集团内控基本法》相关规定，知晓上班期间从事“微商”工作属于被申请人《集团内控基本法》规定的红线行为及重大违规行为，并在其上司告诫之后，仍然售卖减肥产品，违反单位规章制度，应该承担相应的责任。
法条链接
《中华人民共和国劳动合同法》(上文简称《劳动合同法》)
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