作者丨邓学敏
来源丨炜衡上海律师事务所（转载已获授权）
邓学敏
北京炜衡（上海）律师事务所
执委、高级合伙人
编者按
律所知识管理这件事，说的人多、做的人少，想的人多、干的人少，重视的人多、实践的人少。原因更多在于都知道知识管理这件事，但不知道这件事如何干以及如何干好。今天，律新社为读者分享一篇来自北京炜衡（上海）律师事务所邓学敏律师的干货。
律新社了解到，北京炜衡（上海）律师事务所2019年实现创收1.267亿元，人均创收超100万元。支撑其创收的不仅在于其内部优质的管理体系，也和其打造的高效的知识管理体系密不可分。
知识管理，通常被认为是管理学上的一个特定概念，是对知识内容、知识创造过程和知识应用进行规划和管理的方式。但对律师工作来说，知识管理却是一个贯穿执业生涯的鲜活过程，无论是主动还是被动，它都直接影响着律师的执业体验和执业质量，毕竟这个职业的核心竞争力就是知识（不限于法律知识）。
那么，当我们在谈论律师团队知识管理的时候，究竟是在谈论什么？律师团队知识管理的内容、范围和主要表现形式又是什么？对此，不同律所、不同律师可能都会有不同的理解。笔者结合炜衡律师团队知识管理方面的一些经验，作些总结与思考，与大家一起分享、探讨。
知识管理体系思维导图
律师团队的知识管理工作，主要围绕着三个要素展开：形式管理、内容管理、技术支持。接下来，笔者会对这三个要素进行逐一阐述。
01
PART
形式管理
我们在形式层面的知识管理工作，主要包含流程设计、方法总结与格式规范三个方面。
1流程设计
我们根据不同的法律服务类别，设计不同的工作处理流程与团队分工流程。例如，针对并购业务，我们将前期的行业研究、法律研究、尽调程序、尽调报告撰写、问题研究、协商谈判、交易结构设计、交易文件草拟、付款与交割、投后管理、底稿归档等不同环节的事项逐项分解，总结各个环节的主要工作内容，在此基础上进行团队分工。通过合理的流程设计，我们能相对精确地把控项目进度与质量。
2方法总结
方法论是我们认识世界的工具。在专业工作领域，好的方法往往成为专业与非专业的分水岭，同时也是一个贯穿全程、不断更新的闭环体系。对于律师工作而言，良好的工作方法有利于实现法律服务的高效、审慎和迭代进化。
我们非常重视对相关工作方法的总结，除了最近以“图解并购”系列文章的方式对并购方法进行系统深入的总结之外，面对一些新型业务，我们也是一边摸索一边总结工作方法。例如，对于证券类金融纠纷，如何利用公开信息迅速、全面地找到发行人的财产线索，除了利用针对一般企业的通用搜索渠道，还可以结合证券市场的信息披露平台、规范要求，查询到更多有价值的信息。
这些信息，有些是直接的财产信息，有的则需要作进一步的分析、挖掘。我们在此基础上形成了一套行之有效的财产线索查询方法，能够快速、全面、有效地查询到发行人披露的财产线索，并通过司法途径实现了对债权人权利的有效保护。
3格式规范
格式的作用有两种：统一条理与视觉区分。例如，我们通过规范文件档案的目录格式、分级格式、命名规范，使得我们在文件归档时，达到体系明确、条理清晰、一目了然的效果，从而提高了归档与查阅工作的效率。这对于人数众多的律师团队显得尤为重要，否则经年累月的法律文件难免堆积为一团乱麻，知识管理更无从谈起。
此外，固定的格式使得律师团队的知识成果具备了特殊的“视觉形式”，从而为律师团队的服务贴上了区别于其他人的标签。这些格式是一个综合的体系，包含了特定的文件形式（法律意见书、备忘录、诉讼文书、律师函等）、字体、间距、封面、页眉、页脚、Email签名等，最终使无形的法律服务产品，具备了个性化的产品形态，让客户不用看署名就知道是出自哪家律所或者哪个律师团队。我们将其称之为格式规范的“视觉区分”。
02
PART
内容管理
我们常说，法律服务要注重“从形式到内容”，这句话对律师团队的知识管理也同样适用。在内容的知识管理层面，我们总结的两个关键词是“总结”与“标准化”。
1知识总结
不同于形式管理层面的方法总结，内容管理的总结侧重于法律服务内容本身。在法律服务前期的法律研究阶段，我们以法律研究报告的形式，对与拟开展项目/案件相关的规范、案例、行业进行研究、总结，作为后续具体服务项目/案件的重要参考。在项目/案件结束后，我们会对其进行复盘，总结相关要点、经验、不足，并形成结案报告，对具体项目进行总结。
在此基础上，我们会将实践中遇到的具体法律问题，进一步整理成相关文章，并根据实际情况，对不宜公开发表的内容，以备忘录的形式发送给相关客户参考，而对可公开发表的内容，我们会发表在团队创办的公众号“金融法律观察”或其他媒体平台上。
值得一提的是，团队公众号亦是知识总结的重要方式之一。为了保障团队公众号平均每周两篇原创文章的活跃度，同时也为了培养团队成员及时进行知识总结的习惯，我们设计了一套公众号的运营与管理机制，目前已取得初步成效。
此外，我们也会经常举办或参加一些专业讲座、沙龙，并作为主讲人分享专业知识与经验，通过这种对外交流活动，我们得以反复审视自己的知识总结工作，不断发展改进；看到其他专业人士发表的与业务相关的文章，我们也会及时分享给团队成员，以扩充团队的知识储备，查漏补缺。
2标准化
内容上的标准化，笔者认为可能是内容管理中最复杂的一项工作，要清楚怎么做和怎么做好，都很不容易。通常我们理解，对于法律文本共性的内容，我们可以尝试标准化、格式化。例如，之前我们金融证券部拟定了所内证券法律服务的《证券法律业务指引》《查验计划编制格式指引》等文件，就是建立在证券业务监管规则的统一要求之上，对共性要求的提炼总结。
但内容标准化的难点在于，对于哪些属于共性内容，很多时候难以作出准确判断。即便是法律文件中的声明与免责条款，都可能因为不同的项目而需作出特别调整。因此，内容管理的标准化，只能是一个相对的状态，我们就某一类型的法律文件，可以建立一个甚至多个参考文本，但是从审慎勤勉的角度考虑，却不可抱着一劳永逸的思想，届时还需具体情况具体分析。
另一方面，内容标准化需要耗费的时间精力也是巨大的，这必须是一个执业中长期积累的过程，难以在短期内实现。同时，内容标准化的基础与目标都在于内容的高度共享，这使得在传统合伙制的模式下，跨团队或事务所层面的内容标准化存在客观难度。它需要不同团队、不同律师的通力合作，以及长期的投入与持续的分享，更需要大家在价值观层面的一致，还有公平合理的制度安排。
但无论如何，内容标准化对于知识内容管理乃至整个知识管理工作都是至关重要的。如果说上文提到的“格式规范”使我们的法律服务产品形成了形式上的“视觉区分”，内容标准化则是形成了实质上的“知觉区分”，它将使团队成员的行文、表述、论证，甚至是执业风格都逐渐趋同，并贴上了鲜明的特色标签，有利于提高团队法律服务的质量与效率。
03
PART
技术支持
虽然我们把技术支持放在最后，但在数字化时代，技术对于知识管理的重要性是不言而喻的，或者可以说，如果没有合适的技术支持，有效的知识管理将难以实现。结合炜衡律师团队的情况，我们认为协同办公系统、检索工具、工作管理软件，是目前对知识管理非常重要的技术支持工具。
1协同办公系统
协同办公系统解决的核心问题是知识管理中的信息共享。高度的信息共享是知识管理工作的基础，也是知识管理指向的目标。如果团队内部的信息无法实现高度共享，或者知识成果无法被全体成员分享，知识管理工作将无以为继。例如，如果团队各成员之间的项目文件彼此独立、甚至保密，内容标准化的工作是无法开展的，即便纸质归档文件可以向全体成员开放，查阅、对比、提炼的效率也会比较低。利用协同办公软件系统，可以实现团队内部成员之间全部项目文件的透明、一致及同步，实现知识的高度共享，为知识管理工作提供了重要基础。
2检索工具
律师需要完成大量的检索工作，包括法规检索、案例检索、工商信息检索、财产检索、知识产权检索、网络舆情检索等等，在知识管理中，这些检索也是知识总结的基础性工作。一般情况下，对于法规、案例等的检索，律师协会或事务所都会采购一些检索工具提供给律师使用。但对于其他的互联网数据信息采集，律师采用的检索工作尚属有限。我们建议就金融证券市场的信息，可以考虑使用一些金融行业常用的检索工具，他们对于数据的收集、整合、分析能力值得我们借鉴。或许，在不远的将来会有企业将法律与金融信息检索相融合，开发出全新的检索工具。
3工作管理软件
从某种意义上说，律师的工作（包括知识管理）就是特定期间内的程序性工作，律师服务的核心要素就是时间。因此，对项目/案件的有效管理，对于律师来说至关重要。以前我们利用日历记录重要的时间节点、进度安排、重大事项，后来靠手机备忘录，现在我们可以选择工作管理软件（智能辅助工具），由团队内部共享案件/项目管理信息，实现事项提醒、流程管理、团队协调的统一。
04
PART
结 语
总体来说，律师团队知识管理工作的目标，是希望律师团队成员之间打破个体之间的壁垒，实现知识的共享、共融、共通，使得律师团队从松散的个体集合，演化为一个拟人化的集合个体。知识管理看似是一套冰冷的制度体系，实质是一团温暖的价值运作，客观上任何一名成员的离开，都不会实质地影响团队的有效运行。主观上，它又让每个团队成员之间形成高度依赖，彼此难以舍弃。这是我对于律师团队知识管理价值的理解，也是我认为值得大家为之付出的原因。
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