《5分钟商学院·基础》第48、49周：效率工具

236.白板

看上去是平淡无奇，其实不断创造神奇的工具，可以把我们从结构化思维，有边界的思维，不能错过的思维中解放出来，帮助我们随时随地无边的思考

如何使用：

1. 小办公室把柜门做成白板，中办公室把立柱做成白板，大办公室把墙面做成白板，甚至装修一个用白板做的创意空间。

2. 可以在家里用装饰效果的黑色烤漆玻璃，在物体表面刷白板漆，甚至旅途中用静电板贴，放飞你的思考。

237.移动办公

三种工具：

1. 带手写笔的平板电脑，把创造性思维拓展到旅途中；

2. 大屏手机+蓝牙键盘+手机支架，营造类电脑的办公环境；

3. 蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机，营造更健康轻松有效的音频环境。

238.电子书

1. 能读电子书，不读纸质书：阅读量提高，随时阅读；笔记可搜索；互动性加强。

2. 选择好的电子书阅读器：得到，多看，kindle

239.知识管理

几种信息收集工具：

1. 手机扫描仪——office lens或者扫描全能王

2. 名片识别软件

3. 其他——印象笔记转存邮件，微信文章，微博，网页。

240.云服务

随时随地访问文件，照片，和其他一切资源，提高你的商业管理和个人效率。如百度云盘。

241.搜索工具

1. 掌握搜索技巧：-减号（剔除信息），|（分隔符，将含有分隔符分开的关键词的信息搜出来），intitle（关键字出现在标题），filetype：（指定文件名）

2. 善用关键词：巧妙选择、修改关键字，不断接近答案。

242.邮件，日历，联系人

1. 商业邮件，不用免费邮箱

2. 保留一切电子邮件，随时查看

3. 把一切事情放入日程

4. 善用日程提醒功能

5. 保存联系人要带国别、区号、照片

6. 记住联系人生日，纪念日，孩子生日。爱好等信息

243.协同软件

这世上的工具分为两种，一种想用就用的主动工具，如螺丝刀，不想用就可以不同。另一种是不用不行的被动工具，如流水线，配件在传送带上一直往前走，你无法叫停整体的进度，只能配合。

PDCA和SMART原则，Scrum方法都是主动工具，只有把这些主动工具，放在协同软件这样流水线一样的被动工具上，才能让所有人的个体进度服从整体进度，高效前进。

如Teambition、Trello、Worktile、Tower

1. 自动化的PDCA循环：创建一个任务，设好3w（who do what by when），同事收到后拖到“待处理”

2. 强制化SMART原则：要求每一项任务符合SMART

3. 可视化scrum方法

所以协同工具解决至少5个问题：

1. 人工管理成本高，工作反馈有延误

2. 口头布置工作理解不透彻，容易遗漏，无据可依，无法问责

3. 工作分解，多人执行，无法追踪

4. 无法了解间接下属的工作情况

5. 计划赶不上变化，过程不可控。

244.休息运动

有效休息工具：白噪音软件，眼罩+降噪耳机，跳绳（跳绳5分钟相当于慢跑半小时，建议买防缠绕跳绳）