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计划总是完不成?来看看《规划最好的一年》,成为计划专家

接受挑战,就可以享受胜利的喜悦。——巴顿

每年的年初,互联网上总能见到各种雄心勃勃的新一年计划,立志健身的,阅读的,学习外语的,种种不一而足。

六个月后,互联网上又蓦然燃起焦虑的火苗,围绕着“今年已经过去一半了,年初的计划完成了多少”这一主题,总是得意者少,懊悔者多。不过幸好还有剩下的六个月,大部分人不会彻底放弃,而是掺杂着对自己的不信任立下五花八门的誓言。

等到年末将至,则满目哀鸿遍野,偶见颇有收获的网友出现,总能收获大量歆羨不已的目光——带着自愧弗如的赧然。

我们不禁要问,是什么因素让一些人得以成功?

又是什么因素在阻碍另一些人走向成功?

非常典型的困扰

1 如何完成任务

人生的一大错觉即是“没关系,时间还有很多”。脍炙人口的《明日歌》更是一针见血地概括出对于时间流逝的速度,我们显然持有了过于乐观的态度。

明日复明日,明日何其多,我生待明日,万事成蹉跎——《明日歌》

幸运地是早就有前人注意到了这一点,并且提出了许多方法试图让时间重回我们的掌控之中,这些方法因其至少对部分人相当有效而得到推广和优化。

GTD方法论

GTD全称“getting things done”,直译即是“把事情做完”。

它的理论基础在于人脑面对多项待办事项时会产生额外的焦虑,以至于本来能做完、能做好的事情也变得做不完、做不好。

因此以列项的形式将大脑中无法“放下”的事项记录下来,从而达到厘清思路、清空大脑的目的。

至此,可以说已经完成了一半的工作量,下一步只需集中精力各个击破,把自己当作“没感情的执行机器”,在做任何一项任务时只集中于此,没有瞻前顾后或踌躇不前,直到任务全部完成。

GTD的好处是显而易见的,多年来的长盛不衰也说明它解决了许多人的困扰。

番茄工作法

闻名全球的番茄工作法由弗朗西斯科·西里洛于1992年创立,在中国,大众更熟知的是《番茄工作法图解》一书。

番茄工作法的要义依然在于提高人们集中注意力的能力,利用设定精准的番茄钟(即定时器)迫使大脑习惯于工作——休息——工作——休息的规律。

其理想效果为在工作时间段内心无旁骛专注于工作,直到番茄钟提示休息时间已到,进行片刻放松,随后又投入到下一个工作番茄钟。

实际上,不少人愿意将GTD与番茄工作法结合起来,前者用来厘清事项,后者帮助执行。

不管是GTD还是番茄工作法,其能否成都依赖于一个极其重要的因素——工作效率。

如果效率过低,GTD清单便无从继续,番茄钟也只是白白浪费。最终的结果依然是大把的待办事项停留于笔端,无法付诸实践。

关于提高工作效率,另有一本享誉全球的《深度工作》能帮助你。

这本书指出,想要达到我们希望的工作效率,唯有获得深度工作这一能力才能实现。

该书的第一部分详细论证了深度工作的理论基础,不仅是从概念上,也从神经学、心理学和哲学方面进行了探讨。

第二部分则提出了要实现深度工作的几条准则。尽管诸如“远离社交媒体”这样的劝诫似乎是老生常谈,但作者卡尔·纽波特针对每一准则也运用了科学、系统地阐述方式,每一条准则都具有坚实的理论基础,而非仅仅是感觉上的正确与否。

对于初次接触时间管理的人而言,以上的内容看似足够让我们变身效率达人,然而,只要亲身实践一下GTD或番茄工作法,就会发现一个意料之外的困难——无法列出待办清单。

2 如何列出有效的待办清单

关于如何甄别事情的轻重缓急方面,有四象限法则可供我们参考。

四象限法则示意图

将事情分为“重要又紧急”“重要不紧急”“不重要紧急”“不重要不紧急”四大类,并以此为原则为事项排序,是四象限法则的主要用途。

显然,四象限法则对于每到晚上便纳闷时间都去哪了的人是一剂良药。这是因为太多人总是误把“不重要紧急”的事视为“重要又紧急”。

特别是在工作中,被截止期限追着跑时,没有几个人能再分神去考虑紧急的事项是否具有同等的重要度——这将决定你需要为它分配多少精力。

例如一份下班前忽然通知明早要提交的报告,是需要你加班两、三个小时还是通宵达旦?要知道,如果打定主意想把工作做得尽善尽美,那就算是需要通宵也不稀奇,问题是工作中内容并非全部都需要尽善尽美。

四象限法则适用于生活中大大小小的事情,习惯了这种判断方法,在一件事所需的时间、金钱超出心理预期时我们会更加敏感,也有助于拨开生活之繁琐挡在眼前层叠的迷雾,让我们得以重视起那些“重要不紧急”的事,例如锻炼、戒烟戒酒、减少玩手机的时间、早睡早起等等。

伴随着四象限法则而来的残酷事实是,我们很容易高估自己的精力和体力。

对于上班族,最常见的情况之一就是计划周末或假日来一次彻底的大扫除,却在扫完地的时候就深感被家务掏空了身体,面对计划清单上的清洗油烟机、整理衣柜等内容,不产生挫败感是不可能的。

不过别担心,抵抗着强烈的挫败感多来几次,最终我们会意识到自己大概能做多少事情——远比你开始以为的要少。

这意味着我们必须在待办事项中加以甄选,尽管此时的清单上全部都是我们认为比较重要的事情,我们也不得不从中挑选出更加重要的那些。

这就要使用到家务收纳上的革命性名词——断舍离。

断舍离的概念常被用于对待具体物质的态度,然而在制作待办清单时,我们面临的窘境与之别无二致——都是要放弃一些,留下一些。

换句话说,我们不得不在这一阶段即和自己的“贪欲”坦诚相对。这世界上有益身心的事情实在太多,我们不可能将其都囊括在待办清单中。

在头脑中对待办事项进行断舍离,留下真正呼应内心需求且我们有一定信心可以做到的,这不仅大大减轻之后执行计划的负担,也更有助于专注能力的培养。

3 完整计划新一年

用一年的时间,让自己脱胎换骨,听起来并非全无希望。毕竟,一年足足有12个月,即52周,365天。

哪怕什么都不做,只是一天背20个单词,一年后的词汇量已超出CET-6的大纲要求——烦恼于六级考试的大学生有没有考虑过这个方案呢?

以年为单位制定计划并不意味着这是个一年后才面临结果的挑战,把验收时间设置地太晚是制定计划的大忌,实际上这只是为了配合大多数人习惯在新年将至时燃起的雄心壮志罢了。

制定一整年的计划,自然要用到前文所述的诸多理论和方法,然而它们都着实太过零散,倘若东一榔头西一棒子的学习,见招拆招,无疑对达成我们期待的目标帮助有限。

与其直到列不出待办清单才去学习应用四象限法则或断舍离,直到发觉自己的拖延症如何严重才去阅读《结构化拖延》以改进,直到烦恼于工作效率低下才去尝试深度工作,我们无疑更希望由一位经验丰富的人引领我们前进,这必然能减少走弯路的可能。

综合了以上种种,且实操性极强的“领路人”首推《规划最好的一年》一书。

作者迈尔克·海亚特不仅亲身实践证明了照此完全可以过上我们梦寐以求的高效能生活,而且通过开设的“5天即达最棒的一年”线上线下课程改变了逾千万美国年轻人的命运——他们中的一部分作为典型例子出现在书中,我们可以看到,在试图改变现状面前,大家的困扰和烦恼何其相似!

改变的第一步永远来自于内心而非外部,没有内心的改变,行动的改变就无从谈起,这也是为什么海亚特在第一章围绕着“观念升级”进行了阐述。

即使是用最温和地语气,也不妨碍海亚特表现出犀利和独到的观点。

例如在谈到困囿于资源不足从而无法行动的问题时,他说:

“资源从来都不是我们实现目标过程中的主要挑战——从来都不是。事实上,如果你现在已经具备实现目标的一切资源,那么你的目标可能太小了。”

在习惯于抱怨缺乏资源的人看来,这不啻于一记响亮的耳光。

在谈到寻找伙伴一起行动更好时,他说:

“分享目标,但不要分享给所有人。”

要知道是否告诉他人自己的目标是非常具有现实意义的烦恼。

如果你开始一项新的计划,要不要告诉你身边的家人、朋友或同事?有些文章说告诉别人自己的目标有助于他们监督你完成,有些又说心理学表明人在告诉他人后大脑容易默认为目标已完成从而失去动力,显而易见这是两种完全对立的观点。

海亚特用寥寥数句点破了这一问题。

诸如此类的句子不胜枚举,贯彻全书。

观念升级之后是具体的行动措施,与许多注重理论分析和讲解的书籍不同,《规划最好的一年》有成为教科书的潜质——照着书中的每一个步骤去行动,即使你半信半疑,也不得不承认他的方法确实行之有效。

《规划最好的一年》另有一个与众不同的亮点是它具有相当程度的人文关怀。

在其他注重实操的书中,读者们容易感到力不从心,进而怀疑起自己是否天生能力更差。这是因为它们没有考虑到作为人类必然会有软弱、犹豫、遗憾的时候,这些负面情绪显而易见对于执行计划都有影响。

一味强调高效、完美的结果固然具有强大的吸引力,却也容易让经验匮乏者陷入盲目的乐观自信,实行时又备受打击,从而难以坚持。

海亚特考虑到了这些典型情况。

他提出学会感恩,表面上看这是要我们知足常乐,其本质在于保持正面的心境,先从内心保持乐观;

面对遗憾,他强调遗憾意味着机会,因为遗憾的情绪本就预示着事情尚有回转的余地,我们尚有努力的空间;

面对实在无能为力的目标,他也很干脆地提出删除目标,随后又建议最好进行目标的替换;

面对风险,他一针见血地指出“没有风险的目标没有价值”,这风险可能是身体上的,也可能是精神上的或物质上的,然而“风险是朋友”,我们会“在旅途中成长”。

这些鼓舞人心的话并不空洞乏味,而是客观又理智,经得起反复思考,具有很强的现实意义。

全书的实操性极强,但是在最后两章才进入“付诸行动”的环节。这又是这本书的另一亮点——以充分的准备铺好行动之路,而不是寥寥数语让你开始,却没有给出在思想上做准备的时间和过程。

想要获得良好的执行效果,前提是制定好可行的计划。最终呈现于纸面的内容或许并不多,更重要的反而是在此过程中我们的所思所想。

我们要总结过去(第二步)、设计未来(第三步)、找到动力(第四步),随后才能正式开始行动(第五步)。

海亚特厘清了制定计划的思路,又在其中详细阐述了具体的方式。

例如在第二步总结过去中,事后回顾又分为四个步骤:1、陈述理想的结果;2、承认实际结果;3、从经验中学习;4、调整行为。

如果只告诉读者要做事后回顾,读者也只能认识到应该存在回顾这一过程,却没办法习得有效的回顾方法。

在第三步设计未来、第四步找到动力和第五步付诸实践中这些内容也十分丰富。

所谓极强的实操性,正是在于本书提出了非常具体又细致的行动方法,从而让对如何进行时间管理、制定待办清单、提高效率一无所知的读者也能迅速上手尝试。

更为重要的是,这是一本非常全面的方法指导书,正如其书名所示,完全可以按照它的步骤制定年度计划,实现“突破的一年”。

在零零散散对制定待办清单、提高工作效率等方面有了不连贯的认识以后,我们正需要如《规划最好的一年》这样能纵览全局的“领路人”,帮助我们将各方面的方法和理论融会贯通,从而在现实意义上克服各种困难,实现自我突破。

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