我认识这样一位秘书,他是为某市副市长服务的。但没跟多久,领导就不要他跟了。我问他,到底是怎么回事?他说那天晚上下班前,副市长告诉他明天上午八点从单位出发去某企业调研。可是他在领导交代这件事时,正好在开小差,没听清。第二天上午,秘书按正常上班时间八点半到办公室,一打听才知领导八点就去企业了。我问他,你后来向领导解释过吗?他沮丧地说,领导最讨厌时间观念不强的干部了。解释不解释一样的。这是一个没有跟牢领导的小案例。我当秘书的第三条体会是:“跟牢领导”。
跟牢领导有三境界。这三境界分别是:跟牢领导之人、跟牢领导之事、跟牢领导之心。
第一境界是跟牢领导之人。就是要与领导形影不离,领导走到哪里,秘书跟到哪里。这是最基本的。领导参加会务活动,秘书不能不在,除非领导交待你去做很重要、很特殊的工作。一些老秘书往往跟领导时间长了,也会有些小心思。比如领导参加会议,时间会比较长。秘书就会觉得呆在会场无聊,或跑到办公室休息,或在会场外与人聊天。我当秘书时就曾犯过这样的错误:随领导到会场,放好领导的公文包、茶杯、讲话稿,会议一开始,就偷偷溜到办公室,打开电脑看新闻。没想到会议中途,领导从主席台下来,要找我交代事情,辛亏我已回来,正好在会议室外的走廊里碰到了领导。跟牢领导之人,要做到以下几点:
一是时刻出现在领导视线之内,方便领导随时发出指令,及时提供相关服务。一开头举的这个案例,连领导调研出发的时间都没能掌握,必然跟不牢领导。当领导秘书不能如普通干部那样可以按时上下班。领导没有离开办公室,不管如何晚,都不能离开。某市政府领导秘书小陈家里杂事较多,孩子上幼儿园需要接送。领导了解这个情况后对小陈说,要么你还是换个岗位吧,跟着我太辛苦。小陈说,我会处理好的。就这样他雷打不动跟了领导八年,起早摸黑,服务出色,得到组织和领导的充分肯定。
二是参与安排领导每天、每星期、每月的公务活动。安排领导的公务活动是一项重要工作,领导本人、办公室领导都会提出意见,秘书要参与其间,了解每项公务活动的来龙去脉,掌握时间、地点、随从人员、议程等各项节点,做到烂熟于心。一般来说,对领导的行程安排非常熟悉的秘书,领导的形踪不会失控,更不会出现跟丢领导的现象。从某种意义讲,秘书服务领导,从管理学角度讲,就是在管理自己。为了记牢领导日程,我的做法是采用思维导图软件,每天做一张树形图,把自己要为领导服务的各项工作都标在图上。如下图(此图仅仅是做个例子,内容不要较真):
三是随时落实领导在现场提出的各项要求。秘书跟随领导不是简单的形影不离,不是给领导做个伴,而是要在第一时间,把领导作出的各项指示、要求、意见、通知等,迅速落实好。传达领导的意图要讲究技巧。比如领导外出调研发现路上广告牌摆得不正,或者卫生较差,交代你打电话要求有关部门立即整改。那你就得适时打电话,但不要摆着领导的面,不要夸大或缩小领导的不满。个别秘书不太老练,在领导气头上立即当着领导的面打电话,你可能没有传达好领导的意图,领导就会夺过你的电话,直接训斥对方。这样气氛就会比较凝重,让领导火上加油,让你自己感到不会办事,让对方也会不快。
第二境界是跟牢领导之事。就是要协助领导把他所分管之事努力做好。领导要把工作做好,既取决于他分管的部门干部,也依赖于为他服务的办公室同志,其中一个特殊的角色就是秘书。秘书在领导履行职务时起着重要作用,秘书要跟牢领导,大量的工作要跟牢领导所做之事,为领导所做之事,提供各方面的服务。离开为领导所做之事的服务,都是脱离主要矛盾的服务,领导肯定不会满意。
一要跟牢领导的决策。当参谋做助手,是秘书服务领导的重要内容。秘书不能为领导提供这方面的服务,那么作用、影响力和地位就大大降低了。不要以为做参谋就是秘书长、办公室主任、副秘书长、副主任的事情,秘书也有这个任务。很多秘书之所以得到领导器重,有时候就是为领导决策提供了很好的建议。
二要跟牢领导的讲话稿。准备好领导的讲话稿是秘书的重要工作。绝大多数秘书不仅仅是跟领导之人,更多更繁忙的工作是为领导准备讲话稿。很多单位内部没有政研室,也没有专门搞文字的机构,这样有不少秘书就是领导的文字秘书,为领导起草修改讲话稿就是一项极其重要的任务。你是不是跟牢了领导,从某种程度上讲,就是看你为领导准备的讲话稿精彩不精彩,领导是不是通过文字材料肯定你。你不会写材料,领导就不会选择你做秘书。你要跟牢领导,就成为一句空话。毛主席选择秘书,除了政治上忠诚、事业心强之外,一个很重要的方面就是秘书要有文才。他选择的陈伯达、田家英、胡乔木等,文字能力都很强。以胡乔木为例,他被称为“中共中央第一支笔”。1941年,毛主席急需一位秘书,想起写《青年运动中的思想问题》的胡乔木,点名让他来当自己的秘书。胡乔木当秘书后,主动帮毛主席修改文件,令毛主席非常满意。毛主席还说过这样一句话“靠乔木,有饭吃。”很多领导会亲自动手起草讲话稿,或对讲话稿提出自己的思路和结构,秘书只需记录整理。但领导不可能把精力集中在文稿的起草修改上,这就需要秘书代拟领导的各类文稿。为了合理安排好时间,我的做法是做一张甘特图,把重要时间节点标出来,对照提醒自己。如下图(此图仅仅是做个例子,内容不要较真):
领导的很多讲话稿,单靠秘书也来不及,这就需要秘书借力,通过领导分管部门的同志、办公室其他同志起草初稿、修改后再提前交给领导审阅修改。如果是别的部门代拟的直接送领导的稿子,秘书要负责再校对一遍,检查排版、页码是否合理,有没有错别字,有没有少了或装订反了,有没有生僻的、领导可能会读错的字。领导参加会议要做讲话,除了领导自己带了讲话稿之外,秘书也要再带一份,领导忘记带,可以及时送领导。也可以把领导即兴讲的内容,加在讲话稿上。
三要跟牢领导的文电处理。秘书和文书是纽扣和纽攀的关系,每天都要做好对接工作,对呈送领导的各类办件和阅件,要分门别类放在不同夹子。要把最重要的办件和阅件放在最前面,方便领导分轻重缓急处理。要优化流程,第一时间处理,第一时间呈报领导,第一时间办理领导的批示件,做到案无积卷,事不过夜,及时退文书或有关人员办理。
四要跟牢领导的会议、公务活动。凡是领导参加的会议和公务活动,秘书都要熟知,都要注意时间的把握、各个环节的衔接,防止出现这样、那样的差错。如某市一位书记问秘书:“这次两会,我要参加哪些活动?”秘书就凭记忆讲了一些活动,领导听了皱了下眉说:“你得好好再看一下日程安排。比如两会中要开一个信访会议,你就没有说。”秘书一下子脸就红了。针对领导参加“两会”或参加综合性的调研活动,为了心中有数,秘书可以做一张思维导图,按图落实。如下图(此图仅仅是做个例子,内容不要较真)
再举一个例子:有一个省厅的厅长要到某市参加一个省政府召开的现场会,就问随从的秘书:“我坐几号车?”秘书说:“坐一号车。”厅长说:“会不会搞错,一号车是省领导坐的。”秘书说:“我了解过,办公厅考虑省领导要了解现场会考察点的情况,把你临时从二号车安排在一号车上。”上述两个例子,一反一正说明秘书应当如何把握好公务活动的相关细节。
五要跟牢领导的各项保障。秘书与领导的关系是干干净净的同志关系,但领导的年纪都比秘书要大,所以秘书要把领导当做长辈来看待,做好后勤服务工作。这与古代的太监是二回事。我做秘书的时候,领导的妻子对我说:”你与我老公在一起的时间,比我与他在一起的时间还要多。”我听了这话,深感当秘书要有人文情怀,要有同志感情,要贴心、用心、细心为领导提供各项服务。这与严格执行中央八项规定是不矛盾的。所谓贴心就是把领导当成最亲近、最知己的人来服务。这里举一个例子,某市领导有痛风等慢性病。秘书知道后,每逢出差下基层,都事先打电话给基层的同志,严格执行公务接待标准,领导不吃海鲜就不要上了。所谓用心,就是专心致志服务领导。举一个例子。某区委书记在星期五下午商量下周活动时,交代办公室主任和秘书下周的星期五去某海岛检查工作。秘书当即告诉书记,下周星期五有9级大风,航船不开,是不是换个时间?书记听了,对秘书工作的用心,露出赞许的神色。所谓细心,就是心思细密地服务领导。也举一个例子。有一次,我跟着领导到某乡镇调研。那是一个小岛,正值夏天。领导深入渔村现场,跑了一个多小时,全身都是汗。船靠码头上车时,乡镇办公室的秘书给某位同志送上了一块擦汗的小毛巾。我至今一直记着这个秘书的细心。
第三境界是跟牢领导之心。就是秘书对领导要能够心领神会,达成良好的默契,理解领导意图,做领导信得过、离不开的助手。心心相印是人世间最难的一件事,跟牢领导之心是难上加难的事。但却是做秘书的最高境界。如何跟牢领导之心?
一要讨得欢心。领导认可秘书、喜欢秘书,这为秘书跟牢领导之心提供了有利条件。如果领导对你有想法,对你有戒备,就不可能在你面前放松,与你心心相印。秘书要让领导喜欢,最基本的是要跟牢领导之人、跟牢领导之事,也就是要为领导服务到家,让领导强烈地感受你的真心、真诚。绝大多数秘书是因为工作好、服务好,才讨得领导喜欢。当然也不排斥有些秘书服务领导的水平能力并不出众,性格也比较内向,但领导就是认可他、喜欢他、器重他,这就是人们在说的人与人之间的缘分。缘分有时是非常重要的,有些秘书让领导第一印象就很好,日子长久,相处会越来越好。
二要洞察内心。秘书要了解领导意图,要关注领导所思所想。最怕领导所想的,与你所想的是平行线,这就永远跟不牢领导之心。与领导心心相印,既是一件容易事,也是一件不易事。美国小布什总统有一名顾问叫休斯,小布什的重要文稿都交休斯润色修改,有时两人在没有通气的情况下,修改的观点居然是一致的,这就是心有灵犀一点通。作为秘书要学习休斯的这种跟牢领导之心的本领,善于理解领导意图,在任何情况下都能体察领导的心理,了解领导在不同场合会讲些什么,知道领导以何种方式表述出来。
三要将心比心。为什么有些秘书能够与领导能想到一块去,而有些秘书却总是不得要领?我在做秘书的时候,经常碰到安排领导日常活动时,我提出的建议,领导有时不采纳,而领导提出的活动安排,却常常给人感觉有高度、有深意。后来我分析原因,我的建议是一种常规性的想法,而领导思考问题是从大局出发,是从当地实际出发,是从领导分管工作的创新突破出发。秘书一定要关起门来当领导,要将心比心,用领导之心思考问题,开展各项服务工作,这样长此以往,就自然而然能与领导合拍,跟牢领导之心。
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