在市场经济中合同管理是经济手段法律化的形式之一,是商品交换的法律表现形式,
因此,实行合同管理应成为企业全部生产经营管理的核心与关键所在。企业经济合同管理,
是指企业内部为了保证合同得以完全实现的、贯穿于从签约开始全过程的控制、协调和监
督。它是微观管理,但确实又是调节社会主义市场经济,保证国民经济顺利运转和有序发展
的重要手段。因为任何一个经济合同对于当事人来说,都有一个约定权利和义务一一履行
义务一一取得权利,即签约一一生产(作为、服务)一一清结的过程。只要这个过程的任何一
链出了问题,又不能及时发现和解决,就不可避免地要发生纠纷。
一、目前企业经济合同管理中存在的主要问题及原因
当前,在企业经济合同管理中存在着不少问题,归纳起来主要表现在以下几个方面:
!" 经济合同管理机构、人员、制度不落实。主要是流于形式,应付检查,并没有把经济
合同管理工作落到实处,也没有把经济合同管理作为一项重要的企业管理工作来抓,致使
经济合同管理工作无法渗透到企业生产———销售全过程中去。
#" 经济合同签约率不高。有的认为是老关系,碍于情面搞口头的“君子协议”,而不签
订书面经济合同;有的怕麻烦,图简单或只签内容条款不全的合同;有的则为偷逃国税(如
印花税),故意不签书面合同。
$" 经济合同签订把关不严,签约随便,解约自由。视经济合同为儿戏,不依法签订经济
合同,高兴就履约,不高兴就不履约。需要变更或解除的经济合同,不按法定条件、法定期限
和法定形式办理,打个电话或口头打个招呼,简单了事。经济合同纠纷的隐患很大。
%" 不懂法,不依法办事,违约不究,自我保护能力差。
存在的上述问题,究其原因主要是:
!" 企业领导对经济合同管理的重要性认识不足,经济合同法律意识淡化。只关注企业
经济效益,忽视了市场经济是法治经济、契约经济、合同经济,忽视了经济合同管理的重要
性。尤其对市场与合同、合同与合同管理、合同与合同法律这三对关系缺乏认识。
#" 外部经济、法制环境不完善,影响企业经济合同管理工作的开展。长期的计划价格制度使得不少企业时至今日仍对市场销势、市场价格缺乏应
有的敏感与准确判断,不适应突然出现在经济关系中的市场
价格波动与变化,更难形成根据市价变动而及时调整经营计
划的能力。这就导致经济合同的订立、履行受制于市场销势
和价格,合同纠纷大量产生,合同管理难度大。
我国原先计划经济体制下的生产力结构,使得有些领域
形成了人为的行业垄断。不少大中型企业对某些行业的生
产、经营存在着实际上的封锁、垄断,支配着其他企业的生产
与经营,垄断的结果必然导致地区封锁,商品流通不畅,经济
合同无法签订、履行,纠纷难于解决。
合同仲裁委员会和法院在处理契约纠纷时,普遍存在两
种倾向:一是在计算违约金与赔偿金时忽视间接损失,违约
方只承担有限的直接损失责任:二是过份强调调解结案,而
大量的调解是以和稀泥式的折衷调和为特点,其后果不仅是
使一方的合法权益得不到保护,更严重的是使违约人的违约
心理得不到应有的警醒,进而产生敢于进一步违约的潜在侥
幸心理,有时候,即便是公平合理的判决书、调解书,其实际
执行也是多费周折,极不容易。这些有法不依,有法难依的现
象,无疑挫伤了企业合同管理的积极性。
另外, 印花税的实施也给企业的签约率带来一定的
影响。
!" 多层次的经济合同管理网络尚未形成,使企业经济合
同管理缺乏推动力。工商行政管理部门、业务主管部门、金融
机构还没有形成在各司其职的同时又相互配合的多层次经
济合同管理网络,使企业缺乏外部推动力。
#" 企业经济合同管理缺乏激励机制。现在除了工商行政
管理机关大面积推行“重合同、守信用”活动以外,基本上没
有什么明确有力的奖惩措施。
二、加强企业经济合同管理的对策
$" 企业领导应充分认识到企业合同管理是市场经济条
件下企业管理的一项核心内容。企业管理的方方面面都应围
绕着这个核心而开展,只有正确地处理好了市场与合同、合
同与合同管理、合同与合同法律这三对关系,合同管理才能
真正到位,履行责任才能真正落实。
企业领导要熟悉经济合同法律知识。为此,要对在职的
企业领导,有计划,分期、分批进行培训,要把经济合同管理
列为企业领导任期目标责任制,使企业树立起依法签约、依
法履行为前导的依法经营思想,把抓经济合同管理放到企业
抓质量管理和产品开发一样的重要位置,把经济合同管理列
入企业管理的议事日程。
%" 建立、健全经济合同管理体系。现代企业的生产经营
活动是一个极其复杂的过程,不能无章可循,否则,就会使经
济合同管理处于自流失控的状态。企业经济合同管理必须结
合自身的实际,制订具体、明确、切实可行的合同管理体系,
这是企业经济合同管理中的一项基础工作,是搞好企业经济
合同管理的保证和前提。企业经济合同管理体系包括合同管
理的组织网络和制度网络。
组织网络,是指企业要由上而下地建立和健全合同的管
理机构& 包括专职机构和兼职机构’ ,使合同管理覆盖企业的
每个层次,延伸到各个角落。大中型企业,一般地说,由于经
济业务往来多,且数额大,应建立有权威的合同管理小组(或
委员会),其成员可由供、产、销、技术、财务负责人、法律顾问
以及分管经营的企业负责人或企业法定代表人组成,由企业
的主要领导担任组长。合同管理领导小组(或委员会)还应设
立具体的日常办事机构———合同管理办公室,统一管理企业
日常的经济合同管理工作。经济合同管理体系在运作管理过
程中要做到人员落实,应配有经济合同管理员,这是企业经
济合同管理的主要力量。经济合同管理员的配置,必须结合
企业自身的管理体制来进行:一般除在公司一级配置外,各
职能科室部门,根据经济业务往来的需要,也应配备本部门
的经济合同管理员,负责本部门的经济合同管理工作。公司
一级的合同管理员,应专职为好,否则就没有时间和精力扎
扎实实地做好合同管理工作。大型企业还可以对合同管理工
作进行分工,由几名合同管理员分别管理各类合同管理中某
一类或某一方面的工作。作为科室职能部门一级的合同管理
员,因经济业务往来少,可兼职。凡是新从事经济合同管理工
作和合同签订的承办人员必须事前接受严格的培训,经考核
合格后方可上岗试用。
企业设立二级合同管理员,专兼职结合,条块相连,就能
形成完整的合同管理体系,使企业在各个方面、各个部门、各
个层次上的合同都有人把关,使各类合同处在有序的监控管
理范围内。
制度网络,一是指企业要就合同管理全过程的每个环
节,建立和健全具体的可操作的制度,使合同管理有章可
循。二是指企业各层次都应有自己的合同管理制度。
合同管理全过程的每个环节包括合同审查会签制度:明
确经济合同的签约权,即洽谈权、审查权、会签权、批准权,并
划为四道关口,由四种人员分别行使这四项权能;授权委托制
度:由于法定代表人不可能事事都参与每一项经营活动,签订
每一份合同,因而企业必须建立这一制度,使业务承办人取得
签订合同的合法资格,在授权范围和期限内依法签订合同;
函电登记回复制度:来函,来电往往涉及合同具体实质
性的内容,甚至引起合同权利义务的变化转移,如不建立这
一制度,就有可能在合同发生纠纷后变为被动,甚至败诉;资
信调查制度:也就是在正式签订合同前,由合同承办人就对
方当事人的资金信用,主体资格、权利能力、履行偿付能力等
情况进行全面的调查;合同变更、解除制度:如企业不依法变
更或解除原订合同,就会导致违约而承担违约责任。合同变
更、解除必须以书面形式,并在法律规定的期限内作出;合同
台帐登记、统计制度:是指企业对经济合同的签订、履行、变
更、解除等情况单独设立帐簿,进行系统、全面、连续地记载
和汇总,以反映合同履行过程的全貌;鉴印保管制度:加盖企
业合同专用章、法人公章的空白合同文本以及法人授权委托
书是企业藉以对外签订合同时代表企业、具有法律效力的凭
证。因此不能滥用,必须由合同管理员统一编号、保管、使用;
合同档案保管制度:对已生效的合同文本、变更、解除或修改
后的协议、洽谈纪要、往来书信电函、邮寄凭证、货单、运单、产品说明书、质保书、合格证、以及其它各种相关的凭证、原
件或复印件等资料进行全面的搜集、汇总,统一保管,切实做
到“一份合同,一份档案”;合同传递制度:其目的是使合同规
定的内容能及时、准确地传递到需要履行合同义务的有关职
能部门,以便各部门密切配合、通力协作,及时、实际、全面地
履行合同;合同自查制度:企业必须对各部门签订的合同进
行必要的检查。可定期与不定期结合开展,以便及时发现和
纠正合同在履行过程中的问题;奖惩考核制度:合同的奖惩
制度必须与内部经济责任制相挂勾。凡忠于职守,认真工作,
严格执行积各项合同管理制度,取得显著成绩的,应及时表
彰,予以奖励。反之,则根据情节轻重、责任大小和后果,分别
给予处罚。
同时在运作过程中也应对合同管理体系进行动态控制,
检查该体系是否适应合同管理的需要和市场需要,对不适应
部分应进行及时调整,不断完善。
!" 把好经济合同的签订关和审查关。在经济合同的管理
中,把好经济合同的签订关和审查关是一个关键问题,它是
提高经济合同履约率的重要保证,应对合同业务人员提出
“六要”“六防”的签约要求。
六要:主要条款要完备,合同内容要合法,权力义务要对
等,经济责任要明确,文字表达要清楚,签约手续要齐全。
六防:防止草率签约,不订“扯皮合同”;防止强加于人,
不订“霸王合同”;防止越权代理,不订“衙门合同”;防止资信
不明,不订“空头合同”;防止不正之风,不订“后门合同”;防
止投机钻营,不订“违法合同”。
企业经济合同的审查部门和企业法律顾问在审查经济
合同中,应从合同当事人的资格合格性;意思表示真实性;合
同内容合法性三个方面进行审查,以确保经济合同符合法律
要求,减少纠纷和避免不必要的经济损失。
当事人资格合法性是指签订合同的人必须具有法律规
定的权利能力和行为能力,超越法人权限或者违反核准登记
的业务范围签订的经济合同,法律不予保护。
意思表示真实性是指当事人为实现自己的经济目的,出
于自己的真实意志,愿意同对方签订合同的一种表示。如果
当事人在危难之中,受胁迫,欺诈,不能表示自己真实意志,
在这种情况下签订的合同法律不予保护。
合同内容合法性是指双方当事人达成的协议,合同的各
项条款,符合法律,行政法规和现行政策的规定,不违背社会
公共利益,不侵害他人的利益。
#" 积极参加工商行政管理部门组织的“重合同、守信用”
单位命名活动。从经济活动的角度看,企业在签订合同、履行
合同中是否重合同守信用,是企业能否在激烈的市场竞争中
赖以生存并得以发展的重要前提,直接关系到企业的经济效
益和社会效益;从法律角度看,依法签约和依法履约是法律
要求企业所必须承担的法定义务,是企业依法从事生产经营
活动的综合反映。所以,我们应当围绕“重合同、守信用”和提
高履约率开展经济合同管理工作。企业应当自觉地参加这项
活动,接受合同管理机关的检查和考核,争创“重合同、守信
用”单位的荣誉。
$" 有条件的企业要加快企业局域网建设,创造良好的信
息共享平台,以努力推进管理手段现代化。一些合同,尤其是
需要民主管理和民主监督的合同,可以在局域网内实现信息
资源共享,以监督合同的时效性和履约率。
%" 要为企业创造良好的外部环境。近几年颁布和修订的
一些重要的关于商品经济与市场的立法,如《民法通则》、《经
济合同法》、《企业法》等法律尽管对于我国的改革开放、市场
经济发展起了极到重要的作用,但其立法宗旨、立法内容之
弊端与缺陷也是非常明显的。而很多有关市场秩序和市场培
育的立法目前还是空白,如民法中的物权法、担保法等,商法
中的公司法、信托法、合伙法等,经济行政法中的反垄断法、
反不正当竞争法等。这些立法的滞后与不严密、执法的随意
与不严肃的现象在一定程度上加剧了经济合同纠纷的产生,
导致了经济合同管理困难重重。因此,在当前的社会主义市
场经济体制下国家必须重视立法和完善现有的法制制度,为
企业创造一个良好的外部市场环境。在市场经济体制下,用
相应的法律来调整和规范政府与企业的关系、企业与企业的
关系,使企业按照市场规律依法规范自己的行为,依法参与
市场竞争,依法维护自身的利益,树立良好的市场形象。
各专业银行要通过信贷管理和结算管理,加强对企业经
济合同管理的监督,要避免不正当的竞争,杜绝企业多头开
户;对企业间的托收承付,必须审查合同,以免乱拒付、乱支
持,给企业造成不应有的损失。要实行“倾斜”政策,对“重合
同、守信用”单位,给予优先贷款,优惠利率。
&" 工商行政管理部门要强化企业经济合同管理工作。工
商行政管理部门要进一步增强为企业服务意识。宣传经济合
同法,定期培训企业领导、专兼职经济合同管理员和业务人
员,要帮助企业搞好经济合同管理“三落实”,搞好经济合同
法律咨询服务工作,为企业排忧解难。
’" 依靠法律保障经济合同的履行。作为市场运行秩序基
础的法律尊严和契约约束力的强化,是通过处理和解决合同
纠纷而实现的。因此,执法部门必须加强执法,真正做到有法
必依,违法必究,执法必严,保护和支持企业依法办事,起到
法律为企业依法生产和经营护航的作用,促进企业经济合同
履行率的提高。
总之,加强企业经济合同管理可以有效地防范和化解经
营风险,这对于企业经济活动的开展和经济利益的取得有着
十分积极的意义,与此同时,加强企业经济合同管理也将有效
地促进我国经济立法的完善和运作,促进市场体制的完善。
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