收藏了一大堆文件却没时间看？这样做，帮你脱离信息苦海

写在前面：

以下，是文章正文。

---

有一句话是这么说的：

“我听到了，我忘记了，我看见了，我记住了，我操作了，我理解了。”

听别人说、看别人做，终究是别人的东西，只有通过自己的梳理和整合，删繁就简之后，才能内化成自己的知识结构。

在成为整理官的这几个月以来，我得到了飞速成长。

去年12月，我一念之下成为了弘丹写作成长学院的年度会员。

开始听课以后，我被弘丹老师讲述的理念和方法所深深吸引，边听边记录，醉心于做笔记这件事。

每一次上完课，我都可以同步奉上自己的整理稿，完成无缝衔接。

后来，运营官三月找到我，问我能不能成立一个整理组，专门负责学院的资料整理工作。

我很惶恐，却也大胆开始了尝试。

刚开始的整理工作挺艰难的，人少而量大，加上对工具不熟悉，前期的稿件整理都比较简陋。

随着新鲜成员的加入，大家的想法越来越多，我们在组内出台了整理规范条例，从一个人整理好几份万字稿件到好几个人整理一份稿件，整理组的力量越来越强大了。

这篇文章，我将从“文字的整理”、“语音的整理”、“思维的整理”三个方面，结合我自己的亲身经历，跟大家讲述一些我的建议和看法。

整理文字

我自己在听课的时候，记笔记的速度是很快的，无论是以前课堂上的学习笔记，还是现在线上学习的听课笔记。

这当中的原因，除了打/写字速度比较快以外，我也会使用一些方法。

（1）

搭好框架 

在学习听书稿的课程时，我最大的收获之一，就是王者速读法。把这样的阅读方法迁移到整理中来，就是先搭框架，后梳理细节。

我们在听课时，老师总会先铺垫一些不太关键的内容。那么，在关键内容到来之前，我们需要把各部分的标题先列好，用 1234 的序号对它们进行标注。

这就像是阅读前先读目录，对整体的内容有所把握，心中自然就有了方向。

搭好框架以后，我们需要边听课，边在每个标题下对关键词做记录。

而对大部分的案例，理解为主，并不需要一五一十地记下来。

这样，运用老师举例的时间，我们就可以把刚才那些关键点用自己的语言梳理通顺。

（2）

内容有逻辑 

无论是用 word 文档还是石墨、腾讯文档等，都会有自动分点的按钮。

对内容进行分点和排序，就是在大框架下继续搭建小框架，构建内容的逻辑性。

我们在记录的时候，按照老师的思路走，很容易分清某一块内容分为几点。而比起一整段一整段文字的堆叠，这样按条理梳理出来的内容，会显得更加直观和干净。

（3）

给文字注入斑斓的色彩

之前有一个微博热搜，说的是孙俪演《甄嬛传》时，剧本被她用不同颜色的荧光笔做满了标记，每一种颜色，都代表一种情绪状态，这样她就能够更快的入戏。

因为我们的大脑对色彩的感知度明显高于文字，所以在稿件里用色彩进行标注，可以帮助我们更好地梳理内容。

给每块内容的标题和小标题都用不同的颜色标亮，比如大标题用黄标，小标题用蓝标，案例用粉标，重点内容用加粗字体或者下划线突出，使用特殊字体等等，都可以进一步地提升整篇稿件的层次感与清晰度。

（4）

利用五感

直播课程和会议是没有暂停键的。在听讲的时候，我们要非常专注，动用眼睛、耳朵、手全方位地行动。这个考验的其实是一个短时记忆力和速记的能力，而速记的要点在于，让手跟上自己的脑子。

如果你习惯用手写的方式记录，那就可以用简单的图案或者符号来代替文字，或者用英文来代替中文，这样写字的速度就会变快。

如果你习惯用电脑或手机记录，那就适当地训练一下打字的速度。如果有必要的话，强烈建议大家练习一下盲打，就是眼睛对着屏幕而手上打着字，这是非常高效的记录方法。

在完成记录后，再进一步结合录音完善稿件。同时，也让我们在整理的同时，得到了二次学习。

在日常的所有文件整理中，我们都可以使用这些技巧。经常练习，手熟之后，整理的速度就会越来越快。

整理语音

两大神器，帮助我们解放双手，也解放紧绷的大脑。

（1）

即时录音转化神器——讯飞语记

讯飞语记可以帮助我们实现课程、会议内容的录音和文字转化。

它有手机端、电脑端的软件版本和网页版本。但是网页版本只能在线修改文稿，没有录音功能，所以我们一般使用软件版。

我把手机端 APP 的使用方法做成了流程图（电脑端类似），可供大家参考：

会员有一个很重要的“不限时录音功能”，所以建议大家都可以开通一下会员。非会员在录制过程中，录音会定期断开，需要我们手动点击使它继续，这是很不方便的。

除此以外，会员还有机器自动转写等其它功能，都可以帮助我们大大提升效率。

因此，我们只要同时打开直播课程和讯飞语记的软件，就可以开始录音了。

讯飞语记会定期、自动地录入文字，直到完成整个课程和会议内容的录制和转化。结束时，点击暂停、保存就可以了。

之后，我们再对逐字稿进行校对和修改。

（2）

微信语音合成神器——语音导出

这个软件就叫“语音导出”。但只有安卓手机有，苹果手机暂时不行。

这个软件的作用是将微信群里的“语音条”合成为一个“音频文件”。具体的操作我也做了一个流程图，供大家参考：

整理思维

在养成一定的整理习惯后，我觉得自己有一项能力得到了提升，那就是“从信息海中提取关键信息”的能力，我逐渐学会了有所取舍，并时刻提醒自己分清轻重缓急。

同样的，好的习惯需要好的工具配合，我将从软件使用的角度跟大家做一个分享。

（1）

列好“成功清单”，实现精力管理

• 养成制定计划的好习惯

定期计划是一件非常重要的事情，它可以帮我们“省脑子”。提前规划好一天的安排，接下来只需要按部就班地执行就可以了。

关于定计划，和大家分享几个很好用的 APP：滴答清单、幕布和印象笔记。

滴答清单的界面，非常简洁，它适用于制定一天的计划。它会定时给手机推送打卡提醒，告诉你什么事项还没有完成。

同时，滴答清单中还可以为各个事项设定优先级，我们按照事件的重要和紧急性来决定自己付出的时间。

而对于印象笔记，我一般是拿来做长期的计划、日复盘，以及素材的整理。在印象笔记里我会按照工作、学习、生活来进行事项划分。

至于幕布，它的特别之处在于，可以一键生成思维导图。我也会在里面做计划，主要是用来记录成功日记。

这是我的四月小目标，大家也可以一起写起来。

• 养成专注做事的习惯

有一款我自己用了很久的软件，叫 Forest。

Forest 是一款专注软件。在专注时间段内，你会种下一颗小树，但在小树苗长大前，你无法打开任何一个除了 Forest 以外的手机软件，否则你的小树就会枯死。

在你完成了一个时间段的树苗种植后，会得到一定数额的金币奖励，用这些金币，你就可以购买更多更有趣、更漂亮的树苗，来增添你的森林中，树木的种类和色彩。

为了种成一片茂盛而又美丽的森林，你不得不专注于自己的工作，无法再玩手机。

Forest 还有一个很棒的创意，就是专注种树时间内，你可以选择背景音乐，比如“林中细雨”或者“沙滩海浪”，全都是大自然的声音，让人听了心旷神怡，感觉心灵瞬间得到了洗涤。

还有一个地方，叫 B 站自习室，你可以理解为“云上自习室”。

进入 bilibili 客户端，搜索自习室，就可以看到很多直播学习的“自习室”，博主会放舒缓的音乐，和大家一起安静学习。你可以进入任何主题的学习直播，也可以自己开直播欢迎其他人来一起学习。

在互相监督下学习，还能有理由再不专注吗？大家如果感兴趣可以去试试。

（2）

管理好情绪

我们都会因为工作、学习还有人际交往上的问题感到焦虑和迷茫。

面对这些负面情绪，我觉得我们要走三步将它们进行过滤：

• 第一步：接受和承认

让自己接受这些负面的想法，承认它们是自己的一部分，是正常的，而不是用它来对自己下定义，给自己贴标签；

• 第二步：观察和沟通

我发现人情绪低潮的时候往往不愿意和别人交流，因为他选择逃避真实的信息，只想把自己关在负面情绪里，找借口不去解决问题。

但其实当我们和身边的人坦诚地沟通过，就会发现很多问题都是可以解决的，但是你不踏出这一步，就永远跨不过这个坎；

• 第三步：行动与改变

《终身成长》这本书里有一句话我印象很深，大概意思是说，我可以一直坐在我的情绪里，但也可以站起来去做点什么。

所以当我们感到失望、焦虑、沉重、难以跨越，最重要的就是行动起来，去做出改变，去运动发泄也好，去唱歌也好，去睡觉也好，总之就是不要沉浸在自己的负面情绪里。

整理是一种意识，关键在于你想不想去做。如果你希望自己的工作更高效、更有条理，就把上面的小技巧掌握起来。

因为，好的工具 好的态度=好的习惯。做好整理这件事，是非常简单而又伟大的。