在工作中，我们常常需要用邮件与领导、同事沟通。而一封好的邮件可以帮你树立良好的形象，使你从周围人中脱颖而出。
但是，在工作场景中，很多人写的邮件常常主题不清晰甚至没有主题、逻辑混乱，或者不写邮件正文而只有附件。这种邮件往往给人一种不靠谱的印象。
❓ 那么我们该如何使用邮件清晰无误地沟通工作呢？接下来我们会用3个实操案例带大家学习，如何用结构化思维写出受欢迎的职场邮件。
【知识点回顾】
学习完毕辅修课4.1就结构化写作的同学们一定已经对此了解得非常清晰了，撰写商业邮件有6个步骤：
下面我们一起进入场景中，看看你会给出怎样的实战操练答案！
假设你的部门今天有新同事入职，按照公司惯例新同事入职的当天中午会安排一次欢迎聚餐。
请写一封邮件，通知部门其他成员聚餐事宜，并按照下列清单进行自我检查：
【检查清单】
1）在标题栏中明确主题；
2）开头概括指出需要接收者做的事情；
3）中间内容说明情况，用简单明了的词语，避免长句复杂句，重要的内容特殊标出；
4）结尾再次给出明确的行动指令，给出相关的截止时间；
5）某一单独部分的内容过多时，可以适当地使用链接和附件；
6）发送前，用5W1H来检验所给的信息是否完整。
我们挑选了几位学员的答案，大家快来看一看是不是符合我们写邮件的检查清单哦！
标题：【企划部】关于新人入职的聚餐通知
正文：为欢迎赵某某正式加入企划部，请部门所有成员于今天中午12点前在**餐厅集合，参加迎新聚餐！
联络感情的同时，又可以让赵某某更快的融入到新的环境里！如临时有事无法参加的同事，请于11点前告知我！
希望大家都能积极参与，12点前准时到场！谢谢大家！
企划部：某某某
【迎新聚餐】xxx部门迎新午餐通知
各位同事好，
为欢迎新人xxx加入xx部门，部门将于今天中午xx点在xx饭店举办迎新聚餐活动，希望部门各位同事踊跃参加。如有特殊原因无法参加，请于xx时间前报备给x人。
聚餐时间地点：x月x日x点 xx饭店
集合时间地点：当天x点 xx地点
活动联系人：xxx 187xxxxx
如有任何问题可随时与xx沟通，谢谢！
xx部门
x月x日2019年7月22日
【迎新聚餐】xxx部门迎新午餐通知
各位同事好，
为欢迎新人xxx加入xx部门，部门将于今天中午xx点在xx饭店举办迎新聚餐活动，希望部门各位同事踊跃参加。如有特殊原因无法参加，请于xx时间前报备给x人。
聚餐时间地点：x月x日x点 xx饭店
集合时间地点：当天x点 xx地点
活动联系人：xxx 187xxxxx
如有任何问题可随时与xx沟通，谢谢！
xx部门
x月x日
好的，相信通过本次结构化思维训练营，你一定能够写出清晰简介的邮件。但是也有很多时候，以为一些比较紧急的状况，我们未必都能够以邮件的方式进行比较正式书面化的沟通
工作中我们除了通过邮件沟通之外，有一些紧急事情，我们还是不得不通过微信进行一些工作沟通。但是微信作为一个社交为主的软件，在工作的沟通中往往有一些“软肋”。你在微信沟通工作时有哪些不好的体验呢？大家可以畅所欲言。
下面是一些职场人士对于微信的吐槽：
不利于工作中的深度交流：
微信碎片化交流不适宜工作之间的深度交流，只适合浅谈生活中的琐事，因为信息在一个又一个的发送过程中，信息不再连贯，集中，而且易打断思维。人越来越难以说出事情的完整性，而听者也容易进行片面理解。
微信不适合进行长篇大段输入；在用户聊天的界面设计上，微信对长内容的友好程度近乎于零。这导致工作消息只能零碎化发送，不论是浏览和整理都不方便。
不能让工作和生活很好地划分开：
真的觉得很恐怖又恨压抑，即使休息了也是公司很多微信群消息闪个不停，看吧真是感觉放假了也在工作，不看吧，担心错过了重要的消息，感觉一年到头没有时间是自己的，都交给了工作。
工作没有仪式感：
相对于发邮件和打电话，发微信实在太没有仪式感了。员工像是佣人，可以随意使唤。
消息不方便检索归档，发文件功能也是个鸡肋，群也不能灵活的管理。相比起邮件或者其他企业IM工具来说弱到不知道哪里去了。
在群里发的邮件会过期，不方便再次提取；
通讯录不能分组
但是仅仅吐槽并无法改变现状，我们仍然经常会通过微信沟通工作。那么如果通过微信沟通工作，正确优雅的姿势是怎样的？
下面我们一起进入场景中，看看你会给出怎样的实战操练答案！
一、提高沟通的效率
1、避免在工作群里进行私聊。
微信群的本质是公共交流场所，如果在工作群或者比较正式的群里进行私聊，会给群里的其他人增加信息负担，并且有可能导致其他人错过群里的重要信息。
2、及时消除“沟通黑洞”。
所谓沟通黑洞就是，无论是私聊，还是在微信群里，上司或工作伙伴给你发的信息或者通知，不能看完就完了，一定要给对方反馈，例如回复“收到”。这是职场中必备的沟通礼貌。
3、平时多积累沟通措辞。在较为重要的沟通中，一定要注意自己的提问方式。很多人都觉得微信是一款社交软件，所以在沟通的正式性上并没有引起注意，开场就来一段空洞的措辞，这样不仅会增加双方的沟通成本，还增加了他人的信息负担。
4.把要说的话一段说完。避免一个字一个字的往外蹦，相信你们也有过微信提示声音不断响起，打开后却是读不懂的话，真的很烦人是不是。所以，职场中沟通时要牢记，重要的事情用一段话完整的陈述完。
5、重要消息用【】标出
有时候和别人聊得很畅快，事情也说清楚了。但如果是不紧急的事情往往会放到一边，等要处理的时候才回去翻看记录。一条条翻看难免低效率，把重要内容加上【】就会醒目很多，比如时间、地点等。
二、沟通中注意基本礼仪
1、介绍工作伙伴时，务必提前给对方打好招呼。任何人都不希望被陌生人打扰，所以当你要介绍工作伙伴给你的同事认识时，应事先给对方打好招呼，征求一下对方的意见。
2、减少发语音的次数。由于收听语音对环境所处的要求较高（开会，上班等），所以发语音时最好看一下时间，避免午休，周一早上等时间段。另外语音发送的成本也比较高，所以能发文字就尽量用文字沟通。
3、避免发“在吗？”“方便吗”等间接性的沟通词语。职场中大多数时候都是在与时间赛跑，如果你的开头语不能简洁的说出你的意图，就会增加双方的沟通成本。
三、解决对方收不到微信文件的问题
1、微信发完文件后一定要跟对方确认是否收到。重要的事情或者文档一定要在微信沟通后，再跟对方电话确认。重要的文件，一定要以附件的形式给对方再发邮件，因为微信保存文件操作比较复杂。如果是紧急的事件，微信难以达到深度交流的效果，所以最好再以电话形式进行沟通交流。
2、微信传文件，邮件备份
现在手机使用越来越多，微信传文件也越来越频繁，时间长了微信占用内存越来越大。但是手机清理内存的时候，微信文件也往往会被清理，再回去让别人重发就显得有些不好了。
好的，相信通过本次结构化思维训练营，你一定能够更好地使用微信沟通工作。
对了，班班这里要再加一条-利用好微信的“引用”功能。
这点在微信群中会比较受用，能够有逻辑地定位到每一个人的问题，但有个小弊端，手机上不能引用。比如班班回应大家问题的时候，如果用的引用功能，就说明班班在工位上，如果直接艾特回复的，说明非常忙，拿着手机在到处走。
所以摸清楚一个人的习惯了之后，似乎就能洞察到她的状态了
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