年底来了,很多小伙伴开始用表格汇总这一年的数据。但不知道大家是否遇到过被领导带质疑地反问:
· 这个表格是要看什么?
· 它的重点是哪里?
· 这些数据看出什么趋势?
面对这样的疑问,你是不是不知所措?别急,WPS君给大家讲讲年终数据的技巧。
注:本文技巧适用于WPS Windows最新个人版
如果年底汇总数据十分零散,那肯定是达不到及格线的。
汇总第一步便是求和。实现方法很简单,只需给表格增加一个汇总行,选定区域数据,按下快捷键Alt+=
即可快速求和。
求和完毕后,还需要对结果进行排序。以下方表格为例,排序完成后,领导同事们便能一看就清楚今年哪家门店表现最好or最差。
做完求和、排序后,数据虽然能看出结论,但纯文本的表达还是存在提升的空间。
因为信息的获取质量很大程度上依赖于其表达方式,所以我们还需要借助图形化的手段,更清晰有效地传达与沟通。
在新版的WPS中,已支持迷你图。
使用前需要先给表格增加一个迷你图行,然后点击选项卡「插入」,按需选择迷你图展示的图表样式,如折线、柱形等。
接着选定数据范围、位置范围即可轻松搞定。
完成之后,也可以点击上方选项卡面板的功能选项,对迷你图进行设定。举个例子,勾选「高点」后,便可显示直观地看到趋势:
除了迷你图之外,还可以使用常见但却容易被大家忽视的「条件格式」功能。它可以帮你把数字快速生成可视化的图形。
比如下图的「合计图表」列:
使用方法也很简单,选中数据后,点击选项卡的「开始」——「条件格式」即可。你也可以按照你的需求,对可视图表进行设定。
做完以上这些后,可能数据会存在问题,需要多方再次进行修订。这时候可别再用微信来回反复发送啦,WPS的协作功能来了解下。
联系客服