书海泛舟,人间清欢
这是书语人间为你解读的第723本书
《零加班工作》
大家好呀~
今天,灵遥将继续为你带来《零加班工作》一书的共读。
昨天的文章里,我们了解到了通过提前确定标准,减少犹豫不决的7个方法。接下来,我们将来到了本书最重要的一个部分 —— 合理安排工作的优先顺序。
01.
预测突发工作,
并在此基础上制订工作计划
如果仔细分析,工作里的突发工作,并不都是不可预见的。
就像打网球一样,一旦你对对方的出球有了预判,那么便可以提前做好准备,接到对方打过来的球。工作其实也是如此,养成做预判的习惯以后,突发工作带来你的不良影响就能够得到有效的控制。
预测突发工作的方法非常简单:
将1天当中的所有突发工作记录下来;
进行回顾,思考“这件突发工作是不是可以预见到的”,以“可预见”和“不可预见”为标准,对突发工作进行分类;
对于那些可预见的突发工作,要分析其出现的原因,预测下次发生的时间,将其列入工作安排。
然后,你就可以按照“日常工作+突发工作”的这个标准去做计划,减少突发任务对你的影响了。
02.
对工作任务“可视化”处理,
先后顺序将更易规划
在处理以往未曾接触过的高难度工作时,我们有时会遇到这样的问题:明明清楚应当优先处理这项工作,然而却不知道该如何做起。
也就是说,我们在面对这项工作的时候,不知道该如何入手。这时,我们首先可以做的,便是向有经验的人请教。
比如,在面对不知道如何下手的报告时,我一般会在网上搜索一些相关的资料,或者找些行业里的书来读读看,等有了初步结论后,再和领导讨论,听听领导的意见和建议。
在进行这一步工作时有个环节非常重要,那就是把工作可视化。
所谓可视化,就是拿出本子,把工作分解成一个个待办事项,一条一条、条理清晰地记录在本子上,有3个好处:
第一,做记录能帮助我们整理思绪,想清楚应该如何推进这项工作;
第二,只要其中一个环节有问题,阻碍了工作的顺利进展,我们便才能从中把它找出来,有针对性地向别人请教;
第三,下次在遇到类似的问题时,我们还可以通过翻看以往的记录,找到解决方案。
03.
要想以工作接手日期为标准推进工作,
初期行动很重要
在推进工作时,其中的一个原则,是不应把截止日期当作标准,而应当把一项工作的接手日期作为判断标准。
具体来说,就是当一项工作被交付给自己后,要立刻调整自己的工作计划,留出30分钟的花时间着手处理,迅速找到这项工作中容易处理的环节,先将其解决掉。
比如,在开完会后,就要趁着对会议上讨论的内容的熟络,把会议纪要给整理出来。
因为这一阶段,比起划分优先等级,趁热打铁,做出行动更为重要。我们更是应该利用这个机会,趁着自己的动力处在最高点,去先把容易处理的解决掉~
04.
怎样工作,
能让自己保持热情高涨?
明明知道这项工作不能再往后拖延了,却总是不想采取行动,不由得开始处理其他事情,心里很清楚现在应该做什么,身体却仿佛不受控制。
其实,这一问题可以被概括为“缺乏干劲”。
人们常常会把它和疲劳混淆,然而,体力和干劲其实是两个事情。哪怕我们的身体得到了充分休息,体力充沛,一旦缺乏干劲,也没有办法按照既定的计划去工作。
因此,为了解决干劲不足的问题,我们应该:
在开始主要工作之前,给自己安排一些热身
比如,我自己会在工作前,留出10-15分钟做好工作准备,补涂口红、洗杯子、泡茶、制订当日计划。
2. 把会削弱干劲的工作放置一旁
也就是把不擅长的,会降低工作热情的工作放到一边去,等有干劲后再做,或者把它委派给其他人。
处理一项工作时,有时需要循序渐进,逐渐提高效率;有时则需要一开始就火力全开,请结合当时的情况,以及自己究竟有多大热情和干劲,来做出适当的选择。
05.
如果优先级被打断,
我们该如何使之回归正轨?
工作当中,常常会发生这样的情况:手里正处理着紧急工作,上司却有偏偏将一项更为紧急的任务扔给自己。
假设这项突发工作不难处理就算了,可它偏偏是一道耗时的难题,我们就必须要采取一些对策,否则我们将面临巨大的精神压力,导致工作效率降低。
面对这类情况,我们首先要做的不是“立即去处理突发工作”,而是“保证充足的休息时间”,保持良好的身体状态。这也是我们接下来能打好一场“硬仗”的前提。
保证充足休息以后,下一步我们要做的则是“省下一些时间”。
比如,你以前如果一天查收4次邮件,那么就可以改成一天2次;如果每天睡1个小时午觉,就可以调整为30分钟。
如果省下来的时间刚好可以应付突发工作,那当然是最好的了,如果不行,则要请同事、下属帮忙分担。
另外,我们在处理突发工作时,标准也可以适当降低一些,先以“完成”为前提,做完以后再对细节精雕细琢。
以上,便是全书的内容。
祝好~
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