对外发函，是公司法务人员的一项重要日常工作。
那么该如何开展这项工作呢？我认为可以分为以下四步：
一、立项评估
（一）所谓立项，是指明确发函目的。
法务人员在收到公司领导要求对外发函的指示后，首先应当领会和把握领导要求发函的真实意图和目的，这是开展工作的前提条件。
但公司领导往往出于种种原因不愿意说明发函的真正目的或者无法表述清楚其目的，这就需要法务人员自己去探寻真相了。
例如可以针对该函件所涉事项去找有关业务部门和经办人了解情况，也可以找所涉事项的上下游部门打听，不拘泥于公司领导的只言片语，争取从宏观和全局角度看待问题，运用逻辑推理发掘事实真相。
（二）所谓评估，即预估发函结果。
发函后果，可分为对外和对内两方面：
对外结果，是指函件发出后引起公司与函件接收方之间的关系发生变化，可能激化矛盾纠纷、引发诉讼或者仲裁；
对内结果，是指上述对外后果可能相应引起法务人员的工作任务变动以及自身与公司有关部门之间的关系发生变化。
同时，法务人员还应当筹划应对预案，避免猝不及防、累及自身。
做好上述准备工作之后，法务人员应采取适当方式对公司领导进行必要的风险提示（主要是法律风险，但不能对其他方面风险视而不见、闭口不谈）和处理建议，并请示公司领导是否可以按此方向开展下一步工作，切不可自以为是、擅自行动、盲目推进。
二、拟稿统稿
（一）拟稿，即草拟初稿。
所谓“胸中万言，下笔千钧”，时常空有一肚子的话，想写成文字却难如登天。如何破解这道难题，我认为不应急于下笔，而应先收集、整理、核实材料。
对于材料，既要重视各种“书证”（例如合同协议、往来函件、聊天记录、音频视频文件及其原件、复制件和电子版），也要核对经办人员的“口供”（例如该函件所涉事项相关的业务部门、财务部门和其他上下游关系部门知情人员），一定要有自己独立的判断，不要轻信任何一方。
对于文本，首选参考本公司此类事项的历史文件，仿写套用；若没有历史文件，则搜集网络上的类似范本文件，斟酌损益；还可参考国家机关公文范例写作，调整措辞，形成初稿。
（二）统稿，即整合修订意见后定稿。
统稿是整个工作流程的关键阶段，也是法务人员综合素质的集中体现。初稿仅能体现法务人员的个人意见或者法务部门的部门意见，必须经过征求有关部门修订意见、汇总整合、经领导审阅确定之后，才能最终形成公司意见。
在此阶段，法务人员应当注意以下四点：
①公司实际情况、采取适当方式将初稿提交有关部门和领导审阅，跟踪确认对方收悉；
② 敦促有关人员在限定时段内反馈答复，保留有关人员各自的修订痕迹和理由、依据；
③ 根据公司的岗位职责和审批权限规定，优先吸纳专业意见和有决策权领导的修订意见，但如有与法律强制性规定不符者，法务人员必须严正声明、保留意见；
④ 统一修辞文风，适当润色排版，按照公司现行审批流程会签完毕，形成定稿。
三、校对用印存档
这一阶段的工作，极容易被法务人员忽略，但一旦出现失误，最容易招致批评和责难，也有损法律专业人士的声誉，所以必须耐心、细致、严谨。
（一）校对，至少两次：
① 定稿后校对，着重检查函件的主体名称、职务称谓、数字金额和日期期限等内容；
② 用印后校对，应将函件与定稿逐字核对，如有错误，不得手写修订，必须重新打印。
（二）用印，不得留白。
① 不论法务人员是否亲自盖章用印，还是公司印章管理部门用印后交回法务人员，法务人员都必须坚持检查用印后的函件是否仍有空白处可供填写，加盖的印章是否清晰、完整，用印位置是否适当以及用印有无缺漏。
② 如发现空白，应当按照公司用印有关规定处理补救，务必与定稿保持一致，不得擅自手写填空或修改。
（三）存档，复制登记。
不论公司档案管理制度如何规定，法务人员对于用印后的函件连同用印审批表、用印登记表（如有）都应当一并拍照存档并记入个人工作日志，自行妥善保管；然后再按照公司规定进行文件归档、发函登记等下一步工作。这一步稍显繁琐，但对于法务人员保护自己而言，十分重要，切勿忽视。
四、发函存证
（一）发函渠道。
首选中国邮政EMS（尤其是可能涉及诉讼、仲裁案件的函件）、次选顺丰速运，同时可辅以电子邮件、微信/QQ等网络通讯渠道发送函件的PDF版本或图片/照片。
如果通过电子邮件、微信/QQ/手机短信等网络渠道发送函件的，还应当导出聊天记录作为备份，记录发函所使用物理设备的使用保管人员、存放地点和硬件识别号等信息备查。
（二）邮寄信息。
必须准确填写寄件人/收件人的姓名/单位全称、联系电话、地址和发送方/接收方的账号、电子邮箱等信息，在邮寄凭证的备注栏尽量写明函件名称或内容概要。
（三）保存单据。
必须保存寄送邮件的纸质单据、屏幕截图、物流信息、送达回执等，注意保持字迹清晰和内容完整，一并拍照存档并记入个人工作日志。
（四）特别注意。
法务人员还应特别注意，如果公司报销制度要求提供发函寄送费用凭证原件给财务部门的，法务人员在报销时应要求财务部门经办人员在寄送费用凭证的复印件上签收注明“已收取原件”。日后如果开庭举证需要，则由财务部门负责提供相应证据原件。
以上是我个人工作经验的总结和思考，在此分享，希望能对读者有所帮助。
作者简介
周刚：为权利而努力。微信号：whzhoulvshi
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