(一)向领导请示汇报的程序
1.仔细聆听领导的命令
一项工作在确定了大致的方向和目标之后,领导通常会指定专人来负责该项工作。如果领导明确指示你去完成某项工作,那你一定要用最简洁有效的方式明白领导的意图和工作的重点。此时你不妨利用传统的5W2H的方法来快速纪录工作要点,即弄清楚该命令的时间(when)、地点(where)、执行者(who)、为了什么目的(why)、需要做什么工作(what)、怎么样去做(how)、需要多少工作量(howmany)。在领导下达完命令之后,立即将自己的记录进行整理,再次简明扼要地向领导复述一遍,看是否还有遗漏或者自己没有领会清楚的地方,并请领导加以确认。如领导要求你完成一项关于ABC公司的团体保险计划,你应该根据自己的记录向领导复述并获取领导的确认。你可以说:“总经理,我对这项工作的认识是这样的,为了增强我们公司在团体寿险市场的竞争力(why),您希望我们团险部门(who)不遗余力(how)于本周五之前(when)在ABC公司总部(where)和他们签订关于员工福利保险的的合同(what),请您确认一下是否还有遗漏。”如果领导对你关于目标的理解点头认可了,那么你们可以进入下一个环节。
2.与领导探讨目标的可行性
领导在下达了命令之后,往往会关注下属对该问题的解决方案,他希望下属能够对该问题有一个大致的思路,以便在宏观上把握工作的进展。所以,作为下属,在接受命令之后,应该积极开动脑筋,对即将负责的工作有一个初步的认识,告诉领导你的初步解决方案,尤其是对于可能在工作中出现的困难要有充分的认识,对于在自己能力范围之外的困难,应提请领导协调别的部门加以解决。比如上例中关于争取ABC公司的员工福利保险合同这个目标,你应该快速的反映行动的步骤和其中的困难。
【自检】
你所负责方案的可行性和有可能出现的障碍是什么?
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3.拟定详细的工作计划
在明确工作目标并和领导就该工作的可行性进行讨论之后,你应该尽快拟定一份工作计划,再次交与领导审批。在该工作计划中,你应该详细阐述你的行动方案与步骤,尤其是对你的工作时间进度要给出明确的时间表,以便于领导进行监控。
【自检】
请写出一份关于你的行动方案的的计划书。
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4.在工作进行之中随时向领导汇报
现在,你已经按照计划开展工作了,那么,你应该留意自己工作的进度是否和计划书一致,无论是提前还是延迟了工期,你都应该及时向你的领导汇报,让领导知道你现在在干什么,取得了什么成效,并及时听取领导的意见和建议。
5.在工作完成后及时总结汇报
经过你和部门同事的共同努力,你们终于完成了这项工作,获得了ABC公司的团险保单,当大家都在兴高采烈地欢庆成功之时,作为部门主管的你仍不应该有松懈的理由。你应该及时将此次工作进行总结汇报,总结成功的经验和其中的不足之处,以便于在下一次的工作中改进提高。同时不要忘记在总结报告中提及领导的正确指导和下属的辛勤工作。至此,一项工作的请示与汇报才算基本结束。
千万不要忽视请示与汇报的作用,因为它是你和领导进行沟通的主要渠道。你应该把每一次地请示汇报工作都做得完美无缺,领导对你的信任和赏识也就会慢慢加深了。
请填写以下关于向领导请示与汇报的工作单,思考一下你的请示与汇报工作是否做到了尽善尽美?
◇如何记录命令要点?
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◇如何制定详细的工作计划?
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◇如何确定工作时间表?
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◇如何根据工作时间表把握工作进度?
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◇如何及时向领导反馈信息?
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◇总结汇报时做到要点突出、层次清楚了吗?
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(二)请示与汇报的基本态度
1.尊重而不吹棒
作为下属,我们一定要充分尊重领导,在各方面维护领导的权威,支持领导的工作,这也是下属的本份。首先,对领导工作上要支持、尊重和配合;其次,在生活上要关心;再次,在难题面前解围,有时领导处于矛盾的焦点上,下属要主动出面,勇于接触矛盾,承担责任,排忧解难。
2.请示而不依赖
一般说来,作为部门主管在自己职权范围内大胆负责、创造性工作,是值得倡导的,也是为领导所欢迎的。下属不能事事请示,遇事没有主见,大小事不作主。这样领导也许会觉得你办事不力,顶不了事。该请示汇报的必须请示汇报,但决不要依赖、等待。
3.主动而不越权
对工作要积极主动,敢于直言,善于提出自己的意见。不能唯唯喏喏,四平八稳。在处理同领导的关系上要克服两种错误认识:一是领导说啥是啥,叫怎么着就怎么着,好坏没有自己的责任;二是自恃高明,对领导的工作思路不研究,不落实,甚至另搞一套,阳奉阴违。当然,下属的积极主动、大胆负责是有条件的,要有利于维护领导的权威,维护团体内部的团结,在某些工作上不能擅自超越自己的职权。
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