传统企业档案数字化管理体系建设指南

首先来谈一下什么是档案系统。从百度查询相关资料获知：从古至今，中国人就有保存有价值的信息资料的习惯，而这些都被称之为档案。档案关系到国家、企业甚至每一个人的发展。过去的档案管理难度很大，而现在在数字化技术支持下，档案管理完全改变了。档案系统，就是指档案管理系统，是通过建立统一的标准以规范整个文件管理，包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台，主要实现档案流水化采集功能。它可以把当前的档案信息录入电脑，在电脑中构建档案数据库，并把各种档案信息在电脑页面中显示，以方便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理，为用户提供高效率的档案利用服务。

档案信息系统主要涉及两部分，一部分是实物方案，另一部分是电子档案；实物档案可以在系统中录入不同档案的位置或者名称，这样可以通过系统收索直接找到所找资料位置，方便查阅；电子档案包括：办公档案、合同档案、项目（业务）档案等，系统中可以存储公司正常使用的文件、公司规章制度、行业法规、国家政策等，重要档案可以设置访问权限，只用授权的人员才可以阅览或者下载文件，这样可以很好得利用企业数据资源，建立安全的访问权限保证数据的安全。今天老杨就来谈一下传统企业的档案数字化管理体系建设。

一、传统企业在档案收集、管理、应用层存在的问题：

1.档案收集层：

1.1.项目过程中的各类档案收集困难、在OA系统中盖章审批完成后的档案也无法及时进行归档。·

1.2.档案采集机制不健全，缺乏有效的信息工具支撑，依靠档案人员催交档案，效率低收集不及时。

2.档案在管理层面：

2.1.档案管理采取传统纸质档案管理方式已经跟不上业务发展要求，缺乏对档案的全生命周期管理。

2.2.档案的安全性难以保障，散落在各个项目上、存在泄密风险；人员变化可能导致资料丢失。

2.3.纸质档案归档难，档案的完整性无法保证。

2.4.各类档案散落在各业务系统中，如OA、ERP系统等，数据分散难以满足共享和交互的需求。

3.档案在应用层面∶

3.1.日常档案通过Excle表格进行管理，查询、鉴定、利用、分析等功能薄弱，无法快速查询到档案，造成档案利用率整体低下。

3.2.档案借阅只能线下进行，造成借阅困难。实物和电子档案严重脱节，借阅后监管困难。

二、如何进行档案管理项目建设？

企业可从强化档案收集能力、管理能力、应用能力三个方面进行档案管理项目建设。目的是为了优化解决以下问题：

电子档案收集难的问题；

纸质档案与电子档案对应统一的问题，以及版本不一致问题；

档案工作程序环节不清晰、职责不明确、工作行为不规范问题；

手工参与档案管理工作量大的问题；

查询利用不便的问题；

档案信息动态推广的问题。

2.1.针对传统企业档案资料收集困难的问题，首先应强化档案收集能力，应从线上、线下两方面进行建设∶

在线上层面：加强线上相关档案审批流程管理，例如合同审批流程通过盖章后，XX个工作日未进行归档的，自动进行消息提醒，并对未归档的档案进行记录、形成报表，以此加强线上档案信息管理。

在线下层面：加强制度监管过程管理，通过线下的档案管理制度，线上系统结合线下管理手段，可根据归档目录树打印出目录树层级的年度、月度、季度报表、档案管理员可通过报表查看该归档部门按时间节点归档了哪些档案、归档的数量，通过数据线下的对档案进行督查。

2.2.在强化档案管理能力方面：

企业要建设统一的档案管理平台，使相关人员可以快速完成档案类目定义、归档入库、版本权限、安全管控的工作，通过配置操作即可实现档案/文档的全面管理，并且可以针对不同的部门、文档、档案设定独立的管理监控策略。

严格遵循“收、整、存、用”规范，建立能够支撑集团及各业务板块对于档案业务的工作要求，满足各个全宗下档案的产生、移交、审核、发布、归档、销毁/鉴定全生命周期的应用场景。并在过程中进行标准化建设：统一编码规范、规范模板应用、统一流程重塑、规范执行标准，确保全集团档案管理差异化、有序高效的执行。

2.3.在强化档案应用能力方面：

通过线上档案管理平台，用户可通过系统对相关档案进行快速查询、档案属性检索、文件名称检索、文件内容检索，通过线上发起借阅，档案管理员在系统中进行审批，通过后可进行电子文件预览，不同分子公司、部门档案进行统一存储、权限进行管控、实物档案和电子档案对应，通过以上工作提高对档案管理及利用的效率。

三、企业档案管理体系建设内容有哪些？

企业要以“收、整、存、用”阶段性建设原则，整体规划，分步实施，围绕档案制度从数据、业务、利用、信息化、智慧化五个方面建立一套科学的、符合国家及行业标准规范的、符合企业自身管理特色的档案馆系统。

3.1.在制度管理层面：企业要将信息化操作与档案制度充分融合，要整理、制定、优化档案工作管理规范；

3.2.在数据管理层面：参照国家及行业相关规范，结合企业自身特点建立企业统一的数据标准；打通与其他应用系统的数据连接，实现数据自动采集、归档；

3.3.在业务管理层面：建立企业档案全生命周期管理；其内容主要包括：档案收集、档案整理、档案管理、档案利用、鉴定销毁、档案统计。

3.4.在档案利用层面：企业要满足档案利用便利性，实现档案移交普适性，建立人人有归档意识、人人参与档案管理、人人高效利用档案数据的机制。

3.5.在档案信息化建设层面：企业需要统一档案系统的技术标准，夯实集团信息化基础；档案系统不仅要满足海量数据存储支持，同时又要兼顾开放性的需求。

3.6.在档案智慧化建设层面：档案管理要实现自动采集、智能分类、内容识别、智能推荐、智能搜索等，实现精细化过程管理、精准化个性服务。

四、档案管理信息化建设内容有哪些？

4.1档案制度体系建设：

内容包括：档案工作规划设计、制度体系设计、已有制度规范完善、缺失的制度规范建设、各级制度规范统一、建立修订和完善机制、培训和宣贯。

4.2.基础设施建设：

内容包括：基础网络架构规划与设计、主要技术路线规划与设计、软硬件的配置设计、数据安全保障措施设计与制定、终端设备的购置。

4.3.功能需求的收集与整理：

内容包括：面向电子文件归档和电子档案管理、满足企业各分子公司业务需求、符合国家相关标准规范、实现集中存储和资源共享、支持智能技术应用

4.4.系统部署：

内容包括：支持平台化部署和现有网络环境、多全宗上下级管理、支持集中部署方式。

4.5.多系统集成：

内容包括：单点登录、统一身份认证、审批流程集成、待办消息集成、多系统数据在线归档集成。

4.6.档案库房建设：

内容包括：智能档案室应用平台建设、档案库房环境监控系统建设、档案存储设备建设、实体档案管理设备建设、档案库房安全防范设备建设、其他系统辅助设备建设、现有档案室改造装修、建设档案室消防安全设备建设、有条件的企业可进行虚拟展厅建设。

4.7.系统数据化建设：

内容包括：数据标准化建设、数据接口标准建设、数据安全体系建设。

五、如何实现纸质档案电子化

传统企业初次进行纸质档案电子化工作，建议聘请专业的服务团队，档案系统供应商一般都有此团队，只是需额外收费，收费标准一般按扫描页数、档案整理标准盒数收费，该服务团队拥有高速扫描仪用来扫描识别纸质文件，并将关键信息按照编目要求，整理成档，导入系统。工作步骤大致分为如下：

① 纸质档案扫描；

②OCR识别；

③ 编目及元数据录入；

④自动分类；

⑤档案上架

值得注意的是在纸质档案电子化的同时，企业要制定档案整理标准，进行规范化、制度化建设。

六、档案库房建设有哪些具体要求与标准？

6.1.档案库房设计需求（含档案临时存放室）

1）档案库房以东或南朝向为宜。档案库房应远离易燃、易爆场所，不能紧邻卫生间等潮湿、有污染源的部位。

2）档案库区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越库区。

3）为防止溢水流入库房，档案库室内比室外楼地面应高出20mm。当档案库房与其他用房同层布置且楼地面有高差时，应采用坡道连通。

4）档案库内严禁设置明火设施，库房的电源开关应设于库房外，并应设有防止漏电的安全保护设置，控制导线和供电导线应用铜芯导线。配电线路宜采用穿金属管暗敷方式。空调设施应单独设置配电线路，并采用穿金属管保护。库房内不应设置消防以外的给水点，给、排水管道不应穿越库区。上下水立管不应安装在与档案库相邻的内墙上。

5）每个档案库应设两个独立的出入口，且不宜采用串通或套间布置方式。

6）档案库门应为保温门；窗应为双层窗，开启扇应有密闭措施；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口应设金属网，并应有密闭的可开启保温门。每间档案库的窗洞面积与外墙面积比不应大于1:10，档案库不得采用跨层或跨间的通长窗。

7）档案库房门窗既要便于通风，又要便于密闭，门应具备防火防盗功能，密封性能好，且宜采用金属防盗门，库房门与地面的缝隙不应大于5mm；窗应为双层窗，开启窗应有密闭措施，设纱窗；当采用高窗时，墙的下部应增设通风口，通风口设金属网。档案库房不得采用跨层或跨间的通长窗。档案库房外门、外窗均应安装防盗网等安全防护措施。

8）档案库楼面承重，采用密集架时，不应小于12kN/m2。