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思维精进—第三章 让效率提升30%的工作安排法

好的想法是永远需要有高效的执行力来实现的,尤其在工作节奏飞快的如今,行动的力量是无穷的,要想从职场中脱颖而出,必须向所有人证明你可以比别人更高效地解决问题。

当今世界发展,无论是生活还是工作,都进入了一个快节奏的状态,尤其是对互联网行业而言,争分夺秒非常重要。

PayPal在成立之初凭借其绝佳的创意获得了众多的用户,然而正当他们为此沾沾自喜的时候,却意外地发现了一个强大的竞争对手——dotBank。dotBank的服务不仅效仿了PayPal的基本支付功能——用户可以输入收款人的电子邮件,然后使用信用卡进行转账——而且还抄袭了PayPal推荐用户获得奖励的做法。

原本账单功能以及团体支付工具都在PayPal的计划之中,只是因为先设计了其他功能而耽搁了,dotBank的出现让他们不得不争分夺秒地赶进度,这项工作大概用了不到一周的时间,而这不到一周的高效工作让PayPal在之后的竞争中保持了优势。

卡尔·华尔德曾经是美国近代诗人、小说家和钢琴家爱尔斯金的老师。一天,卡尔·华尔德授课的时候,忽然问爱尔斯金每天要练习多长时间的钢琴?

爱尔斯金回答:“每天三四个小时。”

卡尔·华尔德又问:“你每次练习,时间都很长吗?是不是有个把钟头的时间?”

爱尔斯金又给了肯定的回答。

而华尔德却说:“不要这样!等你长大以后,每天不会有长时间的空闲的。你可以养成习惯,一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学以前,或在午饭以后,或在工作的休息时间,五分钟、五分钟地去练习。把小的练习时间分散在一天里面,如此弹钢琴就成了你日常生活中的一部分了。”

当爱尔斯金在哥伦比亚大学教书的时候,上课、看卷子、开会等事情把爱尔斯金白天晚上的时间占满了。差不多有两个年头爱尔斯金一直不曾动笔,因为爱尔斯金总是找不到时间。后来他才想起了卡尔·华尔德的话。只要有五分钟左右的空闲时间,爱尔斯金就坐下来写一百字或短短的几行。

仅仅过了一周,爱尔斯金就写出了很多稿子。

同样的事情还发生在蒂姆·库克身上,尽管现在库克还没证明自己能够让苹果在“后乔布斯时代”仍然可以一骑绝尘,但从他的作息时间上可以看出,他在努力证明自己是“世界上最具价值的CEO”。

库克每天早上3点45分起床,4点半开始整理发送公司邮件,5点就已经在健身房锻炼身体了,每天第一个到达办公室,不仅起得早,他同样工作到很晚。

职场精英人士近年流行一种番茄工作法的时间管理方法,这是弗朗西斯科·西里洛在1992年创立的一种相对于GTD更微观的时间管理方法。

它把时间分成小段。在25分钟中,关闭外界所有可能的干扰,这段时间中你只去做一件事。完成一个“番茄钟”,休息5分钟,然后重新开始。重复两次这样的过程。

之后,你再工作一个25分钟,然后有一个15分钟(或者更长时间)的休息。这种方法可以将你待办清单上那些难搞的、模糊不清的任务分解为一连串容易处理的、以25分钟为一个时间单位的事项序列。

1.制定番茄钟

在每天工作的开始,将当天要处理的事情一项项列在白纸上,再预估一下完成每项任务需要的番茄钟,作为今日待办清单。

今日待办清单

这样就可以暂时将大脑清空,暗示大脑只想着清单上的这几个事项。

2.进入番茄钟

从今日待办清单中选出一件最重要的事情,准备开始“吃第一个番茄”。此时可以打开计时器,不去考虑清单上的其他事情,把所有的精力都放在第一个番茄上。

这种类似“高考倒计时200天”的工作方式可以让我们的大脑进入一种紧张且兴奋的状态当中,不由自主地在倒计时中做到更加专注地投入。

在此过程中,我们必须严格按照番茄钟的时间来进行,一项工作如果提前完成,就继续检查有无遗漏和更改,直到番茄钟响铃。

3.休息一下

当定时器走到25分钟时就会响铃,证明你已经“吃掉了一个番茄”,此时应立即在今日待办表格中画一个“×”做记录,然后进入5分钟的休息时间。

今日待办清单

需要注意的是,休息期间一定要将工作暂时放下,不要再想上一个番茄钟或下一个番茄钟的工作内容,也不要打重要电话或者写重要邮件,让大脑充分吸收过去25分钟的脑力震荡。

番茄工作法可以大幅度提高做事情的专注程度,不用再去焦虑某件事情的难度和耗费时长,因为注意力都集中在了当下的25分钟里。

“番茄”虽然好吃,但也要注意量的控制。毕竟人的精力是有限的,应当合理评估自己对于番茄工作法的接受量,避免过多的番茄带来的工作压力,如果是新手的话,可以从8个番茄钟开始训练。

时间是现代竞争中不可避免的,把握时间的人,一定是与高效同行的。能掌控好时间的人,永远能跑在时间的前面。

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