组织规模大、业务复杂，会议频率自然会增加。部门间资讯与专业的交流、行动的协调、部门内决策的制定以及行动的追踪都得靠会议。除了嫌会议太多之外，很多人也会抱怨会议太冗长，而“明明半小时可以结束的会议，开了三个钟头”这种话，似乎在每个组织里都听得到。
会议时间太长或议而不决，主要原因之一是与会人员在“听”与“说”方面能力不足，造成短话长说，或在沟通过程中出现意思传达不完整甚至误解。
例如听者不专心听，未听出重点，因而在回应或提出意见时，与讨论主流未能衔接；或因为没有听清楚，不得不再三提问、澄清别人发言的内容。在表达意见时，有些人无法针对当前议题即时整理出逻辑一致、主轴分明的想法，有些人则因为自己没有想清楚，因此无法系统化地说出自己的意见。
有些人的发言习惯是：轮到自己发言时，一定得长篇大论，展现完整的启承转合，结果使听者不易掌握其发言的重点；有些人则发言过于精简，让别人难以猜测到他真正的意思，造成听者的各自解读；还有一些人因为个性或过去经验的影响，发言内容高度婉转甚至隐晦，大家必须用心猜测，才知道他真正的用意。
如果大部分人在会议中都有类似的倾向，会议时间当然会变得冗长。如果主持者无法在听到不明确的发言以后，即时澄清或摘要发言的内容，或在各方意见相左时，指出他们在推理或前提假设上究竟有哪些异同，或在有初步共识时就快速做出小结，则讨论就可能“绕着圈子”在打转。
交流资讯与意见的效率，以及决策能否明快、执行能否落实，都与会议的品质有关，而主持人以及所有参与会议者在“听”、“说”、“摘要”、“整合”、“结论”等方面的能力则是更根本的原因。
如果会议主持人因为年纪或地位的影响，在聆听与口头表达上出现退化的现象，则上述问题会更严重，甚至无法以理性的方式来掌控会议的进行。当主持者不得不运用地位或权威来主导会议时，大家就会懒得讲，也不想费神聆听。
如果企业中，这种现象十分普遍，则借“集思广益”以强化决策水准的理想势必落空。企业竞争力也不必奢望了。
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