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职场有效沟通5:你真的会汇报工作吗(形式篇)

(前话:说实话,这个形式篇本来是不准备写的,因为这个内容已经进入深水区了,会有些枯燥和单调,最后还是决定写一下,不能虎头蛇尾,我写得尽量简洁一些。)

好的形式,就是成功的一半,漂亮的人总是一直开挂,所以汇报的内容要有高颜值。

内容看起来是否顺眼合理,需要符合六个要素:

  • 分类:信息分块;标题;分级;关联信息聚拢(格式塔原理)

  • 一致性:排版一致性;内容一致性(同级别内容)

  • 图文结合:图片丰富信息,文字精确描述

  • 三个类别:汇报的主题凑齐三个,更容易记忆。

  • 六次重复:重要信息重复6遍就被记住了,3遍是不够的。

  • 锚定信息:预设一些锚定信息,让别人能够对比和判断。

秩序就是美丽,整齐就是震撼

一、分类

分类的要素包括:

1)分块:将信息划分为小的、可管理的单元。用户不用思考就知道表达了什么。

2)标题:提炼关键信息,帮助用户快速找到需要的内容。

3)分级:使用分级的方法将复杂内容层层分解。

4)聚拢:关联信息聚拢(格式塔原理),让信息更易理解。

其中最重要的就是要对内容进行分块和聚类,即类似的信息要放在一起,让别人一眼就看出它们是有关联的。例如下面的“云托管”中,功能简介、价格等信息放在一起,不会让人与下面的弹性计算云混淆。 

同样,下面是淘宝的某个页面,也是将不同的信息块汇聚在一起: 


这个聚类原理在PPT等汇报中特别重要,很多同事都是将一堆信息一股脑地放在一起,看起来内容很多,其实需要别人去开脑筋去分类,阅读、理解起来就很吃力。

二、一致性

一致性的要素包括:

  • 相似要求:使用相似的词、标题、格式、结构和顺序来组织、传递信息。

  • 两个类别:1)排版一致性;2)内容一致性(同级别内容与标题)

不一致的信息会引起用户的混乱。

例如你在第一页PPT中使用KOL,在第二页中使用“网红”,在第三页中使用“意见领袖”,在第四页中使用“流量主”,可能你想表达的是同一个意思,但是别人就看不懂了,认为你在说四个不同的角色,满头的问号。 

三、图文结合

据分析,70%的人是视觉思维,对图像的理解速度远快于文字(6000倍),所以配一张合适的图能够有效增强你的说服力。 

图片信息要与文字信息匹配起来,例如一个介绍羽绒服的内容,配的是炎炎夏日的图片,那就是找喷了。 

Facebook的研究显示:带有图片的帖子相比纯文本帖子拥有高出120%的用户参与率,而组图帖子的用户参与率更是相比前者高出了180%。但需要注意的是,在同一帖子中上传组图相比分别上传单独图片会拥有更好的效果。

即人们更喜欢带有合适组图的内容

四、三个类别

使用3个理由、3个条件、3个来源、3个方面…….,更容易让对方接受你的信息。

据说,罗永浩对数字3非常敏感。

对比一下下边的两个内容,看看几条内容更和谐: 

是否觉得只有两条信息的这个内容有点短缺?

 还记得各种娱乐组合吗?3个人的组合,是合作最长久、最稳定的团体。三个火枪手、三剑客、三只松鼠,哈哈。 

五、六次重复

今年过节不收礼,收礼只收脑白金”,还记得这个广告每一轮的播放次数吗?

6次!

信息传递的最佳频率:曝光6次(5~7次)。

  • 在这个频次范围:人们就觉得这个信息是最熟悉的。

  • 低于这个频次:不容易记住。

  • 高于这个频次:人们开始想看到新鲜事物了。

重要的事情说3遍?

不够,你要再说3遍。

 六、锚定信息

人们的认知过程都有先为主的特点,将某个“熟悉的标准”作为判断的基础。这个标准可能是以前的经验,也可能是被动植入的信息。

在传递信息时,可以人为的设置一些“锚定信息”,让这些信息成为对方判断的基础。

1、借用大家熟悉的内容做比较:

  • “与iPhone一样,达尔西手机也采用了xxx技术”(与苹果有相同的技术,看来不错。)

  • “最具创新的10大技术公司中,奥蓝科技排名在Uber之前”(居然在Uber之前,看来挺有创新能力。)

  • “在GPU处理性能上,麒麟芯片比高通同类芯片高14%”(看来技术性能挺高的。)

2、设置一个基准信息:

  • “本商品每人限购10瓶”(就是锚定信息,人们倾向于购买10附近的数量,而不是0附近的数量。)

  • “大蒜10元一斤”(人们还价的基础是10元,会说“8元一斤怎么样”,不会说“2元一斤怎么样”。)

  • “老板,其他公司平均月薪都2W了”(老板可能会在2W附近与你讨论工资,不会在8千附近讨论。)

 总结一下

今天介绍了汇报的最后一部分,也是最容易出彩的部分,即要坚持“形式主义”:

  1. 分类:将信息合理分块后,将关联的信息聚拢在一起。

  2. 一致性:排版和内容保持前后一致。

  3. 图文结合:图片辅助文字,提升视觉冲击力和说服力。

  4. 三个类别:将主题列为3个,符合记忆习惯。

  5. 六次重复:重要信息重复6遍才能够被记住,3遍不够。

  6. 锚定信息:预设一些人们熟悉的信息,方便别人判断。

至此,完成了汇报工作的三个核心内容:标题、内容、形式。

因为担心内容枯燥,所以挑了重点内容做了探讨,后面可以对某些细节内容做一些专题,例如画面感、移情效应、故事力量等。

(关注镭师兄,华为20年,我们一起来聊聊)

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