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职场有效沟通6:你真的会界定工作吗?

案例:

我在北京的某次展会搭建时遇到一个很恼火的事情:网线不够用了。

看起来这是一个极小的事情,不够就去买呗。但是处理起来却是一个麻烦事,因为这个涉及到该谁来干。

按照原来的计划,我们作为甲方,确定好展台的网络布局,需要多少网口和电口,然后承包商按照规划去实施即可。

但是实际情况下,在设计展台时的业务布局与最终展出时的业务布局是有很大调整的,导致原来3个屏幕的地方可能需要规划出5个屏幕的网口和电口,这些新增出来的网口和电口,承包商不愿意做,因为在合同中这部分,没有写清楚。如果是一两个就算了,一下子增加了几十个,而且是分布在600多平方米的不同位置,在地板和网络已经铺好的情况,重来的工作量太大,进度上也来不及。

也就是说,这些新增的业务规划是突然出现的,但是又必须要实现,而承包商又不愿意承担。经常出现类似下面的扯皮:

“你们购买网线,没有做冗余吗?”

“我是按照你们的规划来的,按照规划是足够的。你们改来改去,这新增的部分我们不管。”

双方一下子卡在这里了。承包商的借口是网线不够了,按照原来的规划是700米网线,现在已经都用完了。

最后我和他重新订了双方的工作范围:

1、新增的网口,我用多口小交换机的来弥补,他安排工人装这些小交换机;新增的电口用插座的方式来弥补。这样就不需要重新从地下布置网线。

2、新增的业务规划,需要设备的部分,我来提供,辅料和工人他来安排。

结果双方一起努力,这次展台的搭建圆满完成。

每个人在完成任务时,都会界定好自己的工作范围,只要在这个范围内的,都是自己的事情,肯定要完成的,范围外的事情那就不管了。这样在任务之间就会出现大片的空白区域,无人问津。

每个人的任务之外,有大量的无人区

在职场上是否能走得快,主要凭借你完成任务的质量,是否能走得远,则需要看你在无人区中承担了多少工作量

有人会问:我做好自己的事情就行了,为什么还要多此一举,多做一些其他的事情呢?不是没事找事吗?

不错,完成自己份内的事情,是对得起你的薪水,但是除非你希望一辈子都不涨薪、不升职、不进步,否则你就可能就要“多此一举”,多干些份外的事情,让主管和领导认识到你的价值。

(多说一句,一个多年没有丝毫进步的人,是很容易被替代掉的,那时面临的问题不是涨薪升职的问题了,而是能否保留得住你当前工作的问题了。)

要想走得远,就得多探险

那么如何才能更进一步呢?

1、重新拟定界限:从自己的工作边界向外多走一步,做一些他人不愿意做的事情。

你走出这一步,就会发现,其实工作量没有那么大,但是给人的感觉确实你已经主动承担起公司的压力。就像一个一直宅在家中的人突然出现在门外一样,让人感官一新。

所有的创新都发生在边界之外的不远处,因为这里无人踏足,你做出的任何成绩都是全新的成就。

而且是在自己的任务范围之外拓展,与原来的任务有千丝万缕的联系,拓展的难度也不大。例如你原来是做软件开发的,那么现在尝试做一些架构设计、软件测试、研发手册开发等;你原来是在柜台卖化妆品的,那么可以尝试化妆品的宣传、健康管理等。

向前走一小步,就会有完全不一样的视角和收获。

向前走一小步,你就是探索者和拓荒者

2、主动与其他同事交流无人区的事情,探讨解决方案

无人区的很多事情最终都要被解决掉的,与其等大家都拖不下去了,不如及早联合解决掉。这个时候你主动讨论这些任务,就会掌握更多的主动权,最后大家评价时也会以你为主。

在前面的那个案例中,因为进度和展示要求的双重压力,逼着我不得不牵头推动起来,最后我和承包商坐在花坛边上,一条一条的核对,将工作细分到每个螺丝钉,双方的工作范围、多余的费用如何承担等,这样的正式交流在3天内进行了4次,遇到问题解决问题,快速推进。

主动推进

3、做笔记,整理出规范,作为以后工作的基准

每次展台的搭建都会遇到很多意想不到的问题,这些问题其实是有共性的,每次展会之后,我都会整理一下这次展会有哪些不足,哪些可以做好预防策略?最后形成了一个34类任务列表和风险防控规范,从第一次任务的70多个风险,到第5次任务的10多个风险,有效提升了效率和进度,让一个不确定性极大的任务变为一个人人可以复制的体力活。

做好总结和思考,形成一个可以长期执行的标准动作流程,这是职业生涯的一次飞跃,对个人、对团队、对公司都是一个多赢的成果。

每个公司都标榜以人为本,人才是核心资产,但是固化下来的经验和规范流程才是经久不衰的基础,铁打的流程、流水的人。

形成流程规范,固化经验

 总结一下

如果每个人都只是完成自己的份内的事情,那么也就将自己圈定在一个狭小的职业范围内了。所以要想进一步发展,就必须向外走一步,突破到责任之外的无人区:

1、重新拟定工作界限:扩大自己的工作界限,在边缘之外做一些创新。

2、和同事一起交流和推进无人区的任务,合力解决问题。

3、总结规范,形成流程和标准动作,让经验和方法固化为可以复制的流程。

(请关注镭师兄,华为20年,我们来聊聊)

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