像大多数人那样,因为热诚地相信“眼不见,心会忘”,所以你迟疑着是否把收件和当前的项目放人抽屉或文件柜。你会认为,如果把桌子清理干净,把工作文件收起来,就会忘记去做,以至于在与上司或客户召开的会议上因忘了做某件事而感到窘迫。
“眼不见,心会忘”的担心在多个层面都是荒谬的,都不知道该从哪里开始揭穿真相。
1.如果放在桌面上有助于你完成,它就不会被你小心地放在桌子边上待了4个月,然后挪到桌边的书架上,最后送到背后的书柜里。
2.如果保持被看见对于处理它们非常关键,那么当它们被后来的厚达2英寸半的文件埋在底下时又怎样能帮助你?如果它被埋在纸堆里而你已看不见它了,那么按照你的理论你将会忘记(因为你已不能真正地看见它。而且,如果它被埋在纸堆里而你已不知道它在那里,哲学意义上它已经不存在了。此时,它对于你而言就跟其他白纸一样。
3.如果必须在桌面上看得见,那么你如何处理电子档的文件?你不能在桌面上看见它们,按照你的逻辑你注定会失去它们的踪影。
4.保持始终看见某些事,最后会导致你看不见它。我们的五官对相同重复的刺激会变得麻木。这就是为什么在铁路附近的人们睡觉时不会听到火车声;在有相应气味的房间待上几分钟后就不再闻到香水味(或咖啡味);你也停止真正地看到桌面上成堆的文件。不信我说的?试着把散布在桌上的即时贴收集起来,看看是不是有一两个电话号码是你需要跟进的,但你已不记得是什么事了。
当不再把这些东西留在桌上时,应该放到哪里呢?把它们放在一个按使用频率组织的简单灵活的存档系统即可。解决方案是按使用频率把信息分开整理(Seiri )。你可以通过创建三类文件来做到这点,分别是工作中、参考和存档文件。
这个系统的目的有两个:第一,用于消除你寻找信息的时间浪费;第二,允许你把精力投人到真正重要的事情中,例如解决客户的问题。
下期精益精读,将着重讲述如何建立灵活高效的精益存档系统,把你从混乱重复的信息堆里解救出来。
[美]Daniel Markovitz
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