如何通过改善活动解决困难问题

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很多人都知道改善，认为改善是一种持续改进的哲学和实践，为了实现长期理想，不断做出许多小的改变。通常，改善会以创造性的想法和建议出现，或者是简单的改善名人墙，或者是像两秒精益之类的工作。

以最简单的形式出现的改善是卓越业务的基本要素。然而，这不应该是我们建立持续改进文化的唯一途径。一个值得注意的实践是改善活动，它的形式和特点可以帮助人们和组织解决困难的问题。

解决困难问题

小而简单的改善方法对于降低入门的障碍非常有用，这是每个人都可以用最少的培训或管理的方法。与成本相比，无论是在实际改善方面，还是在员工改善工作的积极性方面，都能带来巨大的效益。在解决许多简单的问题上取得进展可以增强动力，给人一种控制感和能动性。

然而，关注小而简单的问题也有缺点。如果我们不小心的话，我们会教我们的大脑做一个成本效益分析，对比预期的时间投入，从而避免更困难的问题。它会让我们感觉这不是一个问题，直到我们解决了许多小的、容易的问题之后，面临了更大的，更复杂的问题。有时，它会导致人们去追求那些不重要的简单问题，分散人们对持续改进的注意力。

通过扩展我们的思想，挑战我们的技能，从失败中学习，我们会变得更好。当被用作解决复杂问题的工具时，改善活动可以突破字面意义上的障碍以及概念上的障碍，这将颠覆我们对改善可行性的理解。

借用见解和想法

在很大程度上，改善建议是个人的工作，简单的“修复BUG”问题可能有明显的解决方案，或者至少，他们可以通过试错来找到缺陷。从定义上讲，对于具有多个相互作用原因的复杂问题，情况并非如此。在解决难题时，我们可以借用伍德罗威尔逊总统的话：我不仅动用了全部的脑力，而且还动用了所能借用的一切。

改善活动是跨职能团队的工作，与他人互动有助于人们以新的方式看待问题。具有不同背景、观点和思维方式的团队成员可以帮助我们打破固有的模式。在处理复杂的问题时，特别重要的一点是要摆脱我们固有的方式。

减少认知负荷

鼓励人们在日常工作中考虑改善建议和两秒精益之类的改进，它们基本不需要特殊的时间或场合，这些想法可以由团队负责人审核或指导，但这往往是临时性的。换句话说，做简单的改善是对日常工作的干扰，它打断了我们的节奏，需要切换工作内容。

一方面，有灵感的想法可以让我们停下来并写下来，甚至尝试一下，让我们感觉很棒；另一方面，多年来，不断从日常工作中提取这些想法的期望可能会成为一种负担和干扰。

当同时处理多个任务或在它们之间切换时，我们的生产率和质量都会受到影响，任务占据我们的注意力和工作记忆等共享资源。当这种认知负荷过大时，我们的工作效率就会降低。当任务很复杂时，情况更是如此。

改善活动通常会让团队连续几天（通常是一周）专注于解决问题，这样可以最大限度地减少多任务的干扰，让人们在关注的复杂问题上取得更大的进展。

将问题结构可视化

这虽然不是改善活动独有的，但将问题可视化的实践对于解决复杂问题至关重要。简单的问题通常不需要这样做，但是大多时候，问题可视化是有帮助的。对快速而简单的偏见，可能会妨碍组织学习如何创建价值流图、绘制因果图、制作业务模型画布或可视化流程图。

无论采用何种可视化方法，团队成员都会在改善活动中花费时间，以达成对问题的共同理解。他们通过共同创造图画、利用数据、收集不同的视角和经验，并制定合理的计划来做到这一点。

当我们仅仅依靠先入为主的解决办法时，我们的努力可能会导致死胡同。当我们对问题有了一个直观的分解时，即使我们陷入困境，我们也可以重新审视和重构问题，以采取不同的方法。

实施间断性改善

坚持把每件事都马上做完是不现实的，也是没有帮助的。期望我们能在很长一段时间内把简单的改善叠加在一起，有机地解决复杂的问题，也是不现实的。不是每一个复杂的问题都能在一周的改善活动中得到解决。改善活动揭示新的问题或机会，留下未完成的工作，这并不罕见。通常，基于价值流转型的总计划，改善活动被规划为一系列的里程碑。

严格地说，几乎没有人能做到持续改进。最好的情况就是，我们的努力是持续的。但有时我们需要在一系列的活动中完成任务，然后是一段时间的缓慢而稳定的工作。在困难的工作中休息片刻可以让我们恢复精神能量。通常，在改善活动之间的时间和空间里，人们在脑海中重复思考问题时，他们会有新的见解。

强化良好的问题解决模式

改善活动和类似的快速改善研讨会之所以有效，很大一部分原因在于它们的形式。团队是跨职能和多样化的，研讨会重点突出且集中，这些问题具有挑战性和意义。这使我们能够集中精力思考一个问题，并更快地深入研究。

找到解决困难问题的办法，需要的不仅仅是让最优秀的人参与进来，还必须遵循有助于揭示前进道路的进程、结构和模式。其实改善活动就是一种方法，只要它能帮助人们成功地解决复杂的问题，形式并不重要。

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