作者｜郭豪
编辑｜岛岛
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来源：人和岛会员
在笔者看来，4S店管理财务最重要的四个部门分别为：财务部门管钱，行政部门管理固定资产、低值易耗品以及办公用品，销售部门管新车库存，配件部门管售后维修的配件。
在四个部门中配件部“默默无闻”，很多4S店也认为配件的管理很简单。但在笔者看来，配件也是资产管理的重要一环。无论是对哪种资产的管理，入口很重要，这也是后期管理的基础和保障。近期，有朋友向笔者咨询这方面的问题，今天我们就一起来探讨一下。
4S店对于配件的进货渠道通常有两种：厂家采购和外采。
厂家采购备件入库管理
目前4S店配件的采购和入库厂家都是通过售后的DMS配件板块进行管理的，因此能不能按照提报的订单全部到货这是配件管理的第一步。
配件到货后，要根据配送清单对包装箱数量以及完整度进行核对，如果出现问题要第一时间与配送人员现场取证，为后期出现需要理赔的事项打下基础。
第二步要逐个清点，重点查看配件的实际数量、规格、名称等与配货清单是否吻合，确认合格后要在入库验收记录上签字方能入库。如果不吻合，要在配货清单上标注清楚并拍照取证，及时向厂家反馈尽快更换。这里需要特别注意的是，有时候会出现总体数量一致，但分类别出现差异，因此核对时不仅要核对总数量，还要核对每种配件的数量，以防出现纰漏。
在清点数量的同时还要检查配件的质量，尤其是对包装配件要打开包装验证。一方面验证数量是否吻合，另一方面目测配件质量是否完好，特别是组合配件是否完整、是否出现破碎，如有出现需要及时反馈。
在配件部门做完入库清点后，4S店还要安排财务人员进行抽检，进一步确认配件订货、到货的符合性，这样才能最终确定，通过系统操作完成入库。配件入库后要统一登记，一物一档，统一编号，便于查询。
到这里配件入库并没有结束，入库时要注意先进先出的排列顺序。要把原来的库存配件前移，把新配件置后。同时要对配件进行合理分区、分架、分层管理，以便于电脑查询和出库，节省仓库的使用空间。
此外，要给入库的配件建立专门的配件专用卡，以便清楚的了解入库配件名称、型号、规格、级别、储备额以及实际储存量等。
对有质保期的配件，如橡胶件、塑料件等要标注到店日期，为后期的使用做好准备；对管线配件要检查关口是否封好；对汽车玻璃、减震器等配件要按规定树立放置，以免损坏；油品类物品要放置在制定的安全位置等。
外采备件入库管理
虽然所有品牌厂家都杜绝4S店外采配件，但有时也无法避免。一方面如有紧急情况厂家配件无法及时达到，需要通过外采件进行补充；另一方面，外采配件也是降低4S店成本的方法之一，特别是钣金的覆盖件等，在质量保证的情况下，可以适当采用外采配件。
对于外采件的入库管理，除了要在数量和质量以及入库过程中进行严格把关外，在入库时还需要库管专员、计划专员、配件经理三个岗位同时签字共同负责。如果一旦出现问题，配件经理要承担50%的损失，其它岗位各承担25%的损失，只有这样大家才会从保护自己的角度出发，更加认真负责。
外采的配件质量要有最低半年不计里程的质保期，出现问题采购人员要能够追溯索赔。如果索赔不成功，采购人员要承担80%责任，配件经理承担20%责任，通过这种方法提高采购人员的责任心。
外采配件的入库存放一般要与原厂件分开，一方面便于管理，另一方面防备厂家突击检查。对于外采配件的管控财务部门要承担直接责任，入库时要重点清点，报销时要根据配货清单与供应商核实配件价格，以免产生不必要的问题。
图片来自百度，仅为配图
除上述谈到的内容外，4S店在进行配件管理时还应该定期对配件进行盘点，以便及时了解库存配件的变化情况，避免配件的短缺、丢失或超储存积压。盘点时要查明实际库存数量与系统数字是否相符，检查配件收发是否有错，查明是否有超储件、损坏、变质等情况发生。
配件主管要根据易发生问题的频次每隔一段时间进行一次盘点；服务总监可以根据工作安排时常到配件库进行某个品种的随机检查；财务可以每半年进行一次全面盘点，每月抽取总数的五分之一进行盘点；店总可根据工作安排进行库存配件的抽查盘点，随机选择某种或某几种配件与系统进行对照，看看账物是否一致，这也能对配件库的工作起到督促作用。
对于盘点后出现盈亏、损耗、规格串混、丢失等情况要组织复查落实，分析产生的原因，并及时予以处理。
此外，要与维修车间密切配合，认真做好旧配件的回收管理工作。对于维修车间修车所换下的旧配件，应以旧换新，由配件部门应集中存放；车辆维修完工后，将旧配件进行清点，做好清洁、打好包并填写清单，如车牌、车型、旧零配件名称、数量等；如果车主要求带走的，便将旧配件放到客户车辆的尾箱里，如果车主不带走的可利用旧配件，则存入旧配件库，不能利用的则作为废品处理；对可利用旧配件要造册登记，进行统一分类管理。
值得注意的是，有些4S店对于外采辅料为了方便使用管控并不严格，想拿就拿、想拿多少拿多少，这就容易产生问题，最终导致损失。这些外采辅料也要出库，不再客户付费范围内的，可以走系统的内部领用，领取数量要经过售后经理以及技术经理确认方可领用。
对于多次使用的配件，要将核定数量作为核对的依据。例如，一罐134A（低温环保制冷剂）能给多少台车用，原浆防冻液一桶能勾兑多少升防冻液等。这样的配件在盘点库存时，用量要和相关岗位核对。
总而言之，配件采购入库虽然简单明了，却是一件不断重复周而复始的工作，需要认真、认真、再认真，只有这样才能在这个关口为公司把好关。
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