疫情下企业如何高效复工？看看新桂商的硬核讨论 | 新桂商战疫
疫情期间，企业如何进行复工管理？采用了哪些有利于在线高效协同的办法及工具？未来3个月，企业在优化人才梯队及组织建设方面，有怎样的发展措施？……围绕这些话题，2月11日晚，论道网在全社群组织了“疫情下企业如何高效复工”的线上主题互动，一个多的小时的硬核讨论，干货颇丰。论道网将其中的内容做了整理，希望能给复工中的企业带来一些思考和借鉴。⬅️ ⬆️ 社群内部讨论
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我们公司是做信息化和数字化服务的，主营是管理软件和RPA机器人。疫情期间，我们复工主要通过钉钉做远程办公，明确任务，然后分配到每一个人，每天工作用日志来汇报，以一周为单位检查成果。但目前也遇到一些困难：远程办公的效率问题；还有就是销售部门没法做客户拜访，只能通过网络与客户有限接触。我们主要是To B类产品，沟通需求有时要跨越好几个部门，客户也不可能那么配合时时在线等待。我们公司也是IT公司，主要以软件开发人员为主，本次疫情我们全员在家办公快2周了，使用华为软开云线上协同工具，每天每个员工的工作都一清二楚，采用QQ远程开会，不像钉钉经常堵塞。部门主管每天分配任务，跟进每个员工对任务的完成情况。我们公司的教育师培总部位于广西区人才大厦，实体校区有1200平方，位于江南普罗旺斯，目前是广西地区真正全日制专注于幼小衔接教育的培训学校，输出幼培教师与对接小学一年级的培训工作。我们现在的复工群体是核心班主任，初9上班，在个个班级群做班级管理工作，每天跟进14天疫情期间登记表，精确到每一个学生；开设微信群内班主任讲课，考虑学生年龄段低幼儿，时常控制在20分钟，与家长陪伴孩子一起每日一学，搭配课表进行。用动漫视频，让每一个学子都了解读懂病毒的由来、后果及防范措施等，每个家庭的夫妻双方和孩子同频率认知这个非常事件，是社会共情意识的课堂实践课要求。核心班主任在家坐班制，线上维护效率高，促进网红老师产生裂变。直播模式15分钟，让幼儿感知老师和她们每天都在一起的。同时采取朋友圈打卡学习、老生转介绍获客等方式维持运营。类似模式，直接复制到合作校区，效果可以。复工的目的是教学团队有共性粘度。观摩课堂线上交流促进每个班级班主任的积极性，看到不足，改正。家校共建，是为了与家长同在屋檐下，看到学校的努力做认真学，有共鸣！目前遇到的困难是：部分教师，在家里或者在老家网络卡顿，无法授课；线下课专长的老师，线上课拘谨慎言；线上线下两套人马的话，成本分摊是问题。疫情期间我们公司从大年初三实际上就已经开始工作了，面临工作任务重，人员密集，后勤保障条件差等很多问题，但最后基本也都克服了。最大的危机是JAVA团队遇到有一名前端程序员发烧，我们立刻把整个工作中接触密切的整个JAVA团队居家隔离了，并且密切观察，同时向上级如实上报。发烧的员工第一时间安排去医院做了全面检查，包括CT，最后证明没有问题。只是我们系统开发切换到PHP团队。体检结果出来的那一个晚上是最难熬的，没睡好觉，生怕这事会毁了那么多天的努力。不过其实冬季正常感冒发烧的南宁一年少说也有几十万例，但是确诊病人现在不过200多，发烧的人如果没有明显的湖北旅行史或者与其他确诊病例的接触史，99.9%都不是的，我们也不用太过惊慌。后来我不敢再把PHP团队聚集在一个房间办公，大家各自在家办公，通过一些软件远程协作。虽然会存在沟通效率、监督反馈等问题，但是也考验我们敏捷精益的管理模式。过去不注重工作任务流程，不注重书面提交需求，现在都要执行起来了，还有要把绩效管理向目标管理升级，这样其实员工在家什么时候工作我们是不用计较的，完成目标就好。我们采用的工具除了钉钉还有就是软件开发的各种云管理工具，包括禅道、teambiton、GitHub等，大部分中小企业都适合用钉钉。原先那些动辄十几二十万的OA系统，其实用一套钉钉绰绰有余。工具很多，关键还是在于如何建立一套远程办公的管理办法。对于可分解在线任务的业务来说，其实不受到太大的影响。难的是那些必须当面沟通的业务，我们自己转变倒是快，但是企业客户、政府客户的用户要能按照你的文档要求写好，会比较难，效率也很低。其实工具很多，类似的还有tower，tapd等等很多。但远程办公的核心是：每天员工打卡、远程会议、任务分配及监管跟踪，绩效管理。可以线上扩展客户。举个例子：我儿子的机器人线下培训班，现在都不能开展线下培训，他们就搞免费的线上课，让孩子学了之后把作品发到自己的朋友圈打卡，连续几天可以换课时，借助这个吸引新客户，激活老客户。疫情期间依然能借助学生在家的特点激活，并拉新。大家都在家，线上的微信和抖音等社交媒体会有更多的流量，抓住这个特点，做品牌推广，新用户扩展，比平时效率更高。工具方面，钉钉在邮件，会议，内部协作，表格，审批等等都可以贯彻到底使用到底。不要一会微信，一会又钉钉，一会用其它工具。方法论很多，工具软件很多，要时刻明白你自己团队的使用协同，合适就够用了。线上协同高效办公的核心不是工具论的问题，是人和团队协作的问题。一味的追求工具，人在哪里？都能用吗？工具都是人来用的，人的问题是思想认知同频和动手能力协作的问题。人才库跟不上，找不到认知同频的人，工具再好，你都是在自嗨模式……目前钉钉、微信、其他OA系统，没有绝对的好与坏。如果是偏重于内部管理和执行的，建议用钉钉，因为这个生态非常完善，使用体验非常可以；如果是偏重于和外部客户的联系，既是OA又是轻量CRM系统，建议用企业微信，能够把个人微信和企业微信打通，免除了钉钉需要客户也要安装的痛点。不建议再用那些定制化的系统，投入成本、维护成本、更新速度都根本满足不了时代的要求，一点意义都没有。先说一下协同办公的工具，一个是明道，一个是华为云。明道是基本上任何公司都通用的办公管理软件，用钉钉也可以。明道对事项的进程和资料的共享方面做得不错。钉钉一年多没用不知道现在怎么样了，我们用钉钉主要是用章申请和财务报销。华为云主要是软件开发等互联网企业的项目协同。一定要改变过去在办公室聊需求，一聊就是一个小时，海阔天空。现在要你用简洁、精炼、没有歧义的话语写下来。比如我们公司已经出现了这种情况，开发完了一看不是需求方想要的，但溯源后发现，确实是写需求的人写得有歧义，那责任就很明确了。过去没有动力做这样的革新，有的同志不适应，那疫情正好是一个催化剂，你不适应也要适应，要让企业内部沟通更简洁更有效。这其实也是一次涅槃重生的机会，活下来的企业会更强大。我们从昨天开始，全员使用飞书，还是比较方便的，而且里面集成了很多好的工具，对于我们知识密集型的企业还是非常有帮助的。钉钉不算特别好用 我们公司在用纷享逍客。我觉得这回会催生很多远程办公及教育的2.0、3.0、4.0版本来，以后可能会有线上虚拟办公室、虚拟校园，每天上班就像玩虚拟人生一样。我们在跟企业沟通过程中，大家对减少人工都是高度认同的，但是当我们实际导入RPA机器人员工的时候，发现企业内部的基础管理仍存在比较大的问题，导致机器人员工的工作空间特别有限。通过这次疫情，有不少企业老板应该已经意识到用技术代替人工的重要性，基于此，我们的经验是：RPA（编者注：机器人流程自动化）的导入开始倒逼企业重新思考如何设计岗位和工作流程，从而实现真正的数字化企业。在后续人才建设方面，我们会多采取兼职教师、共用教师的模式，与同行业抱团，教室轮转使用，分摊租金工资压力。教育业抱团取暖，去向工信委，人社厅，城区教育局申请补助。做好自救，联名两手准备。建议企业把易量化、独立性强、项目式等部分岗位调整为灵活用工的方式。“灵活用工”区别于全职用工，企业与人才属于合作关系，不属于雇佣关系，双方不建立正式的全职劳务关系，签署合作协议。灵活用工能有效应对企业基于用人需求的波峰波谷做出调节，灵活地按需用工，这种模式不需要付出非工作以外的额外费用，如五险一金，也不需要复杂的入离职流程，企业节省了成本。企业向人才支付合同费用，人才向企业开具发票。业务、合同、资金、发票，四流合规。我们正在做灵活用工计划，把部分研发岗位、新员工（试用期阶段）、末位预淘汰的人员，计划改为灵活用工方式。主要是灵活用工方式，能让企业和人才都受益。未来三个月，正常来说如果不是接到太多新的项目，肯定是以不扩大团队，尽量提高现有团队效率为前提。短期任务外包解决。另外这个阶段是一个比平时能更低成本搜罗到有用的人才的时机，我感觉应该通过外包，多了解其他人才的实际工作能力，如果真的有良才，有契机，也可以趁这个时机吸纳。当然一切的前提还是你有业务，有营收。如果已经要裁老员工了，就别惦记别人家的人才了。关于如何优化人才梯队，我想和大家分享一目前新业态经济下的灵活用工模式：
- 企业化小经营，把企业按照职能模块分成若干个小微公司，享受小微企业的相关社保、税收政策；
- 利用一些众包平台，把公司内部的交易转变为外部交易，也就是把员工和企业变成了经营关系，这样就不用考虑社保，这样可以享受国家对于个人工作室的税收减免政策的。
- 可以找人力资源服务公司做一些用工关系的梳理和组织重构，利用好相关的政策，包括项目制用工，承揽制用工等，有助于企业节省相应的用工成本和降低用工风险。
采用全日制用工模式，企业需要按照社保法承担相应的社保成本，这是法定义务。如何有效的通过组织重构，业务梳理，用工关系改变，让企业合规用工，这是一个用工上的趋势和出路。比如做软件开发的企业，开发工程师和企业之间就可以采用服务承揽模式或者在众包平台的接单模式。未来的人才共享也将是一个趋势，最近看新闻说，某生鲜配送公司复工后，大量岗位缺人，而餐饮企业因为暂时不能复工，大量人员待工，这个阶段采用灵活用工，双方都得到需求的解决。
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