有一天在
公司,我打开电脑里的邮箱,看见了一些同事c.c. 给我的邮件,当中有一个主题的邮件,前前后后发了过来好几遍。我打开了其中一个邮件,里面大概是几个同事在为一件
工作的内容在讨论,然后,大家可能有一些不同的意见,所以反反复复的在邮件里面争论而引发这些邮件潮。当我关了这邮件后,就发现邮箱里面又来了好几个新的邮件,而且也继续是这个主题的。
当时,我望去办公室的外面,看见在邮件里面的相关同事,就坐在我的外面,大家都是埋头在电脑屏幕之前,没有说话,然后,我继续看见新出现的邮件进来我的邮箱。
这样的电邮
沟通,现在是越来越普遍,现代科技的进步,带给我们很多方便,远在地球另一方的人都可以透过电邮以至于MSN之类的工具很方便的转达信息,大家每天挂在网上就能看见好多的同事朋友亲人,这当然带来很多方便也提升了沟通的效率,可是,同时也带来一个严重的影响,反而令深度的沟通慢慢的不见了。
后来,我把相关同事招进来,面对面的去说明彼此的看法和理由,中间当然有好多细节和讨价还价的过程(这里就不长谈了),终于我们一起达成共识,决定了怎么去处理这件事情,花的
时间可能只有15分钟。后面我再和这些同事聊,说为什么大家明明就在一起,反而要透过电邮去间接沟通,而不当面去商量?有人说,这是为了留下记录,方便以后万一出了问题时可以追查。而且,大家也习惯了这种沟通的方法。
我说:
是有效的完成任务重要?还是以防万一留记录重要?
是面对面交流可以互动有效率?还是一个一个邮件来回沟通有效率?
是图文并茂加身体语言更能清楚表达意见?还是单纯文字表达更清楚?
有些人说,开会很花时间,不如用现代科技沟通省时,笔者不反对很多时候不少会议是挺浪费时间的,可是,这其实是看你能否好好的控制开会的效率,和开会的本质是没关联的。只要:
- 目标明确
- 议程清楚
- 主持人及相关人士遵守流程
能够面对面的开会肯定比你的电邮和MSN更能帮助你去有效沟通,达成执行的结果。