| 论总结与工作报告的关系 □张 燕 总结与工作报告是秘书人员与基层管理人员常用的应用文种。但由于不少撰写人未能辨别清晰二者之间的关系，总结与工作报告混用的情况经常可见。要想减少这种状况的出现，提高这两个文种在现实工作中的使用效率，撰写人可从文种使用范畴与主体内容两个方面把握它们之间的差异。 一、文种的使用范畴不同 总结与工作报告虽都属于应用文，但总结为一般事务性应用文，工作报告则属于法定公文的一种，二者在使用范畴、行文规范与用语要求上有明显的差异。 在使用范围上总结要比工作报告宽泛。“总结是单位、部门或个人对前一段的实践活动进行回顾、检查、分析和研究，从中找出经验教训和规律性的认识，以指导今后实践而写成的应用文。”[1]其适用范围既可以是单位与部门，又可以是个人，而“工作报告是指向上级机关汇报本单位、本部门、本地区工作情况、做法、经验以及问题的报告。工作报告主要是在汇报例行工作或临时工作情况时使用，是报告中常见的一种”[2],属于公文报告的一种，只适用于机关、团体、企事业单位。在使用中主要存在把本属于个人的工作总结，冠以报告之名的误用现象。只要注意到了这两个文种的定义差异，就能避免此类情况的发生。 在行文规范与用语要求上总结要比工作报告宽松。在行文要求上：总结的标题可使用公文式标题，如“关于××××的总结”；也可使用一般文章标题，如：“改革发展中××××（单位名称）”；还可以使用具有新闻特色的双标题，如“课内打基础，课外练功夫——大学二年级学习总结”。而工作报告则一般采用完整的公文标题，即“××××（单位名称）关于××××××××（事项）工作的报告”。至于交际对象的表述，总结不必特别标明，而工作报告则一般需在正文前明确标注“主送机关”，甚至在必要时还要在文尾注明报送的其他上级机关。此外总结没有专属的文种结束语，而工作报告则常以“特此报告”、“专此报告”、“以上报告，请审阅”等用语作结。在用语要求上：总结作为一般应用文其语言简明扼要即可，而工作报告作为上行公文的一种，其用语除了简明扼要外，还需兼备所有公文用语严谨、庄重及上行公文谦恭的特点，尤其是要使用好特定文种专用语。 二、主体部分的内容构成侧重点不同 总结的主体部分一般由“成绩+不足+努力方向”三部分构成，工作报告则一般由“工作进展+存在问题+下一步工作安排”三部分构成。如不细究不同表述后面意义的差异，则很容易造成撰写内容的混淆。 首先，主体部分的第三板块即“努力方向”与“下一步工作安排”的内容最容易混淆。“努力方向”与“下一步工作安排”其时间都指向未来，且内容指向也是未做到或未做好的事情，但不同的是“努力方向”比“下一步工作安排”的内容要抽象，它只是表述了明确的范畴，而“下一步工作安排”表述的则是工作的要点，相对具体得多。因此从表述的条目数量来看“努力方向”1~3条即可，而“下一步工作安排”则一般3条以上。当下，常见的误用是将总结的第三块内容写成工作报告的第三块内容。 其次是主体部分的第一板块即“主要成绩”与“工作进展”的内容容易产生混淆。它们之间的误用情况较隐蔽，较容易被忽略。 “主要成绩”与“工作进展”其行文的时间都可指向过去，且内容也都可为已完成的工作，并都体现经验性。但它们之间却存在着多方面的细微差异。第一，时间与内容指向有差异。“主要成绩”与“工作进展”都可以是“过去的”和“已完成的”，但“工作进展”的时间与内容指向还可以是“现在的”和“正在做的”。第二，内容及内容展开的表述形式不同。工作报告第一板块的内容除了成绩之外，还包括工作过程。“主要成绩”展开的表述形式为概述（所取得的成绩）+说明（用相关事实证明），如“提高了管理效率”这是对一项成绩的概述，接下来就通过“机构精简了1个”、“管理人员减少了3名”、“多承担了三项日常工作”三个事实性材料进行说明。而“工作进展”展开的表述形式为简述（所做事项的名称及完成情况）+说明（用以连贯事实性材料说明过程），如“完成了学生毕业论文的指导工作”这是对一项工作的简述，接下来通过“9月8日印发论文参考选题”、“9月15号安排论文讲座”、“10月20日落实指导教师”、“10月21日～12月21日开展个别指导”、“12月21日～12月31日组织成绩评定”一连贯的事实性材料进行说明。第三，对事实性材料的使用情况不同。“主要成绩”板块的事实性材料经过了双重使用（如“提高了工作效率”例）：一是用来归纳成绩，看不到事实性材料的表述；二是用来证实成绩，可以看到事实性材料的表述，其数量可多可少。而“工作进展”板块使用的事实性材料则无需归纳，只需选择有代表性的事项用数个事实性材料加以说明。另外，二者所使用事实性材料之间的关系也是有差异的：“主要成绩”板块所使用的事实性材料之间存在的是一种内在相关的联系，而“工作进展”板块所使用的事实性材料之间存在的是一种外在相关的联系。第四，撰写者的写作倾向性有差异。“主要成绩”板块，撰写者对所列事项给予了明确的肯定评价，而“工作进展”板块，因为是上行文，撰写者不宜替领导对所列事项作出判断，所以其肯定性评价只能隐含在字里行间。由于上述原因的存在，因而这一板块的误用情况比较复杂。主要有以下两种情况：一是在一些基层机关、团体、企事业单位或个人的工作总结中，经常是“见事不见纲”，即只是罗列本单位或个人所做的事项，不能将同类事项归类，更不能将同类事项的共性概述出来，欠缺对事实性材料的归纳概述；二是在一些单位的工作报告中，“见纲不见事”，即只是非常大胆地列出一条条工作业绩，却不见工作展开的清晰过程，欠缺连贯性事实性材料的支撑，给人“大”而“空”的感觉。 最后是主体部分的第二板块即“不足”与“存在问题”的混淆。只要清楚了文种的内涵，这部分的差异相对而言容易辨清。“不足”与“存在问题”其时间都指向过去，且内容指向都是未做到或未做好的事情。基于总结的文种要求找出“规律性的认识”，“不足”板块的内容具有抽象性的特性，而基于工作报告的文种内涵是“汇报某一阶段的工作”， “存在问题”板块的内容具有针对性强的特性，相对而言其内容较具体。这一板块与第三板块内容密切相关，解决好了这一板块的问题，也会有助于第三板块问题的解决。 机关、团体、企事业单位的文秘人员，如能很好辨清总结与工作报告在写作要求上的细微差异，则有利于其应用文写作水平的提高，也有利于相关部门工作效率的提高。 注释： [1]杨文丰.高职应用写作 .北京：高等教育出版社，2006:16. [2]百度百科http://baike.baidu.com/view/ 649979.htm 2011.11.29. （作者：广东外语艺术职业学院中文系教授） 编辑：蔡宁涛 |
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