产品部的江文辗转得知，公司业务阿宏因为他在会议上的发言有些不快。为了日后合作没有芥蒂，所以他决定主动传讯息向阿宏道歉。「阿宏，听说你因为上次的会议有点不开心，虽然我不知道你为什么生气，如果你觉得被冒犯了，我还是先跟你说声对不起。」
没想到，阿宏看完他的讯息后反而更加恼火。到底阿宏的讯息说错了什么？正确的道歉又该怎么做？
常见的错误道歉有几种：
（一）含混不清或只认部分的错：例如「我为自己做过的任何事（或全部的事情）感到抱歉」或是在对方反应强烈时，因为被吓到而连忙说出「抱歉、抱歉」。这其实代表着他们可能根本不知道自己犯了什么错，或到底有没有犯错。
（二）质疑被冒犯者是否真的遭到伤害：另一种逃避过失责任的类型，是从一开始就质疑受害者是否真的遭到伤害。最常见的起手式通常是这类句子：「如果你被冒犯了……」，或是「如果你觉得受伤……」
在这些情境中，冒犯者其实是在表示：「不是每个人都会因为我的行为而受伤啦。既然你觉得受伤，那我就大方的道歉了。」这样的道歉，是将受害者转换成罪魁祸首，冒犯者反而才是宽宏大量的人。因此，这也是一种失败的道歉法。
（三）轻描淡写：「这其实没有什么好道歉的……」冒犯者可能会透过数据或者旧例试图来淡化事情造成的伤害，例如航班无法顺利起飞「受到台风影响而无法起飞的状况以前也发生过，这没什么，我们也都协助重新划位了。」
（四）「对不起，但是……」：有些人则是在冒犯别人后，因为害怕被讨厌于是急于解释自己为何犯错。然而马上说明理由，反而像是在狡辩，因此也较不容易获得对方的谅解。
在上述江文的例子中，就使用了两种错误的道歉，含混不清（「虽然我不知道你为什么生气……」）与质疑被冒犯者是否真的受到伤害（「如果你觉得被冒犯了，」）。
日本作家山田紫霓认为，「反省、道歉、补偿」这三项是道歉的必要条件。要写出一份好的道歉信，可以依照以下的步骤进行：
道歉：在职场上，经常会使用到「深感抱歉」这句话。道歉信的第一步，用向对方深深一鞠躬的心情，诚挚地跟对方道歉。
从对方角度来看：在这个阶段，要彻彻底底地站在对方的立场来看。尽可能去想像对方受到了哪些困扰、心境如何变化，并且具体地将其写出来。
积极认错：给对方带来不便、使对方有所损失，毫无疑问地，必须要积极承认自己的错误。
查明原因：冷静分析造成此事的原因。写成文章时，仅保留「由于自己本身的哪一种疏忽、能力不足而造成问题」的这种观点来书写，其余部分舍弃即可。不要把借口或自己的情况写得太过冗长，也不要把原因美化得合情合理。
表达未来要做的修正：为了不再重蹈覆辙，包含人、事一应的配套措施，要清楚、具体的说明如何改善。
表达该如何补偿：并写下如何弥补对方所受的损失，且不能「空画大饼」。必须是自己真正能够做到的补偿，最好不只是弥补眼前的状况而已，更能为未来长远合作铺路。
注意：道歉信中，绝对不要提到任何其他要求，连季节的问候也不需要。
由于是写道歉文，因此不能废话连篇，但是要注意不要让对方产生不愉快或是不开心的心情。如果能够让对方在阅读之后，留下正向、爽朗的心情，是再好不过的了。
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