这本书是由曾任职于雅虎、谷歌等多家跨国企业的作家萨拉·库珀所写。他整理出了一百条实用易学、高效精炼的开会技巧,以及其他策略性的技能,帮助读者在会议上充分展现自己的各种能力,完成会议突围,实现自己的职业梦想。
据统计,在美国的职场生涯中,几乎一半的时间都用在了会议上,别管是例会、小组会、临时会议或者1对1的传达会,全美每年能举办大约1100万场大小会议。我们国家在这一数据上,也不相伯仲。因此,会议是一个很好展现自己领导潜能、软技能和分析力等能力的机会。
001 用分数替换百分比。如果你的报告上有一条显示“大约25%的用户都购买了此类产品”时,你要迅速补充为,“也就是大约1/4”。这种替换的原因在于,1/4要比25%更直观,可以快速在与会者大脑中形成概念。毕竟,大多数人对会议的期待感本身就不高,你还用复杂的数字,无形中就给大家设置了理解障碍。尤其是销售和生产部门,涉及数据众多,一定要注意类似问题。
002 注意问题的起点。不少会议的目的都是讨论,但讨论本身是具有发散性的,很多时候人们在表达自己观点的同时,也会把问题引向深入,逐渐离问题的起点越来越远。当出现这种情况后,如果你能够提前记录问题的起点,当大家讨论的话题越走越远时,及时把话题引回起点,大家也会对你的敏锐,印象深刻。
003 用纸质笔记本。不管参加任何会议,哪怕是1对1的口头会议或传达会议,也要坚持带纸质笔记本。毕竟电子设备,有可能出现各种各样的软硬件问题,比如在会议进行中,电脑出现了类似电池没电或键盘鼠标失灵等故障。白纸黑字的记录方式,不仅更可靠,手写一遍印象也更深刻。
004 复述关键内容。开会最怕的是自说自话,尤其是在一些主题会议上。在开会中,一定要留心其他部门汇报的重要工作,尤其定位到那些能引发你思考的关键点。在你发言时,先重复那些关键内容,然后逐渐引入到你的发言材料中,这样的做法,不仅能帮参会者捋顺逻辑,而且还能给自己的发言内容增加了一些背景,让别人更好理解。
005 把这句话放在嘴边。不管讨论什么问题,都以是否有助拓展业务规模为考量。“这项工作有助于我们拓展业务规模吗?”就是这一句简单的话,我们要在会议上,把它挂在嘴边。当然在工作中,我们要把它作为我们的工作考量。因为这句话代表了我们的工作思路和视野,给别人展示了我们聚焦未来的工作意识。
006 方便的话,在会议室踱步。很多类似头脑风暴的会议,是允许大家相互讨论且随便出入的。与其坐着盯着会议材料不动,不如从座位上站起来,找块空地踱步。一方面视野的变化和窗外广告牌等信息的进入,能够激发出你的新想法;另一方面,这种积极思考状态,也能感染别人,留下好印象。
007 要求陈述人回放上一张PPT。在别人的汇报中,如果你对某个问题不甚了解,千万不要轻易放过,在合适的时机,要求对方回放上一张PPT,并陈述你的内容。这么做可能很唐突,也有悖于一些公司的一贯作风,但是这体现的是专注,也体现了你认真细致的态度。
008 即便开会,重要电话也要第一时间接听。很多人在开会时不敢接听电话,怕领导认为你分心。但有些会议确实比较长,对于那些紧急的工作,一定要优先处理。有可能,开会时讨论的问题,在电话中就被解决掉了。同时,接听重要电话,也体现了你“要事第一”的工作原则,让人更加信赖。
009 利用维恩图。维恩图是非常有效的讨论图,你一定要学会。它需要你画两个部分区域重复的圆圈。其中,重复区域是有效区域,它的一侧是你已经掌握的资料,另一侧是你不掌握的。利用这个图,你可以让各部门同事立刻展开讨论,不断扩大重复区域,帮助你补充完善维恩图。这样一来,你想研究的问题,很快就有了结果。
010 听不清、听不懂直接承认。在平级会议或和下属的会议中,有人询问你的意见,但如果你确实没有听到,或者没有注意到刚才讨论的内容,直接承认远比狡辩、乱说的效果要好。比如对于某个事件,你确实不清楚;某个数据,你确实不理解,就大方承认,并请求对方予以解释。这样会给别人留下真诚的印象。
总结一下,很少有人喜欢开会。因此,它可以说是你能够随意占领的宝地。把上述技巧充分运用到你日常接触的各种会议中,你会发现自己将摘掉“会议小透明”的标签,并让同事对你刮目相看。
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