讲师简介：华敏，制药行业从业29年，目前在南京某制药企业任职，历经几十余次GMP检查，对新版GMP质量管理有丰富的经验。
本次课程华老师从GMP条款的基本要求、日常工作中的焦点问题、GMP条款外的注意事项三个方面阐述了文件和记录的管理要求。本文还摘录了一些讲师与听课者的讨论，作为第四部分。
NO01
GMP条款的基本要求
1.1 GMP条款介绍
GMP条款在第八章，用14条的内容（150-163）的章节，叙述了文件管理的基本内容。文件管理作为质量保证系统的一部分，起着基础质量保证的作用。文件管理出错，将引发一系列的问题:比如记录管理不善导致数据完整性缺陷；文件收发不严格，导致现场出现旧版操作文件等等。
1.2 文件管理系统中的硬性要素
质量标准、工艺规程、处方、操作规程以及相关记录。每批产品应当有批记录、批检验记录、放行审核记录等与本批产品相关的记录。
1.3保存期限
质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应长期保存。批记录应当由质量部负责管理，至少保存至药品有效期后一年。
1.4 文件管理
1.4.1 应制定文件管理文件，规范文件与记录的起草、修订、审核、批准、分发、归档、撤销或替换、复制、保管、销毁的操作规范。
1.4.2 文件的起草、修订、审核与批准：应当由适当的人员签名并标注日期；与GMP规范相关的文件应经质量管理部审核与批准，审核的层级可以进行评估。
1.4.3 文件分发、撤销、复制、销毁应有记录
1.4.4 文件副本：原版文件复制时，需要受控和防错，不得产生任何差错；复制的文件应清晰可辨。
1.4.5 文件回收与下发：已生效的文件应及时下发并收回旧版、撤销、替换的文件；操作现场使用的应为现行版文件。
1.4.6 文件归档存放：应受控管理，分门别类、条理分明，便于查阅。
1.5文件起草、修订的基本要求
1.5.1 文件必须包含：内容：标题、种类、目的、编号与版本号。使用的文字语言应确切、清晰、易懂、不能模凌两可。
1.5.2 文件内容与产品信息的一致性：与药品生产许可一致；与药品注册一致；其变更历史应与每批产品的生产信息一致。
1.5.3 文件的时效性：应在文件的文件中规范，文件的时效（复审期）。文件的内容应当与时俱进，根据法规的发布、生产操作的变更、精益管理的要求、合作生产单位的要求等。
1.6记录管理
1.6.1 与GMP规范相关的活动均应当有记录。
1.6.2 记录填写要求：填写及时、内容真实、字迹可辨、易读、不易擦除，填写空间充分。任何记录的更改都应当签注姓名和日期，必要时说明更改理由。更改时保留原有信息仍然清晰可辨；如需重新誊写，原有记录不得销毁，应作为附件保存。
1.6.3 电子记录：生产和检验应尽量采用自动打印记录、图谱和曲线图。但是需要操作人员签名和日期，标注产品名称、批号、操作设备信息。自动打印记录算电子记录应进行数据完整性验证。
1.7电子数据文件管理系统（仓储收发ERP、温湿度控制系统、文件管理ERP、检验设备的网络版）：其系统应经数据完整性验证；进入系统人员应经过授权；电子签名需要备案；更改和删除应当有记录（具备审计追踪功能）；应使用密码或其它形式控制系统登录；关键数据的输入应当有他人独立复核。电子数据应用磁带、纸质副本、缩微胶卷等方式进行备份。一般应异地备份。
NO02
日常工作中的焦点问题
2.1文件的模板应为批准的设计模式：格式、字体、字号、必须涵盖的内容框架、页眉页脚、文件（或记录）编号要求、LOGO、原件和副本章的样式、记录和文件需标注生效日期。
2.2文件起草、修订审核级别要求：应根据质量管理体系的组织构架，设立件审核层级以及每个层级承担的风险和职责。
2.3文件的受控
2.3.1 原件和副本章的受控管理:章的管控和模板备案，关键印章使用需要有记录，印章可以授权使用。
2.3.2发放、回收、销毁：文件、记录下发、回收、销毁的记录由专门的QA负责。下发的文件副本应进行副本编码；记录页码需进行按序编号；空白批记录盖骑缝章；原版文件保存在受控的橱柜或文件室；记录和文件的销毁需要经过审核批准，并进行记录。
2.3.3 容易忽略的文件与记录管理：比如合格供应商名录、设备维护保养计划与记录、计量校验台账、各类图纸。
2.4电子设备打印记录：电子打印设备的数据完整性验证；杜绝使用热敏纸；打印条需要标注批号、设备编号等信息并签骑缝名字（操作人、复核人）。
2.5记录填写：做你所写、写你所做，严格遵守数据完整性要求，对不符合规范的填写按偏差执行。规范填写标准，字迹不得潦草，按登记备案的签名签署姓名；空白处的规范写法是NA,不得留空或者写横杠。不得用任何方式覆盖、涂改原记录。任何作废记录应由QA确认作废并作为附件保存。记录用笔不能使用可擦水笔，为避免与复印件相同，最好用蓝色防水签字笔。
2.6现场文件保管：一般应由部门按文件层级专人负责保管，统一存放在班组或操作间规定位置。存放方式应妥当：避免被污染或污染生产物料；如班组多处操作间用同一份文件，应要求分发多份副本，并做好分发记录。
2.7 QA文件保管：定期备份电子文件，异地存放；设置文件时效预警并下发更新通知；文件的下发、撤销、回收应及时（在下发新文件时即收回旧的文件，回收的文件应与下发时的份数一致）；设置文件目录电子表，便于查阅；管控文件的电子表格应设置密码及防止他人擅自修改的锁定功能；记录的下发应有记录。
NO03
GMP条款外的注意事项
3.1建议和特殊药品相关的物料收发及销毁记录、批生产记录等进行永久性保存，不能做到永久性保存的，建议进行扫描后留存电子记录。特药相关的操作需要安保现场监督并签字确认。
3.2工艺规程等信息量比较大的文件建议采用分级管理，分为主文件和相关的子文件。分模块设计并有附属的编号，部分子文件可以进行单独的升版。这样可以降低因修订带来的更大风险。3.3记录的设计：应考虑到记录的适用性，生效前进行模拟填写；避免填写后仍然保留大量的空白处；填写表格空格应留有充分的填写余地；记录的设计应当简明扼要，避免复杂与繁复；关键控制点需要设计复核和QA确认的签注处。
3.3记录的发放建议：避免一次性大量发放，导致记录升级后，旧版记录回收不当，造成现场仍然使用旧版记录的可能。发放时应综合考量到实际月度使用数量进行控制发放。
3.4记录页码编号建议：应考量到不同车间或部门使用同一记录，或不同年份使用同一记录的无法区别性，对页码编号的车间和年份予以设计。
3.5暂时不用的文件，可以盖上受控章。需要进行统一的管理。
NO04
讨论
4.1目前审计的重点更着重于记录。
4.2 记录需要在封面上标明总册数和总页数（印刷好的需要确认，因为装订可能出错）
4.3 Excel表格的电子台账，审计前打印下来，管理者每一页签字。不算电子台账。
4.4 如何保证电子版的文件和纸质版的一致，最好是用软件。4.5 数据备份不可以使用u盘。
4.6清场记录，最少需要两份，正本和副本，分别放在本批和下批生产记录中。
文章来源：知药学社
联系客服
