表里表外：表里合规，表外效率

记录表格

记录表格的作用，是引导操作人员或记录人员去遵从SOP的要求，并记录重要内容。

记录事实上是流程的“地图”。每份记录表格完成设计之后，都要用实际工作去模拟一下，确认是否可行。如果有十种可能的应用场景，那么十种场景都要模拟一下。涉及不同部门的，应当请不同部门的实际操作人员试着填一下。这是记录的“验证”过程，目的是确保适用性、合规性和工作效率的平衡。

OOS表格的设计比较有挑战性。批次生产每次都能得到同样的产品，但是每个OOS都不太一样，甚至完全不同。每一个OOS调查，都可以看成一个项目。OOS调查SOP，可以看成OOS项目管理的流程。在管理性的流程中，表格不能太繁琐细致，也不能太宽泛。具体达到什么样的程度，根据公司文化、质量目标、历史惯例而不同。

这里对于OOS表格的讨论，是我在咨询服务的过程中，获得的经验。供大家参考。

这篇文章的表格，主要针对书面记录进行设计。

表格：OOS台账

＊用10字以内或左右，描述原因。如仪器故障、取样原因等等。

表格设计说明

这个台账，应当体现出“帐“的特性，显示OOS的进出和库存，以及OOS与其它调查和CAPA的关联。其它内容不要写，没有必要。

关键时间点是：发放编号的时候（OOS发生时）；调查报告批准的时候；CAPA完成的时候。OOS管理人员至少每周查一次帐，快到期的调查要催促，已经完结的要销账和归档。

不少公司OOS台账的问题，是没有体现出“帐”的特性。或者是关键的日期没有写，或者是要求记录“影响评估”、“原因分析”、“整改措施”这些很复杂的内容。复杂内容是很难塞进这么小的格子里的，只能缩写。一方面，缩写需要很高的语言水平和GMP水平，填表人感到困难，可能会造成填写不准确、甚至倒填日期等等数据完整性风险。另一方面，缩写可能让阅读者十分困惑，在检查中造成麻烦的情况并不少见。这就把这份台账变成了负担，而不是有利于工作的工具。

表格：调查性检测的申请和批准表格

类型1：不涉及重新配制样品溶液和重新取样的QC调查性检测，由QC主管或其授权人批批准。

类型2：生产原因的调查性检测，由QA批准。

类型3：重新配制样品溶液或者重新取样的调查性检测，由QC主管或其授权人以及QA批准。

备注：如果审核人/批准人无法立即到现场签名，例如周末、出差或其它情况，可以在电话沟通并获得同意后，执行调查性检测。上面签名处写签字时的日期，并备注已经事先沟通并口头批准。

表格设计说明

调查过程就像破案一样，通常有几个怀疑的方向，然后逐一获取证据进行排除或者验证。下一步进行什么调查性检测，往往要观察和分析上一个调查性检测的结果后，才能确定。

我已经不止一次，遇到检查员要求看调查的方案“protocol”，并且要求调查性检测是经过审核和批准的。

在OOS发生的时候，预期到整个调查过程会进行什么样的调查性检测，是不现实的。所以，我们只能做到对即将进行的调查性检测进行审核和批准。有这个流程以后，检查员再没有问过调查性检测的合规性问题。

但是，多次审核和批准过程会降低调查的效率。尤其是用纸质记录流转、QA和QC又不在同一个楼层的，签一个字可能要耗费一天时间。设计流程的时候要考虑这一点，因此有上面备注。

规模比较小的公司，可以不用这个批准过程。跟检查员说，QA就在隔壁房间，吼一声就能过来；同时报告里面需要有这么一句话，“经QA批准，执行下面调查性检测”。

表格：生产调查

表格设计说明

根据FDA指南和MHRA指南，第II阶段初期，应当有一个生产调查，然后才能进行进一步的实验室调查性检测（包括复测）。上一篇文章的指南回顾，也提到，FDA指南期望的这个生产调查，只是一个尽职调查，查看生产有没有“明显差错”。这是防止“testing into compliance”的一个步骤。上一篇文章参见：
偏差和OOS找不到原因，拖了很长时间都无法关闭，怎么办?

只有这个尽职性的生产调查完成后，QC才能进行各种调查性检测，包括复测。所以，填写这张表要求有效率。

在上面这个表格中，设备、厂房、物料、取样这些内容，往往拿到表就可以打勾。因为OOS报告上来的时候，批次生产往往已经过去几天甚至几周，如果有问题，早就报上来了。所以生产人员看看批记录的备注，查查偏差清单，给现场组长打个电话，这个表就可以填好了。

收集上表的这些信息，通常只需要1-2小时。不过生产人员也不是每天等在那里做调查的，所以这张表的返回时间，应当在1-2天内。

有人会问：生产调查那么简单吗？如果后面发现是生产问题，这个调查却说没有发现明显异常，那不是打脸吗？

填好这张表，并不意味着生产调查关闭了。QC调查性检测有任何发现，仍然可以要求生产配合调查。

除了规定生产调查的检查表外，另一个可以提高效率的办法，是允许在第一阶段调查过程中，如果有必要，提前进行生产调查。也就是说，第一阶段实验室调查和生产调查同时进行。我的一些客户，质量和生产的关系比较好，就是这样操作的，确实能省时间。

其他表格

OOS调查流程，通常还有下面表格：

第一阶段调查表格。
这张表的主要作用，是规定第一阶段的调查范围，列举查找“明显QC差错”的尽职调查的项目。

设计比较人性的表格，是如果第一阶段如果没有发现问题的话，每个检查项目都同时选“是”，或者同时选“否”。

例如，“样品外观是否发现异常？”和“溶液名称和批号是否正确？”这两个问题，就不是很好。因为如果调查没有发现问题，第一个问题要选“否”，第二个问题要选“是”。调查人员稍微不注意，就会勾错选项。

更好的问法是：“样品外观是否发现异常？”和“溶液名称和批号是否发现错误？”。如果没有问题，那么都选“否”。

我的经验是，调查的质量，与调查人员的态度有直接关系。但是，表格设计越复杂、越详细，并不会导致调查人员的工作态度越认真，只会导致填写错误的概率上升。这不仅构成数据完整性缺陷，还会让人质疑调查的质量。

所以，这张表格，可以简单一点，人性化一点，不要太复杂。事实上80%的OOS都要走到第二阶段。

第二阶段调查表格。
这张表最大的作用，是证明每个步骤都经过审核和批准，以及给审核人和批准人签字的地方。需要进入第二阶段调查的，往往都不是那么简单，每次调查的途径和方法也不一定相同。最好另外编写一份详细的报告，否则那张表格根本讲不清楚整个故事。

调查报告的审核清单。
这个可以参见我过去的文章：

数据完整性之后，该干什么？

OOS批次处置决定书的格式。
OOS批次在OOS调查结束前是不能放行的。理论上，可能受到OOS影响的其它批次，在OOS调查结束前，也不能放行。例如，同一序列内的其它批次，应当暂停放行；再比如，调查已经初步确认试剂存在问题，那么用同一批试剂检测的其它批次，也应当暂停放行。

调查过程中，我们可能通过各种方法，排除了OOS对这些批次的影响。如果确实要放行这些批次，那么QP要出具一份报告，批准这些批次在OOS调查结束前的放行。可以在SOP中规定批次处置决定书的格式，以便节省QP的时间。

某些常见OOS的调查指南，或者检查清单。

不要认为每种OOS只会出现一次。ICH Q9风险评估有一个维度：风险的发生频率。如果每次风险出现都能够立即消除它，怎么会有发生频率这一说？有些风险，由于当前技术水平限制，无法根除；有些风险，是与流程特点共生的。ICH Q9给我们指出了道路：降低发生频率（O），或者提高检出率（D）；严重度（S）通常是无法降低的。

建立常见OOS的检查清单，可以提高调查效率和调查质量。积累足够多的数据后，有可能在风险控制方面提出改进方向。