在工作中常常需要对销售数据进行汇总,并且把汇总的数据专门取出来,用什么方法好呢?分类汇总的方式虽然有点“古老”,但还是非常好用的。也许你会说,“这年头谁还用分类汇总?”不过在进行分类汇总的时候自动分组显示还是很受“大数据”的办公人士喜欢的。小型数据用透视表也可以做分类汇总,不管怎么说都是各有所长。
步骤1:依次单击“数据→分类汇总”,在弹出的对话框中选择按照“星期”对“销量”求和的分类统计,如图1-60所示。
步骤2:单击“确定”按钮后的效果如图1-61所示,但是此时并未按星期进行销量统计,同一个星期都是分开的。
所以一定要记住,在进行分类汇总之前需要对分类字段进行排序。
步骤3:选中数据区域,依次单击“数据→排序”,选择按星期进行排序,结果如图1-62所示。
步骤4:再执行分类汇总操作,就可以看到数据汇总行自动填充了求和公式,Excel居然自动用到了专业的SUBTOTAL函数,如图1-63所示。
单击图1-63中的减号,可自动收缩明细,只展示汇总数据,如图1-64所示。
本例重点来了,如果想把汇总数据单独复制出来,按常规复制、粘贴的操作是无法实现的,也就是说照样会把明细也粘贴出来,那怎么办呢?这个时候就要用到F5键的定位功能了。
步骤5:选中数据区域,按F5键,在“定位条件”对话框中选择“可见单元格”,如图1-65所示。
步骤6:定位到可见单元格,即汇总数据区域,如图1-66所示。
步骤7:先按Ctrl+C组合键进行复制,再按Ctrl+V组合键粘贴,如图1-67所示。
总结: 分类汇总是一个老牌的数据一维汇总工具,在某些时候统计比透视表来得直观,尤其是分组的功能会让表格显得非常高大上,用好了也能提高工作效率。
提示: 该技巧适用于Excel 2007版本及以上。
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