Excel如何快速提取财务收支记录

财务的收支数据，尤其是银行数据导出来的时候，收支数据是放在一列的，对于收支数据的分开或获取需要财务人员熟练掌握Excel的相关应用技巧，这也是财务职场人士的必会技能。本例表格素材如图3-189所示。

图3-189

对于本案例第一反应是使用IF函数，因为这里的数据不是收入就是支出。如果判断第一列是支出，就把金额取到支出列，如果第一列是收入，就把金额取到收入列;所以解决这个问题绝对不难。

操作

步骤1：在目标单元格D3中录入公式=IF(B3=D2,C3,0)，注意公式写完不能马上拖曳，考虑到要进行向下和向右的拖曳引用，所以要加上必要的美元符号，实现相对混合引用，如图3-190所示。但实际工作中可能出现如图3-191所示的情况，公式执行后居然没有显示结果。

图3-190

图3-191

步骤2：这个时候需要排错，这也是Excel工作的更深境界。怎么知道错在哪里呢?推荐Excel的“公式→公式求值”功能，利用该功能可以一步一步地检查公式计算的错误，如图3-192所示。

图3-192

果然发现了问题，怎么公式的支出与等号离得那么远?仔细观察后发现有空格，如图3-193所示。

图3-193

步骤3：利用替换功能，将空格替换成空即可。先复制一个空格，然后按Ctrl+H组合键打开“查找和替换”对话框，进行替换操作后，之前的公式输入效果显现。

步骤4：最后就是有关支出和收入的统计，可以利用SUMIF函数和SUBTOTAL函数进行“双验证”，保证计算结果的正确性。如果两个函数计算出来的数值是一样的，就说明统计正确，如图3-194和图3-195所示。

图3-194

图3-195

总结： 很多时候只会函数录入是不够的，排错也是工作当中一个非常重要的技能，包括相关数据的多重验证机制，有时候也有必要存在。这是职场人士经验积累的结果，推荐职场新人在工作开始就要具备这样的意识。