经销商账目管理做好了，生意肯定差不了！

 

核算账目，对于绝大多数经销商来说，是个很头疼的问题。每次核算，都或多或少会出现一些问题。

 

前段时间，走访市场就遇到这样的问题，财务核算某KA超市多扣了钱，但是因为账目不清楚，拖拖拉拉几个月，翻账就开始扯皮，最后变成烂账。

 

传统小店也有这种情况，陈列奖励和割箱奖励，业务员给了，但是没留下凭证，小店不承认，还要补一次费用。

 

总之，经销商因为账目不清楚影响了很多问题，甚至丢失客户。作为一个销售人员卖货拿钱，向市场投入费用、政策，每天都在跟钱和账目发生关系，只有费用清楚，账目清楚，销售业绩才能顺畅。

 

如何才能做好账目管理？我认为核心是三个方面：业务端、财务端、客户端，经销商可以围绕这三个方面做好账目管理优化，针对运作过程出现的问题做出相应的解决方案。

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业务端：制度不规范，漏洞太多

 

业务员和小店交易频繁，平时账目处理不规范，没有定时对账，导致问题一直没有发现，等时间长了，双方核算账目时，账目不清晰，客户不结账，应收账款收不回，最后变成烂账。

 

其次，账目制度不规范，业务员找到制度漏洞，钻公司空子。宏业恒大就发生过这种情况，有个业务员私刻公章，让超市直接把款打到他的个人账户，因为超市是有账期的，二三十万也看不出来，直到他离职后，财务人员去办交接，才发现实际账款跟公司账目不符，但这个事情业务员已经做了一年多。

 

还有一种情况，离职人员交接不清楚或没交接就走。老员工辞职就直接走，没有和接手的业务员交接清楚。新业务到终端拜访客户，之前答应的政策没有协议，不知道如何处理。当然，也不排除有个别终端老板，利用换业务员或者换经销商的机会多要费用。

 

宏业恒大接手盘锦市场时，由于没交接好，很多客户就借此要费用，为了维护市场，又不得不给。

 

解决方案：

业务员是直接和终端接触的，遇到突发情况，肯定来不及汇报，所以公司要让财务团队培训业务员财务基本知识，财务管理制度，让业务员知道遇到问题如何按照财务制度执行。

 

先说对账和账期问题，经销商要建立标准的应收账款制度，账期店必须经过公司批示，回款必须每月考核两次，明确考核责任人。

1）临时欠款经过公司批示的，出现坏账的，本部门总经理负责20%，直接业务负责80%；

2）账期店到对账期超7天未对，罚款10元/店/天；账期店到回款期超7天未回，罚款10元/店/天；

3）临时欠款按照天收利息，7天内欠款收回，业务员只承担银行利息，超7天收滞纳金10元/天/单；

4）业务员和司机占用公司货款每天加收利息10%，出现问题账期店对账员负责罚款、出纳负责罚款临时欠款。

 

标准化制度建立好之后，一定要严格执行，业务员要避免出现这些问题。俗话说好记性不如烂笔头，要求业务员每人一个账目，记录客户特殊问题账目，清楚记录每家店的政策和协议，遇到问题就知道怎么解决。

 

针对业务人员离职产生的遗留问题，经销商要建立业务员离职、入职交接账款、市场遗留问题制度。强化业务员入职离职相关流程，核实离职员工是否还有临时欠款、账期欠条等遗留问题，离职60天后发放工资。如果在60天里，出现遗留问题，就从离职员工工资中扣除。

 

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财务端：财务没有介入客户管理

 

很多时候业务员和终端谈政策和促销，标准都订好了，但是拟定的合同没写清楚，也没有经过财务审核，最后导致和终端出现矛盾。比如约定的是进六箱货才有费用，但是终端老板不讲信用，进货量不够就要费用，合同又没写清楚，自然矛盾就出来了。

 

关于账期店的账目问题，像KA卖场、超市大店一般都是有账期的，账目不及时查对就会出现问题。到了规定时间账单没有发出去，只能等到下一个月，账款也会延期，这直接影响经销商的资金使用，继而带来利润的损失。

 

比如大店私扣差价或不正当的陈列费，多扣了几万块，但是因为时间太久，数据查不清楚，又不能丢失客户，经销商只有自己承受损失。

 

还有一个比较普遍的情况，业务员跟超市对账财务没有参与，客户账目都是业务员说的算，等财务介入的时候，已经出现很多大漏洞。

 

解决方案：

 

现代渠道也好，传统渠道也好，合同条款一定要清晰，不要有一些模棱两可的问题，合同签订。尤其跟费用有关，要求标准、费用数额、时间期限都要清晰列出来，小店和业务员都要签字，财务人员要进行审核。

 

其次，对账期店财务一定要做好账目跟踪，一月一清。相关对账日期、发票寄送日期，要明确在制度。

 

业务员所有费用，款项方面，都要有财务人员参与，兑现费用、对账不能单方面以业务员账目为准。KA大店对账，业务人员参与度50%，财务人员参与度50%；小店对账业务人员参与度70%，财务人员参与度30%。

 

只要是对账，一定要让财务部门跟进，财务人员要审核费用核销、使用、利润数据，帮老板做参考和审查。

 

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客户端：没凭证，合同模棱两可不清晰

 

很多业务员在兑现终端费用或者政策时，没有养成留下凭证的习惯。这就会引发一些问题，明明费用已经兑现，但是客户不承认，业务员有没有凭证，就很难处理。

 

去年我走访门店，就遇了到这种情况，店主说有一个月奖励没拿到，业务员说已经给了，没有凭证，最后还是补了奖励。

 

或者业务员谈费用标准没有签协议，到了结算期，业务员说标准没达到，客户又说标准达到了。比如返利，公司政策是小店销售100箱，一箱额外奖励3元，奖励300块，规定好日期兑现，但是没有做好协议，小店老板进80箱就要钱。

 

当然，也存在客户要求兑现政策返利时，业务人员拖拖拉拉不及时兑现，甚至钱让业务人员拿走了。

 

无论哪种情况，很多程度上会影响客情。因为你没有凭证，终端没拿到费用和奖励，肯定不舒服。最后因为这个争论起来，对客情的伤害是致命的，终端老板可能就不要你的产品，转而卖竞品。

 

解决方案：

 

业务员在跟终端约定政策，一定要签订合同，保证合同条款清晰。特别是CL店所有激励政策都要有协议，协议里条款要求有标准，有过程指标、有兑现金额、有兑现时间，客户签字，防止好事变坏事。本来给客户费用是好事，但是由于协议变成坏事，就得不偿失。

 

强调一点，千万不要把协议只当结果，而是要把它变成过程，协议的目的是让客户冲刺，多进货，因此一定要及时追踪，客户每月完成情况，业务员要及时督促，争取让客户拿到奖励。

 

因为客户可能签了100箱任务，却只完成80箱，奖励拿不到，心理不平衡，变成了坏事，所以业务员一定要跟进，提醒终端客户。

 

其次，所有费用兑现和返利，钱都不能给业务人员，让客户写个授权书，授权书盖上客户的印章，钱直接打进客户的账户，定期兑现，不让业务经手钱。

 

费用兑现之后，要让客户打出证明，单据保留一年以上，这样出现账目问题，有据可循，就不会出现纠纷。

 

写到最后：

 

生意越做越大，意味着终端出现的财务问题也会越来越多，老板不能抱着漏水再补的想法。对日常经营管理中遇到的问题 ，要记录下来，吸取教训，形成制度，这样才能减少问题出现。

 

尤其是账目财务管理，对经销商而言，是整个公司的重中之重，其贯穿于经销生意的全过程，一旦出现问题，经销商的生存状况会受到严重威胁。因此，经销商要在日常管理中，不断总结经验，从问题中建立账目管理制度，不重复犯错。

 

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